Инструкция по ведению архива в суде
Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по ведению архива в суде (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Содержание деятельности администратора суда в организации ведения архивного делопроизводства в районных судах Российской Федерации
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Посредством ведения архивного дела в районных судах Российской Федерации осуществляется формирование архивных фондов, позволяющих обеспечивать право граждан на доступ к правосудию посредством использования информации, которая находится в составе материалов судебных дел, переданных на архивное хранение. При этом некоторая часть архивных фондов данных судов относится к составу Архивного фонда Российской Федерации, находясь на временном хранении в архивохранилищах данных судов. После 15-летнего срока хранения в специализированные архивы из районных судов должны быть переданы: наряды с оригиналами судебных актов (в том числе вышестоящих судов), изъятые из всех рассматриваемых в суде дел временного срока хранения. Передаются в данные архивы и судебные дела постоянного срока хранения: о праве собственности на землю (ст. 118 Перечня <9>), о защите интеллектуальной собственности (ст. 140 Перечня), о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим (ст. 169 Перечня), а также управленческая документация (штатные расписания, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и т.д.). Вопросы архивного дела в районных судах состоят в комплектовании фонда, организации учета, оформления и хранения единиц архивного хранения, обеспечения их использования и необходимой ротации - уничтожения документов временного срока хранения и обеспечения передачи части фонда на постоянное хранение в соответствующие архивы. Только их перечисление доказывает специальный характер требуемых для ведения данной работы служебных компетенций. Согласно Положению об аппарате федерального суда общей юрисдикции, организация и ведение архивного делопроизводства в районном суде относится к компетенции общего отдела <10>, а значит, как правило, находится в зоне ответственности начальника общего отдела районного суда.
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Посредством ведения архивного дела в районных судах Российской Федерации осуществляется формирование архивных фондов, позволяющих обеспечивать право граждан на доступ к правосудию посредством использования информации, которая находится в составе материалов судебных дел, переданных на архивное хранение. При этом некоторая часть архивных фондов данных судов относится к составу Архивного фонда Российской Федерации, находясь на временном хранении в архивохранилищах данных судов. После 15-летнего срока хранения в специализированные архивы из районных судов должны быть переданы: наряды с оригиналами судебных актов (в том числе вышестоящих судов), изъятые из всех рассматриваемых в суде дел временного срока хранения. Передаются в данные архивы и судебные дела постоянного срока хранения: о праве собственности на землю (ст. 118 Перечня <9>), о защите интеллектуальной собственности (ст. 140 Перечня), о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим (ст. 169 Перечня), а также управленческая документация (штатные расписания, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и т.д.). Вопросы архивного дела в районных судах состоят в комплектовании фонда, организации учета, оформления и хранения единиц архивного хранения, обеспечения их использования и необходимой ротации - уничтожения документов временного срока хранения и обеспечения передачи части фонда на постоянное хранение в соответствующие архивы. Только их перечисление доказывает специальный характер требуемых для ведения данной работы служебных компетенций. Согласно Положению об аппарате федерального суда общей юрисдикции, организация и ведение архивного делопроизводства в районном суде относится к компетенции общего отдела <10>, а значит, как правило, находится в зоне ответственности начальника общего отдела районного суда.
Статья: Особенности организации архивного дела в судах России и Беларуси
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Правила работы государственных архивов в Белоруссии определяют их основные полномочия по отношению к источникам комплектования, состоящие в согласовании проектов: сводных номенклатур дел судов (по мере необходимости, но не реже чем один раз в пять лет, для районных (городских) судов - с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета), положений об архивах судов и об экспертных комиссиях судов. На каждый суд - источник комплектования в государственном архиве заводится карточка учета работы государственного архива с организацией <10>, а также наблюдательное дело. В наблюдательное дело включаются: положение об архиве, положение об экспертной комиссии, инструкция по ведению делопроизводства, утверждаемая председателем Верховного суда Республики Беларусь, контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, документы о проведении проверок и другое. Задачи, установленные в Правилах работы архивов государственных органов Республики Беларусь, создают основу для развития локального нормативного правового регулирования в судах. Таких задач пять: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов в государственный архив в установленных законодательством Республики Беларусь случаях; осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Правила работы государственных архивов в Белоруссии определяют их основные полномочия по отношению к источникам комплектования, состоящие в согласовании проектов: сводных номенклатур дел судов (по мере необходимости, но не реже чем один раз в пять лет, для районных (городских) судов - с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета), положений об архивах судов и об экспертных комиссиях судов. На каждый суд - источник комплектования в государственном архиве заводится карточка учета работы государственного архива с организацией <10>, а также наблюдательное дело. В наблюдательное дело включаются: положение об архиве, положение об экспертной комиссии, инструкция по ведению делопроизводства, утверждаемая председателем Верховного суда Республики Беларусь, контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, документы о проведении проверок и другое. Задачи, установленные в Правилах работы архивов государственных органов Республики Беларусь, создают основу для развития локального нормативного правового регулирования в судах. Таких задач пять: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов в государственный архив в установленных законодательством Республики Беларусь случаях; осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела.
Нормативные акты
"Обзор судебной практики по рассмотрению Дисциплинарной коллегией Верховного Суда Российской Федерации административных дел о привлечении судей к дисциплинарной ответственности в 2016 году"
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 28.06.2017)При ведении 32 делопроизводств по делам об административных правонарушениях установлены факты оформления судебных дел в архив судебного участка в нарушение Инструкции.
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 28.06.2017)При ведении 32 делопроизводств по делам об административных правонарушениях установлены факты оформления судебных дел в архив судебного участка в нарушение Инструкции.
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"По решению председателя арбитражного суда в суде могут действовать одновременно как системы автоматизации судопроизводства и делопроизводства, так и журнальные и карточные формы учета по делам и документам. При этом все предусмотренные Инструкцией журналы, реестры, карты и формы должны в обязательном порядке вестись судом в электронном виде, а в случае необходимости могут дублироваться на бумажных носителях, в том числе путем изготовления (распечатывания) их из систем автоматизации.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"По решению председателя арбитражного суда в суде могут действовать одновременно как системы автоматизации судопроизводства и делопроизводства, так и журнальные и карточные формы учета по делам и документам. При этом все предусмотренные Инструкцией журналы, реестры, карты и формы должны в обязательном порядке вестись судом в электронном виде, а в случае необходимости могут дублироваться на бумажных носителях, в том числе путем изготовления (распечатывания) их из систем автоматизации.
Статья: Архивы судов в условиях цифровой трансформации
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2021, N 3)СХЭД суда как государственного органа, согласно п. 1.5 Требований 2020 г., должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных их СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению, а также до их передачи на государственное хранение. При этом основным требованием сегодняшнего дня является обеспечение интеграции СЭД и СХЭД, т.е. материалы судебных дел, нарядов, журналов, картотек должны быть доступны для организации их архивного хранения, при условии поддержания аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования. Пункт 2.3 Требований 2020 г. также предусматривает, что метаданные о документах должны сохраняться при их передаче из СЭД в СХЭД (т.е. при администрировании внутри суда), а затем - из СХЭД в государственный архив. При этом в СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной цифровой подписи (п. 2.9 Требований 2020 г.). Одним из обязательных условий является также поддержка СЭД суда осуществления экспертизы ценности документов <19>, т.е. отбор дел, документов в соответствии с их сроками хранения; формирование описей дел в структурных подразделениях, а также актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализацию копии текстового электронного документа в формате PDF/A и т.д. Однако в настоящее время суды общей юрисдикции не обязаны формировать судебные дела в электронном виде. На основании п. 1.8 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции <20> данная операция осуществляется при наличии технической возможности. В то же время рассматриваемая Инструкция, введенная в действие в 2019 г. и устанавливающая порядок ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции, в некоторой своей части ориентирована на СЭД и СХЭД. К новациям, исходя из принципа добровольности их применения в условиях необходимой технической оснащенности, относятся: формирование электронной описи дел, с учетом системы "фильтров" (п. 3.21), экспертиза электронных документов (п. 4.14), подготовка электронных дел к архивному хранению (п. 5.9 - 5.13), прием-передача электронных документов в архив суда (п. 7.5.1 - 7.6), автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (п. 8.4), передача электронных документов в государственный архив в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети (п. 13.5). Переход к обязательной цифровизации при формировании судебных дел (материалов) в судах общей юрисдикции в ходе судопроизводства станет фундаментальной основой для прогресса в архивном деле.
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2021, N 3)СХЭД суда как государственного органа, согласно п. 1.5 Требований 2020 г., должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных их СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению, а также до их передачи на государственное хранение. При этом основным требованием сегодняшнего дня является обеспечение интеграции СЭД и СХЭД, т.е. материалы судебных дел, нарядов, журналов, картотек должны быть доступны для организации их архивного хранения, при условии поддержания аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования. Пункт 2.3 Требований 2020 г. также предусматривает, что метаданные о документах должны сохраняться при их передаче из СЭД в СХЭД (т.е. при администрировании внутри суда), а затем - из СХЭД в государственный архив. При этом в СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной цифровой подписи (п. 2.9 Требований 2020 г.). Одним из обязательных условий является также поддержка СЭД суда осуществления экспертизы ценности документов <19>, т.е. отбор дел, документов в соответствии с их сроками хранения; формирование описей дел в структурных подразделениях, а также актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализацию копии текстового электронного документа в формате PDF/A и т.д. Однако в настоящее время суды общей юрисдикции не обязаны формировать судебные дела в электронном виде. На основании п. 1.8 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции <20> данная операция осуществляется при наличии технической возможности. В то же время рассматриваемая Инструкция, введенная в действие в 2019 г. и устанавливающая порядок ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции, в некоторой своей части ориентирована на СЭД и СХЭД. К новациям, исходя из принципа добровольности их применения в условиях необходимой технической оснащенности, относятся: формирование электронной описи дел, с учетом системы "фильтров" (п. 3.21), экспертиза электронных документов (п. 4.14), подготовка электронных дел к архивному хранению (п. 5.9 - 5.13), прием-передача электронных документов в архив суда (п. 7.5.1 - 7.6), автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (п. 8.4), передача электронных документов в государственный архив в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети (п. 13.5). Переход к обязательной цифровизации при формировании судебных дел (материалов) в судах общей юрисдикции в ходе судопроизводства станет фундаментальной основой для прогресса в архивном деле.
Статья: Юридическое и доктринальное обоснование запроса советского общества на создание единого судебного центра - Верховного Суда РСФСР
(Филонова О.И.)
("Администратор суда", 2023, N 2)13 ноября 1922 г. Пленум Верховного Трибунала ВЦИК принял Постановление "Об организационном и административном взаимоотношениях Верховного Суда РСФСР и НКЮ", в котором содержались положения о будущем соотношении Верховного Суда и НКЮ: 1) Верховный Суд является в организационном отношении самостоятельным органом и в общую организационную схему НКЮ не входит; 2) отношение НКЮ к Верховному Суду определяется исключительно соответствующими статьями Положения о судоустройстве РСФСР и процессуальным законодательством; 3) Верховный Суд в административном отношении подчинен непосредственно и исключительно Президиуму ВЦИК согласно ст. 55 и 56 Положения о судоустройстве РСФСР; 4) личный состав, хозяйственная и административная части, касающиеся Верховного Суда, подлежат исключительно ведению Верховного Суда <17>.
(Филонова О.И.)
("Администратор суда", 2023, N 2)13 ноября 1922 г. Пленум Верховного Трибунала ВЦИК принял Постановление "Об организационном и административном взаимоотношениях Верховного Суда РСФСР и НКЮ", в котором содержались положения о будущем соотношении Верховного Суда и НКЮ: 1) Верховный Суд является в организационном отношении самостоятельным органом и в общую организационную схему НКЮ не входит; 2) отношение НКЮ к Верховному Суду определяется исключительно соответствующими статьями Положения о судоустройстве РСФСР и процессуальным законодательством; 3) Верховный Суд в административном отношении подчинен непосредственно и исключительно Президиуму ВЦИК согласно ст. 55 и 56 Положения о судоустройстве РСФСР; 4) личный состав, хозяйственная и административная части, касающиеся Верховного Суда, подлежат исключительно ведению Верховного Суда <17>.
"Гражданско-правовое регулирование взаимоотношений в сфере охраны здоровья: проблемные вопросы и судебная практика: научно-практическое пособие"
(Старчиков М.Ю.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)Кроме того, на ведомственном уровне целесообразно разработать и ввести в действие инструкцию (положение), определяющую ведение как электронного медицинского архива, так и архива на бумажных носителях информации.
(Старчиков М.Ю.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)Кроме того, на ведомственном уровне целесообразно разработать и ввести в действие инструкцию (положение), определяющую ведение как электронного медицинского архива, так и архива на бумажных носителях информации.
Статья: Электронный архив суда
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)Типовые правила 2020 г. создают основу для дальнейших действий в рамках судебного администрирования. Кроме наращивания ресурсов программного и технического обеспечения, важнейшей задачей является совершенствование текста Инструкции N 56 на основе понимания исключительной взаимосвязи текущей организации судебного делопроизводства и формирования электронного архива суда. Пополнение электронного архива судов документированной информацией должно происходить посредством внутренних документных коммуникаций в рамках закрытого для широкого круга пользователей информации контура ГАС "Правосудие". При этом оперативное использование определенных сегментов электронных архивов судов должно быть доступно, при наличии необходимых прав на ознакомление, для уполномоченных субъектов в ходе процедуры обжалования судебных решений судьями соответствующих инстанций. Указанный порядок приводит к закономерным выводам о знаковой точке роста в организации судебной деятельности, которая будет достигнута с созданием электронных архивов в судах. С ее практическим достижением будет реализована идея централизованной, единой транспортно-коммуникационной среды, которая свяжет отечественные суды посредством общих правил обработки документированной информации. В связи с данными рассуждениями необходимо отметить конструктивное значение п. 5.10 Инструкции N 56, которым устанавливаются требования об осуществлении систематизации электронных документов и формирования их контейнеров для передачи в электронный архив суда непосредственно в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях судов общей юрисдикции, то есть до стадии их обработки в ходе ведения архивного делопроизводства.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)Типовые правила 2020 г. создают основу для дальнейших действий в рамках судебного администрирования. Кроме наращивания ресурсов программного и технического обеспечения, важнейшей задачей является совершенствование текста Инструкции N 56 на основе понимания исключительной взаимосвязи текущей организации судебного делопроизводства и формирования электронного архива суда. Пополнение электронного архива судов документированной информацией должно происходить посредством внутренних документных коммуникаций в рамках закрытого для широкого круга пользователей информации контура ГАС "Правосудие". При этом оперативное использование определенных сегментов электронных архивов судов должно быть доступно, при наличии необходимых прав на ознакомление, для уполномоченных субъектов в ходе процедуры обжалования судебных решений судьями соответствующих инстанций. Указанный порядок приводит к закономерным выводам о знаковой точке роста в организации судебной деятельности, которая будет достигнута с созданием электронных архивов в судах. С ее практическим достижением будет реализована идея централизованной, единой транспортно-коммуникационной среды, которая свяжет отечественные суды посредством общих правил обработки документированной информации. В связи с данными рассуждениями необходимо отметить конструктивное значение п. 5.10 Инструкции N 56, которым устанавливаются требования об осуществлении систематизации электронных документов и формирования их контейнеров для передачи в электронный архив суда непосредственно в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях судов общей юрисдикции, то есть до стадии их обработки в ходе ведения архивного делопроизводства.
Статья: Судебное делопроизводство: исторический опыт и современные тенденции
(Гришина Е.П.)
("Администратор суда", 2024, N 2)На современном этапе судебное делопроизводство представляет собой сложную, многоступенчатую и многоаспектную деятельность, в связи с чем работники суда, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства (секретари, помощники судьи, работники архива, работники экспедиции и отдела судебного делопроизводства), обязаны знать инструкции по делопроизводству (например, Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденную Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. N 36 <14>, или Инструкцию по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденную Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15 декабря 2004 г. N 161 <15>), правовые основы государственной службы, а также структуру судов, режим и порядок работы других юридических учреждений, взаимодействующих с судами по роду своей деятельности <16>, обладать необходимыми познаниями в области юриспруденции, а также, что в высшей степени значимо, владеть навыками работы с системой ГАС "Правосудие", АИС "Кодекс: Судопроизводство" и иными цифровыми платформами, отражающими стержневую тенденцию развития современного судебного делопроизводства - цифровизацию его технологий, основанную на использовании искусственного интеллекта в судебной деятельности.
(Гришина Е.П.)
("Администратор суда", 2024, N 2)На современном этапе судебное делопроизводство представляет собой сложную, многоступенчатую и многоаспектную деятельность, в связи с чем работники суда, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства (секретари, помощники судьи, работники архива, работники экспедиции и отдела судебного делопроизводства), обязаны знать инструкции по делопроизводству (например, Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденную Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. N 36 <14>, или Инструкцию по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденную Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15 декабря 2004 г. N 161 <15>), правовые основы государственной службы, а также структуру судов, режим и порядок работы других юридических учреждений, взаимодействующих с судами по роду своей деятельности <16>, обладать необходимыми познаниями в области юриспруденции, а также, что в высшей степени значимо, владеть навыками работы с системой ГАС "Правосудие", АИС "Кодекс: Судопроизводство" и иными цифровыми платформами, отражающими стержневую тенденцию развития современного судебного делопроизводства - цифровизацию его технологий, основанную на использовании искусственного интеллекта в судебной деятельности.
Статья: Административная ответственность за неуплату административного штрафа в установленный срок: к вопросу о наличии состава правонарушения при неуказании реквизитов для уплаты
(Орлов А.В.)
("Административное право и процесс", 2024, N 8)<15> Архив судебного участка N 315 Ступинского судебного района Московской области.
(Орлов А.В.)
("Административное право и процесс", 2024, N 8)<15> Архив судебного участка N 315 Ступинского судебного района Московской области.
Статья: Процесс формирования институтов судебной службы, проблемы реформирования
(Штефан Д.И.)
("Юрист", 2021, N 10)В настоящее время Пленумом Верховного Суда РФ предпринята новая попытка изменения статуса администратора суда <17>. Как отмечается в Пояснительной записке к законопроекту, сложилась практика двойственного правового положения администраторов судов, выражающаяся в подчинении председателю суда и контроле со стороны Судебного департамента и его территориальных органов. Широкий объем полномочий администратора суда ведет к дублированию выполняемых функций с работниками аппарата суда, например, в области статистической отчетности и работы архива.
(Штефан Д.И.)
("Юрист", 2021, N 10)В настоящее время Пленумом Верховного Суда РФ предпринята новая попытка изменения статуса администратора суда <17>. Как отмечается в Пояснительной записке к законопроекту, сложилась практика двойственного правового положения администраторов судов, выражающаяся в подчинении председателю суда и контроле со стороны Судебного департамента и его территориальных органов. Широкий объем полномочий администратора суда ведет к дублированию выполняемых функций с работниками аппарата суда, например, в области статистической отчетности и работы архива.
Статья: Правила хранения бухгалтерских документов ужесточили
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 10)Данная Стратегия предусматривает планомерное проведение работ по переводу в электронную форму помещенных в дела бумажных документов. К 31 декабря 2025 года планируется перевести 100% хранящихся в бумажном виде архивных документов в электронный вид.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 10)Данная Стратегия предусматривает планомерное проведение работ по переводу в электронную форму помещенных в дела бумажных документов. К 31 декабря 2025 года планируется перевести 100% хранящихся в бумажном виде архивных документов в электронный вид.