Инструкция по архиву от 2019 года
Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по архиву от 2019 года (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Ознакомление с материалами дела
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (Приложение N 28 к Инструкции от 19.03.2019 N 56). При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда (п. 11.6 Инструкции от 19.03.2019 N 56).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (Приложение N 28 к Инструкции от 19.03.2019 N 56). При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда (п. 11.6 Инструкции от 19.03.2019 N 56).
Готовое решение: Как оформить журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам
(КонсультантПлюс, 2025)Если же вы формируете журнал "накопительным" способом путем распечатки данных из вашей внутренней системы учета и подшивки распечатанных листов в журнал на бумажном носителе, полагаем, вам может быть удобнее предусмотреть оформление такого журнала ежегодно. Аналогично - если ведете журнал в электронной форме без дублирования на бумажном носителе. В таких ситуациях в начале каждого календарного года можно без каких-либо последствий начинать вести журнал на соответствующий календарный год. Это будет отвечать правилам подготовки документов для сдачи в архив, в том числе п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237, пп. "г" п. 49 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.
(КонсультантПлюс, 2025)Если же вы формируете журнал "накопительным" способом путем распечатки данных из вашей внутренней системы учета и подшивки распечатанных листов в журнал на бумажном носителе, полагаем, вам может быть удобнее предусмотреть оформление такого журнала ежегодно. Аналогично - если ведете журнал в электронной форме без дублирования на бумажном носителе. В таких ситуациях в начале каждого календарного года можно без каких-либо последствий начинать вести журнал на соответствующий календарный год. Это будет отвечать правилам подготовки документов для сдачи в архив, в том числе п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237, пп. "г" п. 49 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.
Нормативные акты
Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)<29> Приведенный в разделе перечень документов не является исчерпывающим. См. Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс, а также иные разделы данной Справочной информации.
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)<29> Приведенный в разделе перечень документов не является исчерпывающим. См. Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс, а также иные разделы данной Справочной информации.
<Письмо> ФНС России от 21.02.2023 N БВ-4-7/2101
<О направлении Обзора правовых позиций, отраженных в судебных актах Конституционного Суда Российской Федерации и Верховного Суда Российской Федерации, принятых в четвертом квартале 2022 года по вопросам налогообложения>Перечень принят по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве 27 октября 2021 г., полномочия которой установлены Положением о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном архиве, утвержденным приказом Росархива от 8 ноября 2019 г. N 173, зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 февраля 2020 г., регистрационный номер 57634.
<О направлении Обзора правовых позиций, отраженных в судебных актах Конституционного Суда Российской Федерации и Верховного Суда Российской Федерации, принятых в четвертом квартале 2022 года по вопросам налогообложения>Перечень принят по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве 27 октября 2021 г., полномочия которой установлены Положением о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном архиве, утвержденным приказом Росархива от 8 ноября 2019 г. N 173, зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 февраля 2020 г., регистрационный номер 57634.
Статья: Система управления документами в соответствии со стандартами ИСО
(Янковая В.Ф.)
("Жилищное право", 2022, N 5)<11> Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 (зарегистрирован в Минюсте России 27.12.2019, N 57023) // Официальный интернет-портал правовой информации. URL: www.pravo.gov.ru. 30.12.2019; Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 (зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018, N 51922) // Официальный интернет-портал правовой информации. URL: www.pravo.gov.ru. 20.08.2018.
(Янковая В.Ф.)
("Жилищное право", 2022, N 5)<11> Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 (зарегистрирован в Минюсте России 27.12.2019, N 57023) // Официальный интернет-портал правовой информации. URL: www.pravo.gov.ru. 30.12.2019; Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 (зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018, N 51922) // Официальный интернет-портал правовой информации. URL: www.pravo.gov.ru. 20.08.2018.
Готовое решение: Какой размер средней заработной платы установлен по России
(КонсультантПлюс, 2025)Зарплата не может быть ниже МРОТ (минимальной заработной платы в субъекте РФ), если за месяц работник полностью отработал норму рабочего времени и выполнил нормы труда (ч. 3 ст. 133, ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ).
(КонсультантПлюс, 2025)Зарплата не может быть ниже МРОТ (минимальной заработной платы в субъекте РФ), если за месяц работник полностью отработал норму рабочего времени и выполнил нормы труда (ч. 3 ст. 133, ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ).
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Как хранить счета-фактуры
(КонсультантПлюс, 2025)Срок начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем годом, в котором счет-фактура закончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Исходя из разъяснений Минфина России в отношении срока хранения аналогичных документов под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого вы в последний раз использовали счет-фактуру при расчете налога и для составления отчетности (Письмо от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
(КонсультантПлюс, 2025)Срок начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем годом, в котором счет-фактура закончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Исходя из разъяснений Минфина России в отношении срока хранения аналогичных документов под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого вы в последний раз использовали счет-фактуру при расчете налога и для составления отчетности (Письмо от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
"Комментарий к Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)278. Приказ Министерства финансов РФ от 22 февраля 2022 г. N 23н "Об утверждении программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2022 - 2026 гг. и о признании утратившим силу Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 5 июня 2019 г. N 83н".
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)278. Приказ Министерства финансов РФ от 22 февраля 2022 г. N 23н "Об утверждении программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2022 - 2026 гг. и о признании утратившим силу Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 5 июня 2019 г. N 83н".
Готовое решение: Как оформить журнал учета личных карточек по унифицированной форме N Т-2
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы ведете журнал учета личных карточек по унифицированной форме N Т-2, то желательно соблюдать установленные сроки его хранения. По общему правилу срок хранения журнала - 50 лет. Исключение, если он закончен делопроизводством до 1 января 2003 г. - тогда срок хранения 75 лет (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы ведете журнал учета личных карточек по унифицированной форме N Т-2, то желательно соблюдать установленные сроки его хранения. По общему правилу срок хранения журнала - 50 лет. Исключение, если он закончен делопроизводством до 1 января 2003 г. - тогда срок хранения 75 лет (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Готовое решение: Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров
(КонсультантПлюс, 2025)Журнал регистрации трудовых договоров храните 75 лет, если он закончен делопроизводством до 1 января 2003 г., и 50 лет, если он завершен позднее указанной даты (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Журнал регистрации трудовых договоров храните 75 лет, если он закончен делопроизводством до 1 января 2003 г., и 50 лет, если он завершен позднее указанной даты (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Статья: Электронный архив суда
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)С 2013 г. в судах общей юрисдикции Российской Федерации были созданы условия для организации работы электронных архивов, с оговоренным условием "при наличии технической возможности" <4>. Речь идет о нескольких Приказах Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации: от 3 июля 2013 г. N 132 "Об утверждении Временного регламента перевода документов федеральных судов общей юрисдикции в электронный вид", от 19 марта 2019 г. N 56 "Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции" (далее - Инструкция N 56), от 1 июля 2019 г. N 124 "Об утверждении Правил формирования электронного хранилища дел и документов судов общей юрисдикции" <5>. Однако Судебный департамент издал перечисленные выше акты еще до разработки уполномоченным федеральным государственном органом исполнительной власти - Федеральным архивным агентством (Росархивом), Приказа от 15 июня 2020 г. N 69 "Типовые функциональные требования к системам хранения электронных документов в архивах государственных органов" <6> (далее - Типовые требования). В рассматриваемом Приказе определяются функциональные требования к СЭД и СХЭД в государственных органах РФ. Следовательно, на данные общегосударственные правила должен ориентироваться и Судебный департамент, реализуя задачи цифровизации в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах России. В том числе посредством деятельности подотчетного ему Федерального государственного бюджетного учреждения "Информационно-аналитический центр поддержки ГАС "Правосудие". Наряду с понятием "электронный архив" в современном судебном архивном делопроизводстве применимы системообразующие термины, зафиксированные в Типовых требованиях, в том числе: "база данных", "носители информации", "файл документа" и другие. В п. 2.6 Типовых требований закреплены важнейшие правила, образующие перспективные задачи для организации судебного администрирования - это не только создание модели внутреннего взаимодействия СЭД и СХЭД на основе стандартизированных протоколов обмена данными, но и информационное сотрудничество с иными системами, в том числе предоставляющими государственные услуги и исполняющими государственные функции. Практическим инструментарием для создания систем хранения электронных документов, согласно Типовым правилам, является многокритериальный поиск документов и их совокупностей (п. 2.8). Уже на этапе СЭД, то есть до реализации задач архивного делопроизводства, в организациях, стремящихся создавать и хранить массивы документации в электронном виде, должны быть созданы и реализованы системы защиты информации от несанкционированного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения документа. Таким образом, появление полноценных электронных архивов в судах может быть результатом налаженной текущей работы аппарата судов по формированию электронных файлов всех документов, поступающих и создающихся в ходе судебной деятельности, с учетом видов документационных потоков. Особенность формируемой СЭД в судах заключается в присутствии в ней процессуально значимых для разрешения судебных конфликтов документов, а также судебных актов, вынесенных именем Российской Федерации. Специальный и значимый информационный сегмент образуют документы из СЭД, относимые к непроцессуальным, внепроцессуальным и организационным (в том числе внутренним, управленческим) документам судов.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)С 2013 г. в судах общей юрисдикции Российской Федерации были созданы условия для организации работы электронных архивов, с оговоренным условием "при наличии технической возможности" <4>. Речь идет о нескольких Приказах Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации: от 3 июля 2013 г. N 132 "Об утверждении Временного регламента перевода документов федеральных судов общей юрисдикции в электронный вид", от 19 марта 2019 г. N 56 "Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции" (далее - Инструкция N 56), от 1 июля 2019 г. N 124 "Об утверждении Правил формирования электронного хранилища дел и документов судов общей юрисдикции" <5>. Однако Судебный департамент издал перечисленные выше акты еще до разработки уполномоченным федеральным государственном органом исполнительной власти - Федеральным архивным агентством (Росархивом), Приказа от 15 июня 2020 г. N 69 "Типовые функциональные требования к системам хранения электронных документов в архивах государственных органов" <6> (далее - Типовые требования). В рассматриваемом Приказе определяются функциональные требования к СЭД и СХЭД в государственных органах РФ. Следовательно, на данные общегосударственные правила должен ориентироваться и Судебный департамент, реализуя задачи цифровизации в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах России. В том числе посредством деятельности подотчетного ему Федерального государственного бюджетного учреждения "Информационно-аналитический центр поддержки ГАС "Правосудие". Наряду с понятием "электронный архив" в современном судебном архивном делопроизводстве применимы системообразующие термины, зафиксированные в Типовых требованиях, в том числе: "база данных", "носители информации", "файл документа" и другие. В п. 2.6 Типовых требований закреплены важнейшие правила, образующие перспективные задачи для организации судебного администрирования - это не только создание модели внутреннего взаимодействия СЭД и СХЭД на основе стандартизированных протоколов обмена данными, но и информационное сотрудничество с иными системами, в том числе предоставляющими государственные услуги и исполняющими государственные функции. Практическим инструментарием для создания систем хранения электронных документов, согласно Типовым правилам, является многокритериальный поиск документов и их совокупностей (п. 2.8). Уже на этапе СЭД, то есть до реализации задач архивного делопроизводства, в организациях, стремящихся создавать и хранить массивы документации в электронном виде, должны быть созданы и реализованы системы защиты информации от несанкционированного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения документа. Таким образом, появление полноценных электронных архивов в судах может быть результатом налаженной текущей работы аппарата судов по формированию электронных файлов всех документов, поступающих и создающихся в ходе судебной деятельности, с учетом видов документационных потоков. Особенность формируемой СЭД в судах заключается в присутствии в ней процессуально значимых для разрешения судебных конфликтов документов, а также судебных актов, вынесенных именем Российской Федерации. Специальный и значимый информационный сегмент образуют документы из СЭД, относимые к непроцессуальным, внепроцессуальным и организационным (в том числе внутренним, управленческим) документам судов.
Готовое решение: Как предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2025)Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором соответствующий документ был закончен делопроизводством, а если речь о журнале - за годом, в котором было завершено его ведение (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором соответствующий документ был закончен делопроизводством, а если речь о журнале - за годом, в котором было завершено его ведение (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Готовое решение: Сроки хранения документов по налогам и страховым взносам
(КонсультантПлюс, 2025)Сроки хранения документов начинают течь, как правило, с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним закончено (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В частности, сроки хранения первичных документов начинают течь с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз (например, для подтверждения доходов или расходов, для составления отчетности) (Письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Так, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, следует исчислять с момента, когда завершилось начисление амортизации в налоговом учете (Письма Минфина России от 13.06.2023 N 03-03-06/1/54118, от 16.08.2019 N 03-03-06/1/62257).
(КонсультантПлюс, 2025)Сроки хранения документов начинают течь, как правило, с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним закончено (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В частности, сроки хранения первичных документов начинают течь с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз (например, для подтверждения доходов или расходов, для составления отчетности) (Письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Так, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, следует исчислять с момента, когда завершилось начисление амортизации в налоговом учете (Письма Минфина России от 13.06.2023 N 03-03-06/1/54118, от 16.08.2019 N 03-03-06/1/62257).