Хранение первичных документов в электронном виде
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение первичных документов в электронном виде (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 252 "Расходы. Группировка расходов" главы 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, соглашаясь с позицией ИФНС, на ноутбуке бухгалтера налогоплательщика хранились договоры, счета-фактуры, спецификации в электронном виде, при этом в свойствах данных файлов указана информация об одном и том же авторе документов - физическом лице. По информации, скопированной с жесткого диска, сами файлы были созданы позже дат, отраженных в первичных электронных документах.
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, соглашаясь с позицией ИФНС, на ноутбуке бухгалтера налогоплательщика хранились договоры, счета-фактуры, спецификации в электронном виде, при этом в свойствах данных файлов указана информация об одном и том же авторе документов - физическом лице. По информации, скопированной с жесткого диска, сами файлы были созданы позже дат, отраженных в первичных электронных документах.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Тематический выпуск: Трудовые отношения: вопросы и ответы
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)"По вопросу организации хранения электронных первичных документов и электронных регистров бухгалтерского учета.
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)"По вопросу организации хранения электронных первичных документов и электронных регистров бухгалтерского учета.
"Налоговые риски бизнеса"
(Мясников О.А.)
("АйСи Групп", 2024)Первичные документы могут храниться на бумажных носителях и в виде электронных документов. Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации (Письмо Минфина России от 13.06.2023 N 03-03-06/1/54118).
(Мясников О.А.)
("АйСи Групп", 2024)Первичные документы могут храниться на бумажных носителях и в виде электронных документов. Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации (Письмо Минфина России от 13.06.2023 N 03-03-06/1/54118).
Нормативные акты
Приказ ФНС России от 25.05.2021 N ЕД-7-23/518@
"Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля, а также форм и форматов документов, представляемых организациями при раскрытии информации о системе внутреннего контроля"
(Зарегистрировано в Минюсте России 28.07.2021 N 64409)XX - вид информационной системы (01 - система планирования производства, 02 - система бухгалтерского и налогового учета, 03 - система формирования налоговой отчетности, 04 - система представления отчетности в налоговый орган, 05 - система представления отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, 06 - система обмена электронными первичными документами, 07 - система хранения электронных документов (электронных образов документов), 08 - система управления рисками организации, 09 - система внутреннего контроля организации, 00 - прочие информационные системы), в случае, когда информационная система организации одновременно относится к разным видам информационных систем, указывается один вид по основному назначению информационной системы;
"Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля, а также форм и форматов документов, представляемых организациями при раскрытии информации о системе внутреннего контроля"
(Зарегистрировано в Минюсте России 28.07.2021 N 64409)XX - вид информационной системы (01 - система планирования производства, 02 - система бухгалтерского и налогового учета, 03 - система формирования налоговой отчетности, 04 - система представления отчетности в налоговый орган, 05 - система представления отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, 06 - система обмена электронными первичными документами, 07 - система хранения электронных документов (электронных образов документов), 08 - система управления рисками организации, 09 - система внутреннего контроля организации, 00 - прочие информационные системы), в случае, когда информационная система организации одновременно относится к разным видам информационных систем, указывается один вид по основному назначению информационной системы;
Приказ ФНС России от 11.05.2021 N ЕД-7-23/476@
"Об утверждении форм и форматов документов, используемых при проведении налогового мониторинга, и требований к ним"
(Зарегистрировано в Минюсте России 04.08.2021 N 64541)вид информационной системы (система планирования производства, система бухгалтерского и налогового учета, система формирования налоговой отчетности, система представления отчетности в налоговый орган, система представления отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, система обмена электронными первичными документами, система хранения электронных документов (электронных образов документов), система управления рисками организации, система внутреннего контроля организации);
"Об утверждении форм и форматов документов, используемых при проведении налогового мониторинга, и требований к ним"
(Зарегистрировано в Минюсте России 04.08.2021 N 64541)вид информационной системы (система планирования производства, система бухгалтерского и налогового учета, система формирования налоговой отчетности, система представления отчетности в налоговый орган, система представления отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, система обмена электронными первичными документами, система хранения электронных документов (электронных образов документов), система управления рисками организации, система внутреннего контроля организации);
Статья: Сроки хранения электронной кадровой отчетности
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 8)Примечание (1) в ст. 624 относится к пункту "б" и устанавливает 75-летний срок хранения полученных отчетов в реестрах ПФР, а срок 6 лет означает страховой срок хранения полученной первичной отчетности в ПФР для устранения выявленных ошибок ввода и обеспечения воспроизводимости электронных документов/записей в реестрах.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 8)Примечание (1) в ст. 624 относится к пункту "б" и устанавливает 75-летний срок хранения полученных отчетов в реестрах ПФР, а срок 6 лет означает страховой срок хранения полученной первичной отчетности в ПФР для устранения выявленных ошибок ввода и обеспечения воспроизводимости электронных документов/записей в реестрах.
Вопрос: Нужно ли распечатывать выписки по банковскому счету организации, полученные в электронном виде по системе "Клиент - банк"?
(Консультация эксперта, 2025)Организация вправе не распечатывать выписки по банковскому счету, полученные в электронном виде, при отсутствии обязанности наличия исключительно бумажного документа. Хранение электронных выписок осуществляется в рамках Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности".
(Консультация эксперта, 2025)Организация вправе не распечатывать выписки по банковскому счету, полученные в электронном виде, при отсутствии обязанности наличия исключительно бумажного документа. Хранение электронных выписок осуществляется в рамках Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности".
Статья: Комментарий к Письму Министерства финансов РФ от 13.09.2023 N 03-03-06/1/87507 <Как правильно исчислять срок хранения документов>
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 23)Минфин также отмечает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 23)Минфин также отмечает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
Статья: Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателей
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 16)Мы договорились с нашими контрагентами применять ЭДО. Подписывать электронные документы (УПД, акты, счета-фактуры) будут уполномоченные лица - наши сотрудники своей УКЭП с приложением МЧД. Должны ли мы указывать в первичных документах данные об МЧД и ИС, в которой она хранится?
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 16)Мы договорились с нашими контрагентами применять ЭДО. Подписывать электронные документы (УПД, акты, счета-фактуры) будут уполномоченные лица - наши сотрудники своей УКЭП с приложением МЧД. Должны ли мы указывать в первичных документах данные об МЧД и ИС, в которой она хранится?
"Годовой отчет для бюджетных учреждений - 2022"
(под общ. ред. д. э. н. Ю.А. Васильева)
("БиТуБи", 2022)12.7. Сроки и порядок хранения
(под общ. ред. д. э. н. Ю.А. Васильева)
("БиТуБи", 2022)12.7. Сроки и порядок хранения
Вопрос: Как организовать делопроизводство, документооборот и хранение документов в организации?
(Консультация эксперта, 2025)Архивные документы, за исключением находящихся в системе хранения электронных документов (далее - СХЭД), размещаются в первичных средствах хранения (п. 83 Правил N 77):
(Консультация эксперта, 2025)Архивные документы, за исключением находящихся в системе хранения электронных документов (далее - СХЭД), размещаются в первичных средствах хранения (п. 83 Правил N 77):
Вопрос: Об оформлении Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) при электронном взаимодействии между заказчиком и поставщиком (подрядчиком, исполнителем) квалифицированными электронными подписями.
(Письмо Минфина России от 04.09.2024 N 02-07-08/83890)В соответствии с пунктом 32 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016 N 256н, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных настоящим Стандартом, иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, простой электронной подписью, или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
(Письмо Минфина России от 04.09.2024 N 02-07-08/83890)В соответствии с пунктом 32 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016 N 256н, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных настоящим Стандартом, иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, простой электронной подписью, или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Путеводитель. Что нужно знать о платежном поручении
(КонсультантПлюс, 2025)По общему правилу вы должны хранить подлинники платежных документов. Их следует хранить в том виде, в котором они были сформированы (п. п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Соответственно, первичный документ, составленный в электронном виде, хранится также в электронном виде. Подлинником электронного документа является любой его экземпляр, в который с момента подписания и регистрации не вносились изменения (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2025).
(КонсультантПлюс, 2025)По общему правилу вы должны хранить подлинники платежных документов. Их следует хранить в том виде, в котором они были сформированы (п. п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Соответственно, первичный документ, составленный в электронном виде, хранится также в электронном виде. Подлинником электронного документа является любой его экземпляр, в который с момента подписания и регистрации не вносились изменения (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2025).
Вопрос: Могут ли документы налогового учета храниться банком в электронном виде? Если да, то как правильно отразить в учетной политике и организовать хранение таких документов? Нужно ли хранить в электронном виде налоговые декларации с подтверждением их представления (квитанциями, извещениями и пр.)?
(Консультация эксперта, 2024)Представители финансового ведомства неоднократно разъясняли, что документы налогового учета (налоговые и бухгалтерские документы) могут храниться как на бумажных носителях, так и в электронном виде (см., например, Письмо Минфина России от 31.07.2023 N 03-03-06/1/71588). В Письме Минфина России от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечается, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение в электронном виде на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
(Консультация эксперта, 2024)Представители финансового ведомства неоднократно разъясняли, что документы налогового учета (налоговые и бухгалтерские документы) могут храниться как на бумажных носителях, так и в электронном виде (см., например, Письмо Минфина России от 31.07.2023 N 03-03-06/1/71588). В Письме Минфина России от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечается, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение в электронном виде на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
Вопрос: О форме хранения налогоплательщиком документов, подтверждающих понесенные им убытки, в целях налога на прибыль.
(Письмо Минфина России от 05.12.2022 N 03-03-10/118589)Учитывая наличие возможности хранения налогоплательщиком первичных документов как в бумажном, так и в электронном виде, предложение по внесению изменений в статью 283 НК РФ считаем избыточным и не поддерживаем.
(Письмо Минфина России от 05.12.2022 N 03-03-10/118589)Учитывая наличие возможности хранения налогоплательщиком первичных документов как в бумажном, так и в электронном виде, предложение по внесению изменений в статью 283 НК РФ считаем избыточным и не поддерживаем.