Хранение первичных документов в электронном виде
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение первичных документов в электронном виде (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 252 "Расходы. Группировка расходов" главы 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, соглашаясь с позицией ИФНС, на ноутбуке бухгалтера налогоплательщика хранились договоры, счета-фактуры, спецификации в электронном виде, при этом в свойствах данных файлов указана информация об одном и том же авторе документов - физическом лице. По информации, скопированной с жесткого диска, сами файлы были созданы позже дат, отраженных в первичных электронных документах.
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, соглашаясь с позицией ИФНС, на ноутбуке бухгалтера налогоплательщика хранились договоры, счета-фактуры, спецификации в электронном виде, при этом в свойствах данных файлов указана информация об одном и том же авторе документов - физическом лице. По информации, скопированной с жесткого диска, сами файлы были созданы позже дат, отраженных в первичных электронных документах.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Тематический выпуск: Трудовые отношения: вопросы и ответы
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)"По вопросу организации хранения электронных первичных документов и электронных регистров бухгалтерского учета.
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)"По вопросу организации хранения электронных первичных документов и электронных регистров бухгалтерского учета.
"Налоговые риски бизнеса"
(Мясников О.А.)
("АйСи Групп", 2024)Первичные документы могут храниться на бумажных носителях и в виде электронных документов. Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации (Письмо Минфина России от 13.06.2023 N 03-03-06/1/54118).
(Мясников О.А.)
("АйСи Групп", 2024)Первичные документы могут храниться на бумажных носителях и в виде электронных документов. Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации (Письмо Минфина России от 13.06.2023 N 03-03-06/1/54118).
Нормативные акты
Приказ ФНС России от 25.05.2021 N ЕД-7-23/518@
"Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля, а также форм и форматов документов, представляемых организациями при раскрытии информации о системе внутреннего контроля"
(Зарегистрировано в Минюсте России 28.07.2021 N 64409)XX - вид информационной системы (01 - система планирования производства, 02 - система бухгалтерского и налогового учета, 03 - система формирования налоговой отчетности, 04 - система представления отчетности в налоговый орган, 05 - система представления отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, 06 - система обмена электронными первичными документами, 07 - система хранения электронных документов (электронных образов документов), 08 - система управления рисками организации, 09 - система внутреннего контроля организации, 00 - прочие информационные системы), в случае, когда информационная система организации одновременно относится к разным видам информационных систем, указывается один вид по основному назначению информационной системы;
"Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля, а также форм и форматов документов, представляемых организациями при раскрытии информации о системе внутреннего контроля"
(Зарегистрировано в Минюсте России 28.07.2021 N 64409)XX - вид информационной системы (01 - система планирования производства, 02 - система бухгалтерского и налогового учета, 03 - система формирования налоговой отчетности, 04 - система представления отчетности в налоговый орган, 05 - система представления отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, 06 - система обмена электронными первичными документами, 07 - система хранения электронных документов (электронных образов документов), 08 - система управления рисками организации, 09 - система внутреннего контроля организации, 00 - прочие информационные системы), в случае, когда информационная система организации одновременно относится к разным видам информационных систем, указывается один вид по основному назначению информационной системы;
Приказ ФНС России от 11.05.2021 N ЕД-7-23/476@
"Об утверждении форм и форматов документов, используемых при проведении налогового мониторинга, и требований к ним"
(Зарегистрировано в Минюсте России 04.08.2021 N 64541)вид информационной системы (система планирования производства, система бухгалтерского и налогового учета, система формирования налоговой отчетности, система представления отчетности в налоговый орган, система представления отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, система обмена электронными первичными документами, система хранения электронных документов (электронных образов документов), система управления рисками организации, система внутреннего контроля организации);
"Об утверждении форм и форматов документов, используемых при проведении налогового мониторинга, и требований к ним"
(Зарегистрировано в Минюсте России 04.08.2021 N 64541)вид информационной системы (система планирования производства, система бухгалтерского и налогового учета, система формирования налоговой отчетности, система представления отчетности в налоговый орган, система представления отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, система обмена электронными первичными документами, система хранения электронных документов (электронных образов документов), система управления рисками организации, система внутреннего контроля организации);
"Научно-практический комментарий к Федеральному закону "Об обществах с ограниченной ответственностью"
(том 2)
(под ред. И.С. Шиткиной)
("Статут", 2021)Документ представляет собой материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве. Таким образом, документы могут храниться как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Например, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Хранение документов в электронной форме (на машинном носителе) должно осуществляться с соблюдением требований Закона об электронной подписи с применением электронной подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
(том 2)
(под ред. И.С. Шиткиной)
("Статут", 2021)Документ представляет собой материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве. Таким образом, документы могут храниться как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Например, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Хранение документов в электронной форме (на машинном носителе) должно осуществляться с соблюдением требований Закона об электронной подписи с применением электронной подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Статья: Будущее бухучета и аудита в России. Утверждены основные направления развития до 2030 г.
(Архаров М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 45)- установить правила признания внешних документов первичными учетными документами, определить порядок разработки электронных форматов документов бухгалтерского учета и хранения электронных документов бухгалтерского учета;
(Архаров М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 45)- установить правила признания внешних документов первичными учетными документами, определить порядок разработки электронных форматов документов бухгалтерского учета и хранения электронных документов бухгалтерского учета;
Путеводитель. Что нужно знать о платежном поручении
(КонсультантПлюс, 2026)По общему правилу вы должны хранить подлинники платежных документов. Их следует хранить в том виде, в котором они были сформированы (п. п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Соответственно, первичный документ, составленный в электронном виде, хранится также в электронном виде. Подлинником электронного документа является любой его экземпляр, в который с момента подписания и регистрации не вносились изменения (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2025).
(КонсультантПлюс, 2026)По общему правилу вы должны хранить подлинники платежных документов. Их следует хранить в том виде, в котором они были сформированы (п. п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Соответственно, первичный документ, составленный в электронном виде, хранится также в электронном виде. Подлинником электронного документа является любой его экземпляр, в который с момента подписания и регистрации не вносились изменения (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2025).
Вопрос: Работодатель направил работнику уведомление о времени начала ежегодного отпуска путем ЭКДО. Но работник отклоняет это сообщение. Будет ли считаться, что работник ознакомился с уведомлением, если срок подписания работником документа, установленный ЛНА, истек, а работник так и не подписал документ?
(Консультация эксперта, 2026)Электронный документооборот может осуществляться работодателем в том числе посредством информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).
(Консультация эксперта, 2026)Электронный документооборот может осуществляться работодателем в том числе посредством информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).
Готовое решение: Порядок уничтожения бухгалтерских документов
(КонсультантПлюс, 2026)перечень уничтоженных бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
(КонсультантПлюс, 2026)перечень уничтоженных бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
Вопрос: Могут ли документы налогового учета храниться банком в электронном виде? Если да, то как правильно отразить в учетной политике и организовать хранение таких документов? Нужно ли хранить в электронном виде налоговые декларации с подтверждением их представления (квитанциями, извещениями и пр.)?
(Консультация эксперта, 2024)Представители финансового ведомства неоднократно разъясняли, что документы налогового учета (налоговые и бухгалтерские документы) могут храниться как на бумажных носителях, так и в электронном виде (см., например, Письмо Минфина России от 31.07.2023 N 03-03-06/1/71588). В Письме Минфина России от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечается, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение в электронном виде на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
(Консультация эксперта, 2024)Представители финансового ведомства неоднократно разъясняли, что документы налогового учета (налоговые и бухгалтерские документы) могут храниться как на бумажных носителях, так и в электронном виде (см., например, Письмо Минфина России от 31.07.2023 N 03-03-06/1/71588). В Письме Минфина России от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечается, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение в электронном виде на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
Статья: Комментарий к Письму Министерства финансов РФ от 13.09.2023 N 03-03-06/1/87507 <Как правильно исчислять срок хранения документов>
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 23)Минфин также отмечает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 23)Минфин также отмечает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
Вопрос: Нужно ли распечатывать выписки по банковскому счету организации, полученные в электронном виде по системе "Клиент - банк"?
(Консультация эксперта, 2026)Организация вправе не распечатывать выписки по банковскому счету, полученные в электронном виде, при отсутствии обязанности наличия исключительно бумажного документа. Хранение электронных выписок осуществляется в рамках Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности".
(Консультация эксперта, 2026)Организация вправе не распечатывать выписки по банковскому счету, полученные в электронном виде, при отсутствии обязанности наличия исключительно бумажного документа. Хранение электронных выписок осуществляется в рамках Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности".
Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу? Нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2024)При наделении полномочиями на право подписи первичных документов электронной подписью организации руководитель организации должен издать приказ и ознакомить с ним конкретного работника, в отношении которого такой приказ издан. В приказе следует отразить перечень лиц, наделенных электронной подписью, указать, какая электронная подпись используется в организации конкретным работником, перечень полномочий, связанных с использованием электронной подписи, ссылку на перечень мер безопасности, связанных с применением и хранением электронной подписи.
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2024)При наделении полномочиями на право подписи первичных документов электронной подписью организации руководитель организации должен издать приказ и ознакомить с ним конкретного работника, в отношении которого такой приказ издан. В приказе следует отразить перечень лиц, наделенных электронной подписью, указать, какая электронная подпись используется в организации конкретным работником, перечень полномочий, связанных с использованием электронной подписи, ссылку на перечень мер безопасности, связанных с применением и хранением электронной подписи.
Статья: Сроки хранения электронной кадровой отчетности
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 8)Примечание (1) в ст. 624 относится к пункту "б" и устанавливает 75-летний срок хранения полученных отчетов в реестрах ПФР, а срок 6 лет означает страховой срок хранения полученной первичной отчетности в ПФР для устранения выявленных ошибок ввода и обеспечения воспроизводимости электронных документов/записей в реестрах.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 8)Примечание (1) в ст. 624 относится к пункту "б" и устанавливает 75-летний срок хранения полученных отчетов в реестрах ПФР, а срок 6 лет означает страховой срок хранения полученной первичной отчетности в ПФР для устранения выявленных ошибок ввода и обеспечения воспроизводимости электронных документов/записей в реестрах.