Хранение персональных данных уволенных сотрудников
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение персональных данных уволенных сотрудников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Важнейшая практика по пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФне проконтролировал исполнение требования о хранении персональных данных >>>
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Правила уничтожения персональных данных
(Дячук М.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 4)2. Определяет перечень документов (носителей), которые подлежат уничтожению. Причем следует учитывать специальные сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 <3>. Поэтому, например, если работник при увольнении попросит уничтожить его персональные данные, а они содержатся в приказе о приеме на работу, то этот документ должен храниться 50/75 лет <4> и уничтожить его раньше установленного законодательством срока нельзя.
(Дячук М.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 4)2. Определяет перечень документов (носителей), которые подлежат уничтожению. Причем следует учитывать специальные сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 <3>. Поэтому, например, если работник при увольнении попросит уничтожить его персональные данные, а они содержатся в приказе о приеме на работу, то этот документ должен храниться 50/75 лет <4> и уничтожить его раньше установленного законодательством срока нельзя.
Статья: Обновление штрафов за неаккуратное обращение с персональными данными
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2025, N 10)- акты об уничтожении копий документов по достижении цели, для которой работники их приносили (допустим, для предоставления вычета), а также в случае истечения срока согласия на обработку персональных данных или его отзыва, например, при увольнении сотрудника. Не забудьте, что акт об уничтожении надо хранить в течение 3 лет <22>.
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2025, N 10)- акты об уничтожении копий документов по достижении цели, для которой работники их приносили (допустим, для предоставления вычета), а также в случае истечения срока согласия на обработку персональных данных или его отзыва, например, при увольнении сотрудника. Не забудьте, что акт об уничтожении надо хранить в течение 3 лет <22>.
Нормативные акты
"Положение об обработке и защите персональных данных в Конституционном Суде Российской Федерации"
(утв. приказом Председателя Конституционного Суда РФ от 23.12.2021 N 36)
(ред. от 18.07.2025) в случае отзыва согласия на обработку персональных данных
(утв. приказом Председателя Конституционного Суда РФ от 23.12.2021 N 36)
(ред. от 18.07.2025) в случае отзыва согласия на обработку персональных данных
Приказ ФНС России от 21.04.2015 N ММВ-7-4/165@
(ред. от 19.03.2021)
"О мерах, направленных на реализацию постановления Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211"
(вместе с "Правилами рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в федеральной налоговой службе")
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.05.2015 N 37150) 3) в случае отзыва согласия на обработку персональных данных
(ред. от 19.03.2021)
"О мерах, направленных на реализацию постановления Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211"
(вместе с "Правилами рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в федеральной налоговой службе")
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.05.2015 N 37150) 3) в случае отзыва согласия на обработку персональных данных
Статья: Работа с персональными данными. Отвечаем на вопросы
(Свистунова Н.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 7)Иногда на практике встречается ситуация, когда работник уже после конфликтного увольнения требует уничтожить его персональные данные, отозвав свое согласие. Здесь вспоминаем о требованиях ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" <2>, согласно которым документы по личному составу хранятся 50/75 лет. Соответственно, требование работника в указанной части выполнить не можем.
(Свистунова Н.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 7)Иногда на практике встречается ситуация, когда работник уже после конфликтного увольнения требует уничтожить его персональные данные, отозвав свое согласие. Здесь вспоминаем о требованиях ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" <2>, согласно которым документы по личному составу хранятся 50/75 лет. Соответственно, требование работника в указанной части выполнить не можем.
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковПерсональные данные относятся к сведениям, которые охраняются федеральным законом. Неправомерное разглашение персональных данных лицом, в чьи обязанности входит соблюдение правил хранения, обработки и использования такой информации, также является основанием для привлечения этого лица к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ). Согласно пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, то работника, разгласившего персональные данные, необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
(Издательство "Главная книга", 2025)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)это требуется по законодательству. Так, вы обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. Это касается в том числе документов, которые сформированы в рамках кадрового делопроизводства, налогового и бухгалтерского учета. Речь идет, в частности, о документах из Перечня типовых управленческих архивных документов (см. разд. 7, 8 Перечня и др.) (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных, п. 5 Разъяснений Роскомнадзора, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). В таких случаях согласие уволенного работника на обработку персональных данных получать не нужно.
(КонсультантПлюс, 2025)это требуется по законодательству. Так, вы обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. Это касается в том числе документов, которые сформированы в рамках кадрового делопроизводства, налогового и бухгалтерского учета. Речь идет, в частности, о документах из Перечня типовых управленческих архивных документов (см. разд. 7, 8 Перечня и др.) (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных, п. 5 Разъяснений Роскомнадзора, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). В таких случаях согласие уволенного работника на обработку персональных данных получать не нужно.
"Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону "О персональных данных"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)Исключениями из требований данного принципа являются ситуации, когда законодательство или договор с участием субъекта персональных данных прямо предусматривает более длительный срок их хранения. Так, например, в случае увольнения работника формально отпадает основание для дальнейшей обработки его персональных данных, однако работодатель должен продолжать обрабатывать определенные данные о работнике в силу требований публичного права. Так, налоговым законодательством установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 5 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). Бухгалтерские документы подлежат хранению в течение не менее чем пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" <1>). Впоследствии личные дела работников подлежат архивному хранению, на которое законодательство о персональных данных уже не распространяется (см. комментарий к ст. 1 Закона). Обработка оператором персональных данных уволенных работников свыше 5 лет является нарушением законодательства о персональных данных (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 15 января 2018 г. по делу N А40-81171/17-149-793). Помимо прочего, такого рода нарушение может выявляться в ходе проверки Роскомнадзора при визуальном осмотре СУБД, используемой кадровой службой (Апелляционное определение Московского городского суда от 4 июня 2018 г. по делу N 33а-3957/2018).
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)Исключениями из требований данного принципа являются ситуации, когда законодательство или договор с участием субъекта персональных данных прямо предусматривает более длительный срок их хранения. Так, например, в случае увольнения работника формально отпадает основание для дальнейшей обработки его персональных данных, однако работодатель должен продолжать обрабатывать определенные данные о работнике в силу требований публичного права. Так, налоговым законодательством установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 5 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). Бухгалтерские документы подлежат хранению в течение не менее чем пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" <1>). Впоследствии личные дела работников подлежат архивному хранению, на которое законодательство о персональных данных уже не распространяется (см. комментарий к ст. 1 Закона). Обработка оператором персональных данных уволенных работников свыше 5 лет является нарушением законодательства о персональных данных (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 15 января 2018 г. по делу N А40-81171/17-149-793). Помимо прочего, такого рода нарушение может выявляться в ходе проверки Роскомнадзора при визуальном осмотре СУБД, используемой кадровой службой (Апелляционное определение Московского городского суда от 4 июня 2018 г. по делу N 33а-3957/2018).
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)Также даю согласие на получение, обработку и хранение иных данных, добровольно предоставленных мной в Общество в период работы, а равно и после расторжения трудового договора.
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)Также даю согласие на получение, обработку и хранение иных данных, добровольно предоставленных мной в Общество в период работы, а равно и после расторжения трудового договора.
Готовое решение: Есть ли особенности расторжения трудового договора с работником отдела кадров (увольнения кадровика)
(КонсультантПлюс, 2025)При увольнении работника отдела кадров оформите стандартные документы. В частности, издайте приказ об увольнении, внесите информацию в сведения о трудовой деятельности и запись в трудовую книжку (в случае ее ведения). Подайте сведения о трудовой деятельности в орган СФР по месту вашей регистрации (ч. 3, 4 ст. 66, ч. 1, 2 ст. 66.1, ч. 1, 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)При увольнении работника отдела кадров оформите стандартные документы. В частности, издайте приказ об увольнении, внесите информацию в сведения о трудовой деятельности и запись в трудовую книжку (в случае ее ведения). Подайте сведения о трудовой деятельности в орган СФР по месту вашей регистрации (ч. 3, 4 ст. 66, ч. 1, 2 ст. 66.1, ч. 1, 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).