Хранение авансовых отчетов
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение авансовых отчетов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 22.11.2024 по делу N А33-30321/2021
Требование: Об отмене определения об отказе в привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц.
Решение: Определение оставлено без изменения.Учитывая, что авансовые отчеты подлежат хранению самим юридическим лицом, а следовательно, не могут находиться в распоряжении подотчетных лиц, тем более после их увольнения, суд апелляционной инстанции полагает, что неполнота представления документов по выданным в подотчет денежным средствам не свидетельствует о безусловном отсутствии документов, подтверждающих целевое расходование денежных средств, перечисленных физическим лицам в подотчет.
Требование: Об отмене определения об отказе в привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц.
Решение: Определение оставлено без изменения.Учитывая, что авансовые отчеты подлежат хранению самим юридическим лицом, а следовательно, не могут находиться в распоряжении подотчетных лиц, тем более после их увольнения, суд апелляционной инстанции полагает, что неполнота представления документов по выданным в подотчет денежным средствам не свидетельствует о безусловном отсутствии документов, подтверждающих целевое расходование денежных средств, перечисленных физическим лицам в подотчет.
Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.09.2025 N 11АП-7875/2025, 11АП-7879/2025, 11АП-7877/2025 по делу N А65-14341/2024
Требование: О взыскании убытков, возникших в результате действий директора общества.
Решение: Требование удовлетворено в части.Суд первой инстанции также установил, что представленные ответчиком авансовые отчеты и приложенные к ним чеки и квитанции не соответствуют требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам. Из представленных документов не следует, что именно сотрудник общества произвел покупку товаров, что товары были переданы обществу и использованы в его коммерческой деятельности. Отсутствует информация о месте приемки, способе доставки, хранения и дальнейшем использовании приобретенных материалов. Составление авансовых отчетов само по себе не освобождает от обязанности доказать целевое расходование денежных средств.
Требование: О взыскании убытков, возникших в результате действий директора общества.
Решение: Требование удовлетворено в части.Суд первой инстанции также установил, что представленные ответчиком авансовые отчеты и приложенные к ним чеки и квитанции не соответствуют требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам. Из представленных документов не следует, что именно сотрудник общества произвел покупку товаров, что товары были переданы обществу и использованы в его коммерческой деятельности. Отсутствует информация о месте приемки, способе доставки, хранения и дальнейшем использовании приобретенных материалов. Составление авансовых отчетов само по себе не освобождает от обязанности доказать целевое расходование денежных средств.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника
(КонсультантПлюс, 2025)6. Какой срок установлен для хранения авансовых отчетов
(КонсультантПлюс, 2025)6. Какой срок установлен для хранения авансовых отчетов
Статья: Новые правила отправки отчетности в ИФНС и документов работникам и партнерам
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Обратите внимание! Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум пять лет. Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в том числе авансовых отчетов, установлен срок хранения пять лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Обратите внимание! Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум пять лет. Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в том числе авансовых отчетов, установлен срок хранения пять лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
Нормативные акты
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 31.08.2018 N 134
"Об утверждении Инструкции о порядке содержания, эксплуатации, технического обслуживания и ремонта служебного автотранспорта в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах и управлениях Судебного департамента в субъектах Российской Федерации"5.2.2. Правила заполнения путевых документов по учету работы автомобиля, порядок представления авансовых отчетов по денежным средствам и документам, выданным в подотчет.
"Об утверждении Инструкции о порядке содержания, эксплуатации, технического обслуживания и ремонта служебного автотранспорта в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах и управлениях Судебного департамента в субъектах Российской Федерации"5.2.2. Правила заполнения путевых документов по учету работы автомобиля, порядок представления авансовых отчетов по денежным средствам и документам, выданным в подотчет.
Приказ ФСИН России от 24.07.2024 N 553
"Об утверждении Порядка осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью учреждений и органов уголовно-исполнительной системы Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.08.2024 N 79269)Сведения о подвергнутых проверке периодах и объемах выборки при проверке выплаты денежного довольствия и заработной платы, операций с наличными и безналичными средствами, расходов по авансовым отчетам, бюджетной (бухгалтерской) отчетности отражаются в справке о проверке отдельных вопросов программы контрольного мероприятия, акте проверки отдельных вопросов, справке проверки отдельных вопросов, акте контрольного мероприятия.
"Об утверждении Порядка осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью учреждений и органов уголовно-исполнительной системы Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.08.2024 N 79269)Сведения о подвергнутых проверке периодах и объемах выборки при проверке выплаты денежного довольствия и заработной платы, операций с наличными и безналичными средствами, расходов по авансовым отчетам, бюджетной (бухгалтерской) отчетности отражаются в справке о проверке отдельных вопросов программы контрольного мероприятия, акте проверки отдельных вопросов, справке проверки отдельных вопросов, акте контрольного мероприятия.
Статья: Навигатор по срокам хранения документов
("Практическая бухгалтерия", 2025, N 5)В зависимости от размера предприятия главный бухгалтер принимает решение, как именно систематизировать и хранить документы. Обычно, если компания небольшая, то, например, счета на оплату, выставленные в адрес фирмы, специалисты учета хранят совместно с платежными документами или скрепляют авансовые отчеты и заявления на выдачу средств.
("Практическая бухгалтерия", 2025, N 5)В зависимости от размера предприятия главный бухгалтер принимает решение, как именно систематизировать и хранить документы. Обычно, если компания небольшая, то, например, счета на оплату, выставленные в адрес фирмы, специалисты учета хранят совместно с платежными документами или скрепляют авансовые отчеты и заявления на выдачу средств.
Готовое решение: Как компенсировать работнику учреждения стоимость проезда к месту командировки и обратно
(КонсультантПлюс, 2025)При бумажном документообороте выдайте работнику расписку в получении авансового отчета (это отрезная часть ф. 0504505).
(КонсультантПлюс, 2025)При бумажном документообороте выдайте работнику расписку в получении авансового отчета (это отрезная часть ф. 0504505).
Вопрос: Как в авансовом отчете отразить расходы на денежные документы?
(Консультация эксперта, 2025)Приобретенные подотчетным лицом денежные документы к авансовому отчету можно не прикладывать, так как они должны храниться в кассе организации (разд. V Инструкции N 94н) до момента их выдачи работникам по назначению (при направлении в командировку, для служебных разъездов, для отправки корреспонденции и пр.). Движение денежных документов может отражаться в журнале учета движения денежных документов, форму которого организация разрабатывает и утверждает самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
(Консультация эксперта, 2025)Приобретенные подотчетным лицом денежные документы к авансовому отчету можно не прикладывать, так как они должны храниться в кассе организации (разд. V Инструкции N 94н) до момента их выдачи работникам по назначению (при направлении в командировку, для служебных разъездов, для отправки корреспонденции и пр.). Движение денежных документов может отражаться в журнале учета движения денежных документов, форму которого организация разрабатывает и утверждает самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
"Бухгалтерский финансовый учет в сельском хозяйстве: Учебник"
(Широбоков В.Г.)
("ИНФРА-М", 2024)В результате негативных фактов хозяйственной деятельности могут возникать недостачи и потери от порчи материальных ценностей и иных активов. В большинстве случаев причинами недостач и потерь являются естественная убыль; порча ценностей при хранении и транспортировке; ошибки при приеме и отпуске ценностей; злоупотребления материально ответственных лиц; падеж и вынужденный забой животных на выращивании и откорме; несвоевременное представление отчета о подотчетных суммах; чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия) и др.
(Широбоков В.Г.)
("ИНФРА-М", 2024)В результате негативных фактов хозяйственной деятельности могут возникать недостачи и потери от порчи материальных ценностей и иных активов. В большинстве случаев причинами недостач и потерь являются естественная убыль; порча ценностей при хранении и транспортировке; ошибки при приеме и отпуске ценностей; злоупотребления материально ответственных лиц; падеж и вынужденный забой животных на выращивании и откорме; несвоевременное представление отчета о подотчетных суммах; чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия) и др.
Статья: Как организовать работу с первичкой без претензий контрагентов и проверяющих
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2024, N 18)Соблюдение требований к оформлению и хранению первички
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2024, N 18)Соблюдение требований к оформлению и хранению первички
"Годовой отчет - 2024"
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2024)В первом случае подтверждающим документом будет кассовый чек АЗС, прилагаемый к авансовому отчету подотчетного лица, получившего деньги на бензин.
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2024)В первом случае подтверждающим документом будет кассовый чек АЗС, прилагаемый к авансовому отчету подотчетного лица, получившего деньги на бензин.
Образцы заполнения унифицированных форм первичных учетных документовАвансовый отчет по хозяйственным расходам (Унифицированная форма N АО-1) >>>
Вопрос: Какие сроки установлены для хранения исполненных платежных поручений?
(Консультация эксперта, 2025)Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) подлежат хранению в течение 5 лет. Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу (п. 277 Перечня).
(Консультация эксперта, 2025)Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) подлежат хранению в течение 5 лет. Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу (п. 277 Перечня).
Тематический выпуск: Корпоративные отношения, договоры и прочее: из практики гражданско-правового консультирования
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 12)В рассматриваемой ситуации акционер владеет не менее чем 25 процентами голосующих акций и в этой связи вправе претендовать на получение документов, которые составляются в ходе бухгалтерского учета, к которым относятся регистры бухгалтерского учета, кассовые документы и книги, банковские документы, авансовые отчеты (статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", пункт 4.1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденных Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 12)В рассматриваемой ситуации акционер владеет не менее чем 25 процентами голосующих акций и в этой связи вправе претендовать на получение документов, которые составляются в ходе бухгалтерского учета, к которым относятся регистры бухгалтерского учета, кассовые документы и книги, банковские документы, авансовые отчеты (статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", пункт 4.1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденных Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
Готовое решение: Как казенному, бюджетному, автономному учреждению заполнить авансовый отчет (ф. 0504505)
(КонсультантПлюс, 2025)Можно ли приложить к авансовому отчету (ф. 0504505) копии кассовых чеков взамен оригиналов
(КонсультантПлюс, 2025)Можно ли приложить к авансовому отчету (ф. 0504505) копии кассовых чеков взамен оригиналов