Документальное подтверждение служебных поездок
Подборка наиболее важных документов по запросу Документальное подтверждение служебных поездок (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Оформление и отчет о служебных поездках, в т.ч. с использованием личного транспорта работника
(КонсультантПлюс, 2025)Отказывают в возмещении расходов на служебные поездки на личном транспорте, если работник не представлял работодателю авансовые отчеты, подтверждающие документы и не подтверждено согласие последнего на использование личного автомобиля
(КонсультантПлюс, 2025)Отказывают в возмещении расходов на служебные поездки на личном транспорте, если работник не представлял работодателю авансовые отчеты, подтверждающие документы и не подтверждено согласие последнего на использование личного автомобиля
Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 29.08.2024 N 88-20717/2024 (УИД 21RS0023-01-2023-001306-78)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О взыскании заработной платы в виде компенсационных выплат.
Обстоятельства: Истцом и ответчиком заключен трудовой договор на исполнение трудовых обязанностей, также между сторонами заключен договор аренды транспортного средства, в соответствии с условиями которого истец предоставил ответчику во временные владение и пользование принадлежащий ему автомобиль, ответчик обязался нести возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства расходы, однако в день прекращения трудового договора расходы оплачены не были.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Судом апелляционной инстанцией отмечено, суд правильно установил, что Я. в нарушение положений ст. 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации в материалы дела не представлено доказательств использования своего личного транспортного средства в служебных целях в интересах работодателя, невозможности выполнения трудовых обязанностей без использования личного автомобиля, а также доказательств предоставления истцом работодателю соответствующих документов (авансовых отчетов, квитанций, кассовых чеков), подтверждающих фактические расходы, связанные со служебными поездками, с целью их последующей оплаты.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О взыскании заработной платы в виде компенсационных выплат.
Обстоятельства: Истцом и ответчиком заключен трудовой договор на исполнение трудовых обязанностей, также между сторонами заключен договор аренды транспортного средства, в соответствии с условиями которого истец предоставил ответчику во временные владение и пользование принадлежащий ему автомобиль, ответчик обязался нести возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства расходы, однако в день прекращения трудового договора расходы оплачены не были.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Судом апелляционной инстанцией отмечено, суд правильно установил, что Я. в нарушение положений ст. 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации в материалы дела не представлено доказательств использования своего личного транспортного средства в служебных целях в интересах работодателя, невозможности выполнения трудовых обязанностей без использования личного автомобиля, а также доказательств предоставления истцом работодателю соответствующих документов (авансовых отчетов, квитанций, кассовых чеков), подтверждающих фактические расходы, связанные со служебными поездками, с целью их последующей оплаты.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
"Расходы в бухгалтерском и налоговом учете"
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)<*> Нельзя не сказать, что в арбитражной практике встречаются решения, подтверждающие правомерность учета расходов на ГСМ и при отсутствии путевых листов. Например, такое решение вынес ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 25.02.2010 N А74-3569/2009. Однако нужно учитывать, что налогоплательщик в этом случае представил в суд огромное количество иных документов, применяемых им для учета затрат на ГСМ: приказы директора общества о закреплении автомобилей за конкретными работниками; приказы директора об утверждении норм расхода ГСМ; доверенности на право управления автомобилями; ведомости выдачи талонов на бензин (с указанием даты выдачи, лица, получившего талоны, количества бензина и подписи в получении); ежемесячные служебные записки о расходовании бензина (содержащие информацию о периоде выполнения служебных поездок, пробеге автомобиля, количестве ГСМ, подлежащего списанию); авансовые отчеты; расчетно-кассовые документы; товарные и расходные накладные на приобретение ГСМ и талонов на бензин; комиссионные акты на списание бензина для служебных поездок; документы, подтверждающие оплату поставщикам полученного бензина (талонов).
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)<*> Нельзя не сказать, что в арбитражной практике встречаются решения, подтверждающие правомерность учета расходов на ГСМ и при отсутствии путевых листов. Например, такое решение вынес ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 25.02.2010 N А74-3569/2009. Однако нужно учитывать, что налогоплательщик в этом случае представил в суд огромное количество иных документов, применяемых им для учета затрат на ГСМ: приказы директора общества о закреплении автомобилей за конкретными работниками; приказы директора об утверждении норм расхода ГСМ; доверенности на право управления автомобилями; ведомости выдачи талонов на бензин (с указанием даты выдачи, лица, получившего талоны, количества бензина и подписи в получении); ежемесячные служебные записки о расходовании бензина (содержащие информацию о периоде выполнения служебных поездок, пробеге автомобиля, количестве ГСМ, подлежащего списанию); авансовые отчеты; расчетно-кассовые документы; товарные и расходные накладные на приобретение ГСМ и талонов на бензин; комиссионные акты на списание бензина для служебных поездок; документы, подтверждающие оплату поставщикам полученного бензина (талонов).
"Упрощенка. Практическое пособие для организаций и предпринимателей"
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)К документам, подтверждающим использование личного автомобиля для служебных поездок, должны прилагаться документы, подтверждающие размер понесенных работником затрат (чеки на оплату ГСМ, на оплату парковок, на оплату ремонта и т.д.).
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)К документам, подтверждающим использование личного автомобиля для служебных поездок, должны прилагаться документы, подтверждающие размер понесенных работником затрат (чеки на оплату ГСМ, на оплату парковок, на оплату ремонта и т.д.).
Нормативные акты
Постановление Правительства РФ от 04.12.2007 N 839
(ред. от 17.02.2022)
"О возмещении расходов и выплате компенсации членам Общественной палаты Российской Федерации, связанных с осуществлением ими соответствующих полномочий"21. Расходы, связанные с наймом жилого помещения при направлении члена Общественной палаты Российской Федерации в поездку на территорию иностранного государства, возмещаются в размере фактических затрат, подтвержденных соответствующими документами, но не превышающих предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств, устанавливаемые Министерством финансов Российской Федерации по согласованию с Министерством иностранных дел Российской Федерации.
(ред. от 17.02.2022)
"О возмещении расходов и выплате компенсации членам Общественной палаты Российской Федерации, связанных с осуществлением ими соответствующих полномочий"21. Расходы, связанные с наймом жилого помещения при направлении члена Общественной палаты Российской Федерации в поездку на территорию иностранного государства, возмещаются в размере фактических затрат, подтвержденных соответствующими документами, но не превышающих предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств, устанавливаемые Министерством финансов Российской Федерации по согласованию с Министерством иностранных дел Российской Федерации.
"Пособие по охране труда главному инженеру ДРСУ (ДЭП)"
(утв. Распоряжением Минтранса РФ от 29.01.2003 N ОС-36-р)в) при следовании к месту работы или с работы на транспортном средстве работодателя или сторонней организации, предоставившей его на основании договора с работодателем, а также на личном транспортном средстве в случае использования его в производственных целях в соответствии с документально оформленным соглашением сторон трудового договора или объективно подтвержденным распоряжением работодателя (его представителя) либо с его ведома;
(утв. Распоряжением Минтранса РФ от 29.01.2003 N ОС-36-р)в) при следовании к месту работы или с работы на транспортном средстве работодателя или сторонней организации, предоставившей его на основании договора с работодателем, а также на личном транспортном средстве в случае использования его в производственных целях в соответствии с документально оформленным соглашением сторон трудового договора или объективно подтвержденным распоряжением работодателя (его представителя) либо с его ведома;
Статья: Комментарий к Письму Министерства финансов РФ от 20.03.2024 N 03-03-06/1/25042 <Об учете при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходов, связанных со служебными командировками и поездками работников с разъездным характером работ>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2024, N 11)Значит, чтобы учесть расходы по командировке, она должна быть правильно оформлена и документально подтверждена. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Поэтому, во-первых, должен быть приказ руководителя.
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2024, N 11)Значит, чтобы учесть расходы по командировке, она должна быть правильно оформлена и документально подтверждена. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Поэтому, во-первых, должен быть приказ руководителя.
Готовое решение: Как облагаются выплаты дистанционным работникам, находящимся за пределами РФ
(КонсультантПлюс, 2025)Кроме того, если в коллективном договоре, соглашении, ЛНА или трудовом договоре с дистанционным работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то, полагаем, возмещение ему расходов, связанных со служебными поездками и указанных в ст. 168.1 ТК РФ, не облагается НДФЛ при их документальном подтверждении (п. 1 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.05.2024 N 03-04-05/40913).
(КонсультантПлюс, 2025)Кроме того, если в коллективном договоре, соглашении, ЛНА или трудовом договоре с дистанционным работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то, полагаем, возмещение ему расходов, связанных со служебными поездками и указанных в ст. 168.1 ТК РФ, не облагается НДФЛ при их документальном подтверждении (п. 1 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.05.2024 N 03-04-05/40913).
Корреспонденция счетов: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?..
(Консультация эксперта, 2025)Расходы для целей налогообложения признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если они обоснованны и документально подтверждены.
(Консультация эксперта, 2025)Расходы для целей налогообложения признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если они обоснованны и документально подтверждены.
"Заработная плата"
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Очевидно, что таким работникам можно возмещать только фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд (в случае если работники для служебных поездок используют общественный транспорт). Расходов в связи с проживанием вне постоянного места жительства у таких работников не возникает, а значит, возмещать им нечего.
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Очевидно, что таким работникам можно возмещать только фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд (в случае если работники для служебных поездок используют общественный транспорт). Расходов в связи с проживанием вне постоянного места жительства у таких работников не возникает, а значит, возмещать им нечего.
Статья: Правовое регулирование: дискретный или системодеятельностный подход?
(Осинцев Д.В.)
("Российский юридический журнал", 2022, N 1)Согласно Постановлению Главного государственного санитарного врача по Тюменской области от 18 октября 2021 г. N 8 с 16 ноября 2020 г. по 31 декабря 2021 г. установлена обязанность граждан старше 65 лет, а также граждан, имеющих определенные заболевания, соблюдать режим самоизоляции, за исключением граждан, прошедших вакцинацию против COVID-19. С 28 марта 2020 г. по 31 декабря 2021 г. в Тюменской области приостановлены бронирование мест, прием и размещение граждан в пансионатах, домах отдыха, профилакториях, за исключением лиц, находящихся в служебных командировках или служебных поездках. С 15 ноября 2021 г. посещение гражданами, достигшими возраста 18 лет, театров, кинотеатров (кинозалов), концертных залов, цирков, спортивных объектов допускается при наличии у таких граждан QR-кода, оформленного с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), или медицинского документа, подтверждающих наличие у гражданина вакцинации против COVID-19 в течение последних 12 месяцев либо перенесенное заболевание COVID-19 в течение последних 6 месяцев, а также документа, удостоверяющего личность гражданина. Работодателям рекомендовано предоставлять работникам, проходящим вакцинацию против COVID-19, дополнительный день отдыха с сохранением заработной платы в день прохождения вакцинации и в день, следующий за днем вакцинации, или дополнительный день отпуска. За невыполнение гражданами нормативных правовых актов Тюменской области по защите населения от чрезвычайных ситуаций установлен административный штраф в размере от 1 000 до 2 000 руб.
(Осинцев Д.В.)
("Российский юридический журнал", 2022, N 1)Согласно Постановлению Главного государственного санитарного врача по Тюменской области от 18 октября 2021 г. N 8 с 16 ноября 2020 г. по 31 декабря 2021 г. установлена обязанность граждан старше 65 лет, а также граждан, имеющих определенные заболевания, соблюдать режим самоизоляции, за исключением граждан, прошедших вакцинацию против COVID-19. С 28 марта 2020 г. по 31 декабря 2021 г. в Тюменской области приостановлены бронирование мест, прием и размещение граждан в пансионатах, домах отдыха, профилакториях, за исключением лиц, находящихся в служебных командировках или служебных поездках. С 15 ноября 2021 г. посещение гражданами, достигшими возраста 18 лет, театров, кинотеатров (кинозалов), концертных залов, цирков, спортивных объектов допускается при наличии у таких граждан QR-кода, оформленного с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), или медицинского документа, подтверждающих наличие у гражданина вакцинации против COVID-19 в течение последних 12 месяцев либо перенесенное заболевание COVID-19 в течение последних 6 месяцев, а также документа, удостоверяющего личность гражданина. Работодателям рекомендовано предоставлять работникам, проходящим вакцинацию против COVID-19, дополнительный день отдыха с сохранением заработной платы в день прохождения вакцинации и в день, следующий за днем вакцинации, или дополнительный день отпуска. За невыполнение гражданами нормативных правовых актов Тюменской области по защите населения от чрезвычайных ситуаций установлен административный штраф в размере от 1 000 до 2 000 руб.
Типовая ситуация: ГСМ: нормы и учет расходов
(Издательство "Главная книга", 2025)Для учета расходов на ГСМ нужны документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок. Приобретение ГСМ по топливным картам подтверждает накладная поставщика, покупку за наличные - чек АЗС и авансовый отчет водителя. Расход топлива и служебный характер поездок автомобиля, подключенного к электронной системе контроля, подтверждают отчеты системы.
(Издательство "Главная книга", 2025)Для учета расходов на ГСМ нужны документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок. Приобретение ГСМ по топливным картам подтверждает накладная поставщика, покупку за наличные - чек АЗС и авансовый отчет водителя. Расход топлива и служебный характер поездок автомобиля, подключенного к электронной системе контроля, подтверждают отчеты системы.
Статья: НДФЛ и страховые взносы при использовании работниками такси
(Солнцева М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 6)Минфин России в письме от 28.06.2016 N 03-04-06/37671 указал, что Трудовой кодекс и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Поэтому суммы оплаты организацией стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и не облагаются НДФЛ. При этом в организации должны иметься соответствующие документы, позволяющие подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@.
(Солнцева М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 6)Минфин России в письме от 28.06.2016 N 03-04-06/37671 указал, что Трудовой кодекс и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Поэтому суммы оплаты организацией стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и не облагаются НДФЛ. При этом в организации должны иметься соответствующие документы, позволяющие подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@.
Типовая ситуация: Разъездной характер работы: оформление и компенсации
(Издательство "Главная книга", 2025)3.2. Возмещение работнику расходов, связанных со служебными поездками, производится не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем сдачи авансового отчета и подтверждающих расходы документов.
(Издательство "Главная книга", 2025)3.2. Возмещение работнику расходов, связанных со служебными поездками, производится не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем сдачи авансового отчета и подтверждающих расходы документов.
Статья: Топливные карты: какие нужны документы для работы с ними
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 14)Документы по учету ГСМ. Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие:
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 14)Документы по учету ГСМ. Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие: