Документальное подтверждение служебных поездок
Подборка наиболее важных документов по запросу Документальное подтверждение служебных поездок (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Оформление и отчет о служебных поездках, в т.ч. с использованием личного транспорта работника
(КонсультантПлюс, 2025)Отказывают в возмещении расходов на служебные поездки на личном транспорте, если работник не представлял работодателю авансовые отчеты, подтверждающие документы и не подтверждено согласие последнего на использование личного автомобиля
(КонсультантПлюс, 2025)Отказывают в возмещении расходов на служебные поездки на личном транспорте, если работник не представлял работодателю авансовые отчеты, подтверждающие документы и не подтверждено согласие последнего на использование личного автомобиля
Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 29.08.2024 N 88-20717/2024 (УИД 21RS0023-01-2023-001306-78)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О взыскании заработной платы в виде компенсационных выплат.
Обстоятельства: Истцом и ответчиком заключен трудовой договор на исполнение трудовых обязанностей, также между сторонами заключен договор аренды транспортного средства, в соответствии с условиями которого истец предоставил ответчику во временные владение и пользование принадлежащий ему автомобиль, ответчик обязался нести возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства расходы, однако в день прекращения трудового договора расходы оплачены не были.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Судом апелляционной инстанцией отмечено, суд правильно установил, что Я. в нарушение положений ст. 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации в материалы дела не представлено доказательств использования своего личного транспортного средства в служебных целях в интересах работодателя, невозможности выполнения трудовых обязанностей без использования личного автомобиля, а также доказательств предоставления истцом работодателю соответствующих документов (авансовых отчетов, квитанций, кассовых чеков), подтверждающих фактические расходы, связанные со служебными поездками, с целью их последующей оплаты.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О взыскании заработной платы в виде компенсационных выплат.
Обстоятельства: Истцом и ответчиком заключен трудовой договор на исполнение трудовых обязанностей, также между сторонами заключен договор аренды транспортного средства, в соответствии с условиями которого истец предоставил ответчику во временные владение и пользование принадлежащий ему автомобиль, ответчик обязался нести возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства расходы, однако в день прекращения трудового договора расходы оплачены не были.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Судом апелляционной инстанцией отмечено, суд правильно установил, что Я. в нарушение положений ст. 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации в материалы дела не представлено доказательств использования своего личного транспортного средства в служебных целях в интересах работодателя, невозможности выполнения трудовых обязанностей без использования личного автомобиля, а также доказательств предоставления истцом работодателю соответствующих документов (авансовых отчетов, квитанций, кассовых чеков), подтверждающих фактические расходы, связанные со служебными поездками, с целью их последующей оплаты.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
"Расходы в бухгалтерском и налоговом учете"
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)<*> Нельзя не сказать, что в арбитражной практике встречаются решения, подтверждающие правомерность учета расходов на ГСМ и при отсутствии путевых листов. Например, такое решение вынес ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 25.02.2010 N А74-3569/2009. Однако нужно учитывать, что налогоплательщик в этом случае представил в суд огромное количество иных документов, применяемых им для учета затрат на ГСМ: приказы директора общества о закреплении автомобилей за конкретными работниками; приказы директора об утверждении норм расхода ГСМ; доверенности на право управления автомобилями; ведомости выдачи талонов на бензин (с указанием даты выдачи, лица, получившего талоны, количества бензина и подписи в получении); ежемесячные служебные записки о расходовании бензина (содержащие информацию о периоде выполнения служебных поездок, пробеге автомобиля, количестве ГСМ, подлежащего списанию); авансовые отчеты; расчетно-кассовые документы; товарные и расходные накладные на приобретение ГСМ и талонов на бензин; комиссионные акты на списание бензина для служебных поездок; документы, подтверждающие оплату поставщикам полученного бензина (талонов).
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)<*> Нельзя не сказать, что в арбитражной практике встречаются решения, подтверждающие правомерность учета расходов на ГСМ и при отсутствии путевых листов. Например, такое решение вынес ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 25.02.2010 N А74-3569/2009. Однако нужно учитывать, что налогоплательщик в этом случае представил в суд огромное количество иных документов, применяемых им для учета затрат на ГСМ: приказы директора общества о закреплении автомобилей за конкретными работниками; приказы директора об утверждении норм расхода ГСМ; доверенности на право управления автомобилями; ведомости выдачи талонов на бензин (с указанием даты выдачи, лица, получившего талоны, количества бензина и подписи в получении); ежемесячные служебные записки о расходовании бензина (содержащие информацию о периоде выполнения служебных поездок, пробеге автомобиля, количестве ГСМ, подлежащего списанию); авансовые отчеты; расчетно-кассовые документы; товарные и расходные накладные на приобретение ГСМ и талонов на бензин; комиссионные акты на списание бензина для служебных поездок; документы, подтверждающие оплату поставщикам полученного бензина (талонов).
"Упрощенка. Практическое пособие для организаций и предпринимателей"
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)К документам, подтверждающим использование личного автомобиля для служебных поездок, должны прилагаться документы, подтверждающие размер понесенных работником затрат (чеки на оплату ГСМ, на оплату парковок, на оплату ремонта и т.д.).
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)К документам, подтверждающим использование личного автомобиля для служебных поездок, должны прилагаться документы, подтверждающие размер понесенных работником затрат (чеки на оплату ГСМ, на оплату парковок, на оплату ремонта и т.д.).
Нормативные акты
показать больше документовТиповая ситуация: Как принять на работу по срочному трудовому договору
(Издательство "Главная книга", 2025)1.6. Работнику устанавливается разъездной характер работы. Работник выполняет служебные поездки в связи с исполнением своей трудовой функции в пределах г. Москвы. Работодатель возмещает Работнику документально подтвержденные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, в том числе расходы по проезду и иные расходы, произведенные Работником с разрешения или ведома Работодателя. Расходы возмещаются Работнику в течение 2 рабочих дней со дня представления подтверждающих документов.
(Издательство "Главная книга", 2025)1.6. Работнику устанавливается разъездной характер работы. Работник выполняет служебные поездки в связи с исполнением своей трудовой функции в пределах г. Москвы. Работодатель возмещает Работнику документально подтвержденные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, в том числе расходы по проезду и иные расходы, произведенные Работником с разрешения или ведома Работодателя. Расходы возмещаются Работнику в течение 2 рабочих дней со дня представления подтверждающих документов.
"Упрощенка: доходы минус расходы"
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2023)К документам, подтверждающим использование личного автомобиля для служебных поездок, должны прилагаться документы, подтверждающие размер понесенных работником затрат (чеки на оплату ГСМ, на оплату парковок, на оплату ремонта и т.д.).
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2023)К документам, подтверждающим использование личного автомобиля для служебных поездок, должны прилагаться документы, подтверждающие размер понесенных работником затрат (чеки на оплату ГСМ, на оплату парковок, на оплату ремонта и т.д.).
Энциклопедия спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.
Удерживается ли НДФЛ с расходов на оплату такси командированному сотруднику, кроме проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок
(КонсультантПлюс, 2025)Финансовый орган указал, что возмещение работнику стоимости проезда на такси во время нахождения в командировке относится к компенсационным выплатам, связанным с исполнением трудовых обязанностей. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ указанные выплаты освобождаются от обложения НДФЛ. При этом организация должна иметь надлежащие документы, подтверждающие использование работником такси для поездок в служебных целях.
Удерживается ли НДФЛ с расходов на оплату такси командированному сотруднику, кроме проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок
(КонсультантПлюс, 2025)Финансовый орган указал, что возмещение работнику стоимости проезда на такси во время нахождения в командировке относится к компенсационным выплатам, связанным с исполнением трудовых обязанностей. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ указанные выплаты освобождаются от обложения НДФЛ. При этом организация должна иметь надлежащие документы, подтверждающие использование работником такси для поездок в служебных целях.
Статья: Комментарий к Постановлению Правительства РФ от 16.04.2025 N 501 "Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки"
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 9)Если работник по распоряжению начальства направляется в командировку на служебном или личном транспорте, фактический срок пребывания к командировке указывается в служебной записке (п. 6 Положения). Она должна быть составлена работником по возвращении из поездки.
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 9)Если работник по распоряжению начальства направляется в командировку на служебном или личном транспорте, фактический срок пребывания к командировке указывается в служебной записке (п. 6 Положения). Она должна быть составлена работником по возвращении из поездки.
Вопрос: Работнику для командировок приобрели "деловой проездной" на 6 авиаперелетов. За весь срок действия "делового проездного" работника направили в командировку только дважды. Как учесть расходы на приобретение "делового проездного" для целей налога на прибыль? Облагается ли НДФЛ стоимость неиспользованных перелетов?
(Консультация эксперта, 2025)Таким образом, стоимость приобретенного для работника "делового проездного" учитывается в составе расходов по мере совершения командированным работником авиаперелетов в части, приходящейся на авиаперелеты в рамках конкретной командировки, на основании утвержденного авансового отчета по командировке и при наличии подтверждения служебного характера поездки.
(Консультация эксперта, 2025)Таким образом, стоимость приобретенного для работника "делового проездного" учитывается в составе расходов по мере совершения командированным работником авиаперелетов в части, приходящейся на авиаперелеты в рамках конкретной командировки, на основании утвержденного авансового отчета по командировке и при наличии подтверждения служебного характера поездки.
Готовое решение: Как оформить компенсацию за использование личного имущества работника
(КонсультантПлюс, 2025)Размер компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях, а также критерии его определения законодательством не установлены. Исключение составляют нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, а также норма возмещения расходов в день дистанционному работнику (если они не подтверждены документально) для целей налогообложения прибыли.
(КонсультантПлюс, 2025)Размер компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях, а также критерии его определения законодательством не установлены. Исключение составляют нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, а также норма возмещения расходов в день дистанционному работнику (если они не подтверждены документально) для целей налогообложения прибыли.
"Заработная плата"
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Очевидно, что таким работникам можно возмещать только фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд (в случае если работники для служебных поездок используют общественный транспорт). Расходов в связи с проживанием вне постоянного места жительства у таких работников не возникает, а значит, возмещать им нечего.
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Очевидно, что таким работникам можно возмещать только фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд (в случае если работники для служебных поездок используют общественный транспорт). Расходов в связи с проживанием вне постоянного места жительства у таких работников не возникает, а значит, возмещать им нечего.
Статья: Топливные карты: какие нужны документы для работы с ними
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 14)Документы по учету ГСМ. Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие:
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 14)Документы по учету ГСМ. Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие:
Вопрос: Как учесть в налоговом учете затраты работодателя на проезд работников в метро, в том числе по карте "Тройка" (возмещение расходов или покупка проездного билета)?
(Консультация эксперта, 2025)Для обоснования служебного характера поездки на метро подтверждающим документом может выступать составленная работником записка о совершенных служебных поездках с указанием маршрута, утвержденная организацией. Форма такого документа может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
(Консультация эксперта, 2025)Для обоснования служебного характера поездки на метро подтверждающим документом может выступать составленная работником записка о совершенных служебных поездках с указанием маршрута, утвержденная организацией. Форма такого документа может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Тематический выпуск: Налогообложение доходов физических лиц и страховые взносы: сложные вопросы исчисления и уплаты
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 9)Таким образом, выплаты, направленные на возмещение работодателем документально подтвержденных расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами. Суточные не облагаются взносами в размере, установленном локальным нормативным актом, для них документального подтверждения не требуется (Письмо Минфина России от 17.01.2019 N 03-15-05/1909).
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 9)Таким образом, выплаты, направленные на возмещение работодателем документально подтвержденных расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами. Суточные не облагаются взносами в размере, установленном локальным нормативным актом, для них документального подтверждения не требуется (Письмо Минфина России от 17.01.2019 N 03-15-05/1909).