Что входит в состав личного дела
Подборка наиболее важных документов по запросу Что входит в состав личного дела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 2 "Граждане, имеющие статус военнослужащих" Федерального закона "О статусе военнослужащих""Отсутствие судебного решения о признании Н. и Н. находящимися на иждивении административного истца, не включение данных лиц в личное дело военнослужащего в качестве членов его семьи не подвергает сомнению право истца на признание падчерицы и пасынка нуждающимися в жилых помещениях для постоянного проживания в составе семьи военнослужащего. При этом следует учесть, что исходя из смысла п. 5 ст. 2 Федерального закона "О статусе военнослужащих", к членам семей военнослужащих, на которых распространяются социальные гарантии, включая право на жилищное обеспечение, относятся не только лица, поименованные в названном Федеральном законе, но и в других федеральных законах. К числу таковых Пленум Верховного Суда РФ в своих разъяснениях, как указывалось выше, относит ЖК РФ."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
Готовое решение: Как оформить приказ о предоставлении ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2025)Приказы о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска храните пять лет, а по отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили приказ в состав личного дела работника - 50 лет (если он оформлен после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Приказы о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска храните пять лет, а по отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили приказ в состав личного дела работника - 50 лет (если он оформлен после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Статья: Личные дела обучающихся и студентов: состав и порядок ведения
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)1. Состав личного дела обучающегося
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)1. Состав личного дела обучающегося
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)Место хранения согласия на обработку персональных данных работника Законом о персональных данных не установлено. Состав личного дела сотрудников (за исключением личных дел государственных гражданских служащих) законодательством РФ также не определен. На практике состав личного дела определяет работодатель. Хранить согласие на обработку персональных данных в составе личного дела сотрудника ст. 9 Закона о персональных данных не запрещает.
(КонсультантПлюс, 2025)Место хранения согласия на обработку персональных данных работника Законом о персональных данных не установлено. Состав личного дела сотрудников (за исключением личных дел государственных гражданских служащих) законодательством РФ также не определен. На практике состав личного дела определяет работодатель. Хранить согласие на обработку персональных данных в составе личного дела сотрудника ст. 9 Закона о персональных данных не запрещает.
Готовое решение: Как вести электронные трудовые книжки
(КонсультантПлюс, 2025)Рекомендуем место хранения таких заявлений закрепить в локальном нормативном акте, например предусмотреть, что оно хранится в составе личного дела работника (если личное дело вы ведете). Можете дополнительно определить в локальном нормативном акте порядок и сроки хранения заявлений. Ознакомьте с таким локальным нормативным актом под подпись тех, кого он касается. Это следует ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ.
(КонсультантПлюс, 2025)Рекомендуем место хранения таких заявлений закрепить в локальном нормативном акте, например предусмотреть, что оно хранится в составе личного дела работника (если личное дело вы ведете). Можете дополнительно определить в локальном нормативном акте порядок и сроки хранения заявлений. Ознакомьте с таким локальным нормативным актом под подпись тех, кого он касается. Это следует ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ.
Статья: Какие документы запросит Роскомнадзор на проверке по персданным
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы госслужащихК личному делу гражданского служащего приобщаются (п. п. 16, 17 Положения):
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из ежегодного отпуска по инициативе работодателя
(КонсультантПлюс, 2025)Приказы об отзыве работников из ежегодных отпусков, а также письменные согласия работников на такой отзыв, оформленные как отдельные документы (например, заявления-согласия), храните пять лет. А если включили эти документы в состав личного дела работника - 50 лет (если документы оформлены после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Такие сроки установлены для любых приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявлений к ним. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Приказы об отзыве работников из ежегодных отпусков, а также письменные согласия работников на такой отзыв, оформленные как отдельные документы (например, заявления-согласия), храните пять лет. А если включили эти документы в состав личного дела работника - 50 лет (если документы оформлены после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Такие сроки установлены для любых приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявлений к ним. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Статья: Правила использования обходного листа при увольнении
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 5)Такая практика помогала сохранить имущество предприятий, которое, на минуточку, было государственным. И хотя трудовое законодательство того времени не обязывало работников оформлять обходные листы, в нормативных правовых актах этот документ активно упоминался. Действовавший в то время Перечень <1> предписывал хранить обходные листы либо в составе личного дела со сроком хранения в 75 лет, либо (не включенные в состав личного дела) в течение 3 лет после увольнения работника.
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 5)Такая практика помогала сохранить имущество предприятий, которое, на минуточку, было государственным. И хотя трудовое законодательство того времени не обязывало работников оформлять обходные листы, в нормативных правовых актах этот документ активно упоминался. Действовавший в то время Перечень <1> предписывал хранить обходные листы либо в составе личного дела со сроком хранения в 75 лет, либо (не включенные в состав личного дела) в течение 3 лет после увольнения работника.