Что обязательно должно быть в личном деле сотрудника
Подборка наиболее важных документов по запросу Что обязательно должно быть в личном деле сотрудника (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 24 Конституции РФ"Личное дело получателя государственной социальной помощи, содержащее документы, принятые компетентным органом - ТУСЗН по <адрес> по результатам рассмотрения заявления получателя государственной социальной помощи ФИО1, относительно предоставления государственной социальной помощи непосредственно затрагивает права и интересы заявителя ФИО1, ввиду чего последний в силу ст. 24 Конституции РФ имеет право на ознакомление с указанным делом, а должностные лица органов местного самоуправления обязаны обеспечить ему возможность ознакомления с его личным делом получателя государственной социальной помощи, содержащим документы и материалы, непосредственно затрагивающие его права и свободы, принимая во внимание отсутствие запрета на ознакомление с личным делом получателя государственной социальной помощи, установленного действующим законодательством."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
Готовое решение: Что такое договоры генерального подряда и субподряда, как их составить
(КонсультантПлюс, 2025)Полагаем, что в силу предусмотренного п. 4 ст. 421 ГК РФ принципа свободы договора вы можете предусмотреть в договоре генерального подряда обязанность генерального подрядчика включать в договоры с субподрядчиками условие о том, что они обязаны выполнить работы лично. Дело в том, что исходя из толкования п. 1 ст. 702, п. 1 ст. 706 ГК РФ договор субподряда по своей правовой природе является договором подряда, по которому субподрядчик выступает в качестве подрядчика. Соответственно, в силу п. 1 ст. 706 ГК РФ, если из закона или договора субподряда не вытекает обязанность субподрядчика выполнить предусмотренную в договоре работу лично, он вправе привлечь к исполнению своих обязательств других лиц.
(КонсультантПлюс, 2025)Полагаем, что в силу предусмотренного п. 4 ст. 421 ГК РФ принципа свободы договора вы можете предусмотреть в договоре генерального подряда обязанность генерального подрядчика включать в договоры с субподрядчиками условие о том, что они обязаны выполнить работы лично. Дело в том, что исходя из толкования п. 1 ст. 702, п. 1 ст. 706 ГК РФ договор субподряда по своей правовой природе является договором подряда, по которому субподрядчик выступает в качестве подрядчика. Соответственно, в силу п. 1 ст. 706 ГК РФ, если из закона или договора субподряда не вытекает обязанность субподрядчика выполнить предусмотренную в договоре работу лично, он вправе привлечь к исполнению своих обязательств других лиц.
Статья: Amazon будет контролировать своих водителей умными камерами
(Виногорова С., Дученко О., Дячук М., Карпухин А.Е., Маннапов Р., Томилин И.)
("Трудовое право", 2021, N 9)В-третьих, следует предупредить работников о том, что на рабочем месте они не должны заниматься личными делами, не относящимися к выполнению трудовой функции. То есть обсуждать на работе по телефону частную жизнь или семейную тайну не следует. Можно включить подобные обязанности в трудовые договоры.
(Виногорова С., Дученко О., Дячук М., Карпухин А.Е., Маннапов Р., Томилин И.)
("Трудовое право", 2021, N 9)В-третьих, следует предупредить работников о том, что на рабочем месте они не должны заниматься личными делами, не относящимися к выполнению трудовой функции. То есть обсуждать на работе по телефону частную жизнь или семейную тайну не следует. Можно включить подобные обязанности в трудовые договоры.
Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
(Консультация эксперта, 2023)Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
(Консультация эксперта, 2023)Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
Статья: Права женщин в контексте универсальных, региональных и национальных (российских) стандартов и механизмов защиты прав человека
(Брюхина Е.Р., Третьякова Е.С.)
("Вестник Пермского университета. Юридические науки", 2021, N 3)Представляется, что прерогатива в исполнении универсального перечня прав человека, закрепленного на уровне международных документов, должна оставаться личным делом каждого государства, иначе это ведет к вмешательству в его внутренние дела [8, с. 63]. Последнее тесно связано с принципом территориальной неприкосновенности и политической независимости государств, закрепленным в п. 4 ст. 2 Устава ООН <3>. Принцип невмешательства во внутренние дела государства может быть нарушен лишь в целях поддержания международного мира и безопасности (п. 7 ст. 2 Устава ООН).
(Брюхина Е.Р., Третьякова Е.С.)
("Вестник Пермского университета. Юридические науки", 2021, N 3)Представляется, что прерогатива в исполнении универсального перечня прав человека, закрепленного на уровне международных документов, должна оставаться личным делом каждого государства, иначе это ведет к вмешательству в его внутренние дела [8, с. 63]. Последнее тесно связано с принципом территориальной неприкосновенности и политической независимости государств, закрепленным в п. 4 ст. 2 Устава ООН <3>. Принцип невмешательства во внутренние дела государства может быть нарушен лишь в целях поддержания международного мира и безопасности (п. 7 ст. 2 Устава ООН).
Готовое решение: Как уволить работников при реорганизации организации
(КонсультантПлюс, 2025)Вести личные дела в коммерческих организациях по закону не обязательно. Но если их ведение предусмотрено локальным нормативным актом организации, то нужно обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения. В случае реорганизации порядок передачи личных дел работников (в том числе юрлицо, которому передаются дела), условия и место их дальнейшего хранения определяются учредителями этих организаций или органами, уполномоченными на это учредительными документами. Обычно все документы по личному составу передаются организации-правопреемнику. А при реорганизации в форме выделения личные дела уволенных работников, как правило, остаются в прежней организации, так как в этом случае реорганизованная организация продолжает свою деятельность, а к выделенной переходит лишь часть ее прав и обязанностей. Это следует из ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 57, ст. 58 ГК РФ, п. п. 2, 3 ст. 3, ч. 1 ст. 17, ч. 9 ст. 23 Закона об архивном деле, абз. 1 п. 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
(КонсультантПлюс, 2025)Вести личные дела в коммерческих организациях по закону не обязательно. Но если их ведение предусмотрено локальным нормативным актом организации, то нужно обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения. В случае реорганизации порядок передачи личных дел работников (в том числе юрлицо, которому передаются дела), условия и место их дальнейшего хранения определяются учредителями этих организаций или органами, уполномоченными на это учредительными документами. Обычно все документы по личному составу передаются организации-правопреемнику. А при реорганизации в форме выделения личные дела уволенных работников, как правило, остаются в прежней организации, так как в этом случае реорганизованная организация продолжает свою деятельность, а к выделенной переходит лишь часть ее прав и обязанностей. Это следует из ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 57, ст. 58 ГК РФ, п. п. 2, 3 ст. 3, ч. 1 ст. 17, ч. 9 ст. 23 Закона об архивном деле, абз. 1 п. 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы госслужащихК личному делу гражданского служащего приобщаются (п. п. 16, 17 Положения):
Статья: Какие документы запросит Роскомнадзор на проверке по персданным
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
"Комментарий к Федеральному закону от 1 октября 2019 г. N 328-ФЗ "О службе в органах принудительного исполнения Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"
(постатейный)
(под общ. ред. В.А. Гуреева)
("Статут", 2024)2. Согласно ч. 2 ст. 76 Закона о службе в органах принудительного исполнения включение сотрудника в кадровый резерв должно отражаться в его личном деле и документах учета. Личные дела и документы учета сотрудников ведутся в соответствии с Приказом ФССП России от 23.03.2020 N 212 "Об утверждении положений о централизованном учете персональных данных сотрудника органа принудительного исполнения Российской Федерации и ведении его личного дела, о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы принудительного исполнения Российской Федерации, и Порядка ведения, в том числе в электронной форме, реестра сотрудников органа принудительного исполнения Российской Федерации" <1>.
(постатейный)
(под общ. ред. В.А. Гуреева)
("Статут", 2024)2. Согласно ч. 2 ст. 76 Закона о службе в органах принудительного исполнения включение сотрудника в кадровый резерв должно отражаться в его личном деле и документах учета. Личные дела и документы учета сотрудников ведутся в соответствии с Приказом ФССП России от 23.03.2020 N 212 "Об утверждении положений о централизованном учете персональных данных сотрудника органа принудительного исполнения Российской Федерации и ведении его личного дела, о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы принудительного исполнения Российской Федерации, и Порядка ведения, в том числе в электронной форме, реестра сотрудников органа принудительного исполнения Российской Федерации" <1>.