Авансовый отчет умершего сотрудника
Подборка наиболее важных документов по запросу Авансовый отчет умершего сотрудника (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 21.09.2015 N 74-КГ15-138
Требование: О взыскании расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно.
Обстоятельства: Истец указывает, что по возвращении из отпуска им был составлен авансовый отчет и представлены проездные документы, однако в выплате компенсации расходов ему было отказано.
Решение: В удовлетворении требования отказано, поскольку транспортные расходы сотрудников органов внутренних дел при приобретении ими билетов на проезд к месту проведения отпуска и обратно подлежат возмещению в том случае, если оплата за проезд к месту проведения отпуска и обратно произведена с банковской карты самого сотрудника, супруга (супруги) либо иных членов семьи сотрудника. В случае оплаты проезда с использованием банковской карты третьего лица возмещение расходов на проезд не производится.В обоснование иска Кожин И.А. ссылался на то, что он проходит службу в Управлении по экономической безопасности и противодействия коррупции Министерства внутренних дел по Республике Саха (Якутия) (далее - УЭБиПК МВД по Республике Саха (Якутия)) в должности <...>. На основании приказа МВД по Республике Саха (Якутия) от 17 июля 2014 г. N 1356 л/с ему был предоставлен отпуск на период с 9 июня по 17 июля 2014 г. с оплатой проезда до г. Хабаровска. По возвращении из отпуска им был составлен авансовый отчет на сумму <...> руб. и представлены проездные документы. Однако в выплате компенсации расходов на оплату стоимости проезда ему было отказано письмом МВД по Республике Саха (Якутия) от 1 августа 2014 г. на основании п. 7 Порядка оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и членам их семей, а также выплаты денежной компенсации расходов, связанных с оплатой проезда, членам семей и родителям погибшего (умершего) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Приказом МВД России от 16 мая 2012 г. N 514 (далее - Порядок оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации), поскольку проездные билеты им приобретены с использованием банковской карты третьего лица. Считал данный отказ незаконным и просил взыскать компенсацию расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно в размере <...> руб., а также судебные расходы на оплату услуг представителя в размере <...> руб.
Требование: О взыскании расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно.
Обстоятельства: Истец указывает, что по возвращении из отпуска им был составлен авансовый отчет и представлены проездные документы, однако в выплате компенсации расходов ему было отказано.
Решение: В удовлетворении требования отказано, поскольку транспортные расходы сотрудников органов внутренних дел при приобретении ими билетов на проезд к месту проведения отпуска и обратно подлежат возмещению в том случае, если оплата за проезд к месту проведения отпуска и обратно произведена с банковской карты самого сотрудника, супруга (супруги) либо иных членов семьи сотрудника. В случае оплаты проезда с использованием банковской карты третьего лица возмещение расходов на проезд не производится.В обоснование иска Кожин И.А. ссылался на то, что он проходит службу в Управлении по экономической безопасности и противодействия коррупции Министерства внутренних дел по Республике Саха (Якутия) (далее - УЭБиПК МВД по Республике Саха (Якутия)) в должности <...>. На основании приказа МВД по Республике Саха (Якутия) от 17 июля 2014 г. N 1356 л/с ему был предоставлен отпуск на период с 9 июня по 17 июля 2014 г. с оплатой проезда до г. Хабаровска. По возвращении из отпуска им был составлен авансовый отчет на сумму <...> руб. и представлены проездные документы. Однако в выплате компенсации расходов на оплату стоимости проезда ему было отказано письмом МВД по Республике Саха (Якутия) от 1 августа 2014 г. на основании п. 7 Порядка оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и членам их семей, а также выплаты денежной компенсации расходов, связанных с оплатой проезда, членам семей и родителям погибшего (умершего) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Приказом МВД России от 16 мая 2012 г. N 514 (далее - Порядок оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации), поскольку проездные билеты им приобретены с использованием банковской карты третьего лица. Считал данный отказ незаконным и просил взыскать компенсацию расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно в размере <...> руб., а также судебные расходы на оплату услуг представителя в размере <...> руб.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Умер работник. У него остались подотчетные средства. Может ли организация удержать эти суммы из его неполученной заработной платы при окончательном расчете при увольнении?
(Консультация эксперта, 2023)Предъявить отчет об использовании полученных под отчет денежных средств, вернуть неиспользованные суммы должен был их получатель, но работник умер, и представление авансового отчета неразрывно связано с получателем денежных средств (Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 16.11.2022 по делу N 33-8327/2022).
(Консультация эксперта, 2023)Предъявить отчет об использовании полученных под отчет денежных средств, вернуть неиспользованные суммы должен был их получатель, но работник умер, и представление авансового отчета неразрывно связано с получателем денежных средств (Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 16.11.2022 по делу N 33-8327/2022).
Вопрос: ...Вправе ли работодатель выплатить перерасход по утвержденному авансовому отчету членам семьи работника, если работник до получения суммы умер?
(Консультация эксперта, 2017)Вопрос: Работник отчитался по полученному авансу, и директор утвердил авансовый отчет с перерасходом. До получения суммы перерасхода работник умер. Вправе ли работодатель выдать данную сумму членам семьи работника, проживавшим вместе с ним?
(Консультация эксперта, 2017)Вопрос: Работник отчитался по полученному авансу, и директор утвердил авансовый отчет с перерасходом. До получения суммы перерасхода работник умер. Вправе ли работодатель выдать данную сумму членам семьи работника, проживавшим вместе с ним?
Нормативные акты
"Об обложении страховыми взносами отдельных видов выплат"
(Приложение к письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250)Кроме того, после смерти застрахованного лица не может быть реализована основная цель обязательного социального страхования - получение физическим лицом обеспечения по социальному страхованию. Таким образом, в случае если на момент начисления заработной платы работодатель располагает информацией о смерти работника, заработная плата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в его пользу, не подлежат обложению страховыми взносами.
(Приложение к письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250)Кроме того, после смерти застрахованного лица не может быть реализована основная цель обязательного социального страхования - получение физическим лицом обеспечения по социальному страхованию. Таким образом, в случае если на момент начисления заработной платы работодатель располагает информацией о смерти работника, заработная плата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в его пользу, не подлежат обложению страховыми взносами.
Приказ министра физической культуры и спорта МО от 23.12.2021 N 23-268-П
(ред. от 09.08.2023)
"Об утверждении учетной политики Министерства физической культуры и спорта Московской области"116. В исключительных случаях, когда работник с разрешения руководителя произвел оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение этих расходов. Возмещение расходов производится по авансовому отчету работника об израсходованных средствах, утвержденному министром, с приложением подтверждающих документов и заявления на возмещение понесенных расходов (форма З-2 приложения форм к приложению 2 к Учетной политике).
(ред. от 09.08.2023)
"Об утверждении учетной политики Министерства физической культуры и спорта Московской области"116. В исключительных случаях, когда работник с разрешения руководителя произвел оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение этих расходов. Возмещение расходов производится по авансовому отчету работника об израсходованных средствах, утвержденному министром, с приложением подтверждающих документов и заявления на возмещение понесенных расходов (форма З-2 приложения форм к приложению 2 к Учетной политике).
Формы
Форма: Положение о расчетах с подотчетными лицами
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)3.8. В случаях непредставления работником авансового отчета, невозврата полученных под отчет денежных средств руководитель Организации принимает решение об удержании или о взыскании их с него, а в случае невозможности удержания/взыскания - о признании долга нереальным к взысканию по причине увольнения (болезни, смерти) должника. При этом истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли Организации.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)3.8. В случаях непредставления работником авансового отчета, невозврата полученных под отчет денежных средств руководитель Организации принимает решение об удержании или о взыскании их с него, а в случае невозможности удержания/взыскания - о признании долга нереальным к взысканию по причине увольнения (болезни, смерти) должника. При этом истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли Организации.
Статья: НДФЛ: завершаем год 2004 - начинаем год 2005
(Егоров В.)
("Новая бухгалтерия", 2005, N 2)Однако чтобы избежать споров с налоговиками, организация должна установить порядок представления отчетов по выданным подотчетным суммам и следить за его соблюдением.
(Егоров В.)
("Новая бухгалтерия", 2005, N 2)Однако чтобы избежать споров с налоговиками, организация должна установить порядок представления отчетов по выданным подотчетным суммам и следить за его соблюдением.
Статья: Расторжение трудового договора и выплаты в случае смерти работника
(Соболева Е.А.)
("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2015, N 11)В заключение еще раз обратим ваше внимание на то, что датой прекращения трудового договора в случае смерти работника будет ее дата, указанная в свидетельстве о смерти (независимо от того, приходится она на рабочий, выходной или праздничный день). Трудовую книжку данного работника необходимо выдать родственникам под подпись, а если никто не обратился за ней, она должна храниться в организации. Что касается сумм, не полученных работником ко дню смерти, они выплачиваются родственникам, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Кроме этого, работодатель имеет право удержать из заработной платы умершего суммы, выданные ему под отчет, суммы материального возмещения и суммы невозвращенного аванса. А вот удержания за неотработанные дни отпуска не производятся.
(Соболева Е.А.)
("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2015, N 11)В заключение еще раз обратим ваше внимание на то, что датой прекращения трудового договора в случае смерти работника будет ее дата, указанная в свидетельстве о смерти (независимо от того, приходится она на рабочий, выходной или праздничный день). Трудовую книжку данного работника необходимо выдать родственникам под подпись, а если никто не обратился за ней, она должна храниться в организации. Что касается сумм, не полученных работником ко дню смерти, они выплачиваются родственникам, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Кроме этого, работодатель имеет право удержать из заработной платы умершего суммы, выданные ему под отчет, суммы материального возмещения и суммы невозвращенного аванса. А вот удержания за неотработанные дни отпуска не производятся.
Вопрос: Как должен поступить бухгалтер, если командировка по указанию руководителя учреждения отменяется, а расходы уже понесены (приобретены билеты, забронирована гостиница)?
("Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 12)1) издать приказ об отмене командировки (оформляется в произвольной форме по причине отсутствия унифицированной формы). В приказе необходимо указать причины отмены командировки (например, в связи с угрозой распространения инфекции), реквизиты приказа о командировке, который отменяется, срок возврата неизрасходованного аванса, срок сдачи авансового отчета. С данным приказом нужно ознакомить под подпись работника, которого планировали отправить в командировку;
("Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 12)1) издать приказ об отмене командировки (оформляется в произвольной форме по причине отсутствия унифицированной формы). В приказе необходимо указать причины отмены командировки (например, в связи с угрозой распространения инфекции), реквизиты приказа о командировке, который отменяется, срок возврата неизрасходованного аванса, срок сдачи авансового отчета. С данным приказом нужно ознакомить под подпись работника, которого планировали отправить в командировку;
Статья: Списание дебиторской и кредиторской задолженности
(Обухова Т.)
("Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2016, N 10)Пример 3. На счете бюджетного учета 1 208 26 560 числится кредиторская задолженность в сумме 1000 руб. (подотчетное лицо - работник учреждения скоропостижно скончался). В связи со смертью подотчетного лица перерасход по авансовому отчету возместить ему не удалось. На основании свидетельства о смерти руководитель учреждения издал приказ о списании суммы задолженности.
(Обухова Т.)
("Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2016, N 10)Пример 3. На счете бюджетного учета 1 208 26 560 числится кредиторская задолженность в сумме 1000 руб. (подотчетное лицо - работник учреждения скоропостижно скончался). В связи со смертью подотчетного лица перерасход по авансовому отчету возместить ему не удалось. На основании свидетельства о смерти руководитель учреждения издал приказ о списании суммы задолженности.
Статья: По следам бюджетных средств
(Андрианова С.)
("Практическая бухгалтерия", 2006, N 10)Авансовые отчеты проверяются с точки зрения достоверности приложенных к ним оправдательных документов. Необходимо установить, не значатся ли длительное время за отдельными работниками крупные суммы. Соблюдаются ли сроки возврата неиспользованных остатков и представления авансовых отчетов.
(Андрианова С.)
("Практическая бухгалтерия", 2006, N 10)Авансовые отчеты проверяются с точки зрения достоверности приложенных к ним оправдательных документов. Необходимо установить, не значатся ли длительное время за отдельными работниками крупные суммы. Соблюдаются ли сроки возврата неиспользованных остатков и представления авансовых отчетов.
Статья: Разъяснения Минфина и ФНС по исчислению, уплате страховых взносов
(Заболонкова О.)
("Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 4)Таким образом, непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, в соответствии с п. 26 Положения о командировках, влечет нарушение определенных законодательством РФ требований. В результате выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 2 Письма Минфина РФ от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).
(Заболонкова О.)
("Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 4)Таким образом, непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, в соответствии с п. 26 Положения о командировках, влечет нарушение определенных законодательством РФ требований. В результате выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 2 Письма Минфина РФ от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).
Корреспонденция счетов: Работнику, направленному в служебную командировку, выданы билеты (в обе стороны), которые оплачены организацией с расчетного счета (без права возврата). В связи со смертью члена семьи работник вынужден был прервать командировку и вернуться ранее установленного срока. Как отражаются в учете организации расходы по оплате стоимости обратного билета, который работник не имел возможности сдать?..
(Консультация эксперта, 2007)В рассматриваемой ситуации работник организации в связи со смертью члена семьи вынужден был прервать служебную командировку.
(Консультация эксперта, 2007)В рассматриваемой ситуации работник организации в связи со смертью члена семьи вынужден был прервать служебную командировку.
"Служебные командировки: оформление и расчеты"
(Березкин И.В.)
("Налоговый вестник", 2003)При убытии в командировку работнику выдана подотчетная сумма в размере 12 200 руб.
(Березкин И.В.)
("Налоговый вестник", 2003)При убытии в командировку работнику выдана подотчетная сумма в размере 12 200 руб.
Статья: Получаем имущество по договору ренты
(Сильвестрова Т.)
("Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 6)Пример 1. Автономное учреждение заключило с физическим лицом договор пожизненной ренты, согласно которому к учредителю учреждения перешло право собственности на квартиру, принадлежащую этому физическому лицу. Учредитель квартиру оформил в оперативное управление. Стоимость квартиры определена сторонами в размере 600 000 руб. Уход за иждивенцем осуществляет сотрудник учреждения, который будет в ней проживать после его смерти. Этому сотруднику ежемесячно из кассы учреждения выплачивается 8660 руб. (два МРОТ). О потраченных суммах сотрудник представляет авансовый отчет. Предположим, что за март согласно представленным документам была потрачена сумма в этом размере. Между сотрудником и учреждением заключен соответствующий договор. Расходы по оформлению квартиры в собственность составляют 15 000 руб. (были перечислены безналичным платежом).
(Сильвестрова Т.)
("Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 6)Пример 1. Автономное учреждение заключило с физическим лицом договор пожизненной ренты, согласно которому к учредителю учреждения перешло право собственности на квартиру, принадлежащую этому физическому лицу. Учредитель квартиру оформил в оперативное управление. Стоимость квартиры определена сторонами в размере 600 000 руб. Уход за иждивенцем осуществляет сотрудник учреждения, который будет в ней проживать после его смерти. Этому сотруднику ежемесячно из кассы учреждения выплачивается 8660 руб. (два МРОТ). О потраченных суммах сотрудник представляет авансовый отчет. Предположим, что за март согласно представленным документам была потрачена сумма в этом размере. Между сотрудником и учреждением заключен соответствующий договор. Расходы по оформлению квартиры в собственность составляют 15 000 руб. (были перечислены безналичным платежом).
Статья: Налог на прибыль: треть года позади
(Анищенко А.В.)
("Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2010, N 13)Так, например, в соответствии со ст. 418 ГК РФ не входят в состав наследства обязательства гражданина-должника, которые прекращаются его смертью, если исполнение не может быть произведено без его личного участия или обязательство каким-то иным образом неразрывно связано с личностью должника. Так что обращаться в рассматриваемой ситуации к наследникам бесполезно. Ни представить за покойного авансовый отчет, ни вернуть его форму (тем более не зная даже, где она может находиться) наследники не в состоянии. Это мог сделать только сам работник.
(Анищенко А.В.)
("Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2010, N 13)Так, например, в соответствии со ст. 418 ГК РФ не входят в состав наследства обязательства гражданина-должника, которые прекращаются его смертью, если исполнение не может быть произведено без его личного участия или обязательство каким-то иным образом неразрывно связано с личностью должника. Так что обращаться в рассматриваемой ситуации к наследникам бесполезно. Ни представить за покойного авансовый отчет, ни вернуть его форму (тем более не зная даже, где она может находиться) наследники не в состоянии. Это мог сделать только сам работник.