Архив организации
Подборка наиболее важных документов по запросу Архив организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как передать документы в архив
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы, которые нужно хранить постоянно или более 10 лет, можно передать в архив. Организация может сдать документы в государственный или частный архив или создать свой архив. Правила создания и ведения собственного архива определяют в ЛНА - положении об архиве - с учетом Правил Росархива. За основу можно взять Примерное положение Росархива (п. п. 2, 3, 5, 73 Правил хранения документов).
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы, которые нужно хранить постоянно или более 10 лет, можно передать в архив. Организация может сдать документы в государственный или частный архив или создать свой архив. Правила создания и ведения собственного архива определяют в ЛНА - положении об архиве - с учетом Правил Росархива. За основу можно взять Примерное положение Росархива (п. п. 2, 3, 5, 73 Правил хранения документов).
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Приказ Росархива от 11.04.2018 N 42
(ред. от 10.11.2023)
"Об утверждении примерного положения об архиве организации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.08.2018 N 51895)Зарегистрировано в Минюсте России 15 августа 2018 г. N 51895
(ред. от 10.11.2023)
"Об утверждении примерного положения об архиве организации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.08.2018 N 51895)Зарегистрировано в Минюсте России 15 августа 2018 г. N 51895
Формы
Готовое решение: Как вести учет рабочего времени
(КонсультантПлюс, 2026)При наличии в вашей организации архива рекомендуем по окончании календарного года сдавать туда табели на хранение. Но в любом случае для организации правильного архивного хранения рекомендуем руководствоваться Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле). В частности, табели учета рабочего времени работников с вредными и (или) опасными условиями труда за календарный год, подшейте в одно дело, пронумеруйте листы, составьте лист-заверитель и внутреннюю опись дела, оформите обложку дела по установленной форме (п. п. 48, 50 названных Правил, ст. 402 Перечня типовых управленческих архивных документов). Это поможет вам избежать споров с контролирующими органами о привлечении к ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения архивных документов.
(КонсультантПлюс, 2026)При наличии в вашей организации архива рекомендуем по окончании календарного года сдавать туда табели на хранение. Но в любом случае для организации правильного архивного хранения рекомендуем руководствоваться Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле). В частности, табели учета рабочего времени работников с вредными и (или) опасными условиями труда за календарный год, подшейте в одно дело, пронумеруйте листы, составьте лист-заверитель и внутреннюю опись дела, оформите обложку дела по установленной форме (п. п. 48, 50 названных Правил, ст. 402 Перечня типовых управленческих архивных документов). Это поможет вам избежать споров с контролирующими органами о привлечении к ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения архивных документов.
Вопрос: О применении освобождения от НДС при оказании архивным подразделением организации услуг для сторонних организаций по архивному хранению документального фонда сведений, отнесенных к гостайне.
(Письмо Минфина России от 26.01.2026 N 03-07-11/4513)Вопрос: У общества с ограниченной ответственностью (далее - организация) возник вопрос о возможности применения организацией налоговой льготы по налогу на добавленную стоимость (далее - НДС), установленной пп. 6 п. 2 ст. 149 НК РФ, при оказании архивным подразделением организации услуг для сторонних организаций по архивному хранению документального фонда сведений, отнесенных к государственной тайне, согласно Закону РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (ред. от 08.08.2024).
(Письмо Минфина России от 26.01.2026 N 03-07-11/4513)Вопрос: У общества с ограниченной ответственностью (далее - организация) возник вопрос о возможности применения организацией налоговой льготы по налогу на добавленную стоимость (далее - НДС), установленной пп. 6 п. 2 ст. 149 НК РФ, при оказании архивным подразделением организации услуг для сторонних организаций по архивному хранению документального фонда сведений, отнесенных к государственной тайне, согласно Закону РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (ред. от 08.08.2024).
Вопрос: О заполнении Карточки-справки (ф. 0504417) для организации архивного хранения субъектом централизованного учета.
(Письмо Минфина России от 24.06.2024 N 02-06-09/58346)Вопрос: О заполнении Карточки-справки (ф. 0504417) для организации архивного хранения субъектом централизованного учета.
(Письмо Минфина России от 24.06.2024 N 02-06-09/58346)Вопрос: О заполнении Карточки-справки (ф. 0504417) для организации архивного хранения субъектом централизованного учета.
"Право и виртуальное пространство: монография"
(отв. ред. Ю.А. Тихомиров)
("Проспект", 2025)Определенные риски для всех субъектов, в том числе граждан, несет перевод архивов и архивного дела в цифровую форму, что требует пересмотра условий функционирования и организации архивного дела, прежде всего в случае долговременного архивного хранения. При этом речь должна идти не только о форматах электронных носителей информации, которые быстро меняются, но и о конвертации электронных документов при изменении технических средств их обработки и воспроизведения. Если документы на материальных носителях мы можем прочитать независимо от времени их создания: через 10, 100 и даже 1 000 лет, то жизнь электронных носителей информации краткосрочна. Широко известна ситуация, когда длительная оцифровка культурного достояния завершилась тем, что технические средства, позволяющие воспроизвести информацию в определенном формате, перестали работать. И сейчас мы уже не можем увидеть то, что записано на кассетах, и даже прочтение информации на дискетах вызывает затруднение.
(отв. ред. Ю.А. Тихомиров)
("Проспект", 2025)Определенные риски для всех субъектов, в том числе граждан, несет перевод архивов и архивного дела в цифровую форму, что требует пересмотра условий функционирования и организации архивного дела, прежде всего в случае долговременного архивного хранения. При этом речь должна идти не только о форматах электронных носителей информации, которые быстро меняются, но и о конвертации электронных документов при изменении технических средств их обработки и воспроизведения. Если документы на материальных носителях мы можем прочитать независимо от времени их создания: через 10, 100 и даже 1 000 лет, то жизнь электронных носителей информации краткосрочна. Широко известна ситуация, когда длительная оцифровка культурного достояния завершилась тем, что технические средства, позволяющие воспроизвести информацию в определенном формате, перестали работать. И сейчас мы уже не можем увидеть то, что записано на кассетах, и даже прочтение информации на дискетах вызывает затруднение.
Статья: Порядок уничтожения документов с грифом "Для служебного пользования"
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается руководителем архива организации (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив). Акт утверждается Протоколом экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается руководителем архива организации (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив). Акт утверждается Протоколом экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.
"Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть четвертая. Постатейный комментарий"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)Статья 1275. Свободное использование произведения библиотеками, архивами и образовательными организациями
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)Статья 1275. Свободное использование произведения библиотеками, архивами и образовательными организациями
Готовое решение: Как оформить прием на работу по трудовому договору внутреннего совместителя
(КонсультантПлюс, 2026)Общеустановленного порядка ведения личных дел нет. Руководствуйтесь правилами, которые действуют в вашей организации (при наличии). На наш взгляд, достаточно завести только одно личное дело на конкретного работника, а не заводить личные дела по каждой занимаемой работником должности. В это личное дело можно включить все документы, характеризующие его трудовую деятельность у вас, то есть относящиеся как к его основной работе, так и к работе по внутреннему совместительству. Такой вывод сделан с учетом Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД).
(КонсультантПлюс, 2026)Общеустановленного порядка ведения личных дел нет. Руководствуйтесь правилами, которые действуют в вашей организации (при наличии). На наш взгляд, достаточно завести только одно личное дело на конкретного работника, а не заводить личные дела по каждой занимаемой работником должности. В это личное дело можно включить все документы, характеризующие его трудовую деятельность у вас, то есть относящиеся как к его основной работе, так и к работе по внутреннему совместительству. Такой вывод сделан с учетом Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД).