4. Методика расчета необходимой штатной численности административно-управленческого персонала архива

4. Методика расчета необходимой штатной численности

административно-управленческого персонала архива

Штатная численность административно-управленческого персонала архива зависит от характера, объема и сложности выполняемых работ и должна быть лимитирована.

Ориентировочную численность указанного персонала можно устанавливать исходя из процентного отношения к общей численности работников архива. Рекомендуется не менее 16% от общей численности <17>.

------------------------------------

<17> Научная организация управленческого труда в аппарате министерств и ведомств. Межвузовский сборник (МГИАИ). М., 1985. С. 94.

Внутри эта категория работников может иметь следующую структуру: от 15, но не более 20% - директор архива и его заместители; от 60, но не более 70% - начальники отделов, их заместители, экономисты, бухгалтеры, работники кадровой службы; от 15, но не более 20% - технические работники (секретарь руководителя, машинистка, делопроизводитель, кассир, секретарь-машинистка) <18>.

------------------------------------

<18> Наименования должностей даны в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Издание официальное 3-е, дополненное / Минтруда и социального развития РФ. М., 2001; Гребнев Е.Т., Смирнов К.А. Нормирование управленческого труда. М., 1980. С. 66.

Например, в архиве при общей штатной численности 150 человек АУП по норме составит 16%, т.е. 24 человека. Из них: 4 человека (16,6%) - директор и его заместители; 16 человек (66,7%) - начальники отделов и их заместители, кадровая служба, работники бухгалтерии и др.; 4 человека - технические исполнители.

Для расчета численности руководителей разного уровня целесообразно также применять нормы управляемости. Для руководителей (в том числе структурных подразделений) число непосредственно подчиненных может быть от 5 человек, но не более 10 человек <19>.

------------------------------------

<19> Гребнев Е.Т., Смирнов К.А. Нормирование управленческого труда. М., 1980, С. 75; Недоступов М.И., Годионенко В.Е., Чиркова А.В. Нормирование труда. Уч. пос. Т. 1. СПб., 1995. С. 69.

Более точно штатная численность и состав административно-управленческого персонала могут определяться по выполняемым функциям (с учетом установленных лимитов), в том числе для расчета численности специалистов (работников кадрового, бухгалтерского, делопроизводственного обеспечения) - на основе норм времени или выработки. В целях обеспечения реализации уставных функций архива формируется его структура, в соответствии с которой определяется количество руководителей структурных подразделений, а также их заместителей. Для обоснования и оптимизации состава и численности руководителей структурных подразделений (в частности, при создании новых архивов) рекомендуется использовать "Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации" (Приказ Росархива от 11.07.94 N 57); "Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов" (Приказ Росархива от 07.05.98 N 34); "Примерное положение об архивохранилище государственного архива" (Приказ Росархива от 13.02.2001 N 12).

Для работников бухгалтерии, делопроизводственных и кадровых служб расчет штатной численности можно вести на основе норм времени или норм выработки. Для этого используется формула (1):

Чш = (То : Фн) х Кн <20>,

где:

То - общие трудозатраты на объем работы (работ) в часах;

Фн - нормативный фонд рабочего времени одного специалиста за год;

Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы.

------------------------------------

<20> Нормативы времени на работы, выполняемые экономистами по финансовой работе. М.: "Экономика", 1990. С. 54.

Пример расчета численности работников бухгалтерии на выполнение операции "Учет основных средств":

- за год трудозатраты на выполнение операции составили 1770 часов;

- нормативный фонд рабочего времени одного работника условно принимаем за 2000 час. в год;

- Кн = 1,1.

Тогда:

Чш = (1770 : 2000) х 1,1 = 0,97 = 1 человек.

Аналогично рассчитывается необходимая численность работников бухгалтерии для выполнения других работ, операций и процедур. Суммируя полученные данные, определяют необходимую численность в целом на объем предполагаемых работ в год.

При использовании норм обслуживания определяется количество работников по функции "материально-техническое снабжение". Так, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен один кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год <21> или один заведующий складом (заведующий хозяйством) при количестве работающих в организации до 200 человек <22>.

------------------------------------

<21> Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. М., ЦБНТ, 2002. С. 15.

<22> Нормативы численности инженерно-технических работников и служащих объединений гостиничного хозяйства и гостиниц. М., ЦБНТ, 1985. С. 30.