Введение

Методологической основой подготовки Методики расчета штатной численности государственных архивов послужили "Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду". В них "штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих, для производственного и обслуживающего персонала (рабочих)" <1>.

------------------------------------

<1> Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. М., ЦБНТ, 2002. С. 4.

Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.

Методика и формулы расчета необходимой штатной численности рекомендуются для использования в архивах разных типов, уровней подчиненности и независимо от состава документов.

Использование при расчете нормативов по труду является наиболее точным методом определения необходимой численности работников и оценки уровня производительности их труда.

Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в конкретном архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.

Специалисты по основной деятельности - это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование документов, а также занимающиеся сводным планированием и отчетностью по результатам этих направлений деятельности, организацией работы совещательных органов архива.

Исходя из специфики деятельности архивов, реставраторов, фотографов, переплетчиков, операторов микрофильмирующей, копировальной и другой воспроизводящей техники можно условно отнести в особую группу специалистов по основной деятельности как обслуживающих важнейшие направления деятельности архивов - обеспечение сохранности и использование документов. Эти специалисты, как правило, имеют среднее специальное образование или специальную подготовку. Производить расчет их численности следует по формуле, используемой для расчета численности специалистов по основной деятельности.

Административно-управленческий персонал (АУП) - это категория руководителей и специалистов, осуществляющих управление архивом по функциям - общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение. Работники АУП обеспечивают сбор и обработку всей управленческой информации, подготавливают, принимают и реализуют управленческие решения, принимают участие в практическом решении научно-производственных задач.

Инженерно-технические работники (ИТР) - это специалисты различного профиля высшей или средней квалификации, осуществляющие техническое обслуживание имеющегося в архиве кинофотофоно-, микрофильмирующего, реставрационного, копировального оборудования, точной оптической аппаратуры, ПЭВМ и других средств вычислительной техники, а также инженерное обслуживание зданий и помещений архива.

Рабочие и младший обслуживающий персонал (МОП) - работники, не принимающие непосредственного участия в выполнении основных функций архива, но обслуживающие их. Это уборщики помещений и территорий, кладовщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие, обеспечивающие эксплуатацию инженерного оборудования зданий (отопление, водоснабжение, канализация, электрооборудование), контрольно-измерительных приборов и автоматических устройств, установленных на данном оборудовании.

Для расчета необходимой штатной численности работников государственных архивов применяются следующие виды нормативов - норма времени, норма выработки, норма управляемости, норма времени обслуживания и норма обслуживания.

Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников <2> соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки - это установленный объем работы, который один работник или группа работников <2> соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях.

------------------------------------

<2> Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, как правило, рассчитаны на выполнение каждой работы, операции одним исполнителем.

Норма управляемости - это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.

Норма обслуживания - необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания.

Норма времени обслуживания - это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

Расчеты с применением нормативов по труду могут проводиться в различных целях: для определения или уточнения необходимой штатной численности архива в целом - как действующего, так и вновь создаваемого (проектируемого); филиала архива, конкретного подразделения (подразделений) архива; по направлениям деятельности архива; при необходимости обеспечить выполнение архивом мероприятий, предусмотренных межотраслевыми, отраслевыми и региональными программами; при фактическом или прогнозируемом существенном росте объемов комплектования и других видов работ; при изменениях структуры архива, необходимости перераспределения штатов между подразделениями архива, при вводе в эксплуатацию нового здания или реконструкции архива и т.д.