2.1. Организация учета документов архива

│2.1 │Организация │ │ │ │ │

│ │учета │ │ │ │ │

│ │документов │ │ │ │ │

│ │архива │ │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.1 │Ведение книги │Заполнение книги │Поступ- │ │35 │

│ │учета │учета поступлений по │ление │ │ │

│ │поступлений │установленной форме │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.2 │Ведение списка│Заполнение списка │Запись │ │70 │

│ │фондов │фондов по │ │ │ │

│ │ │установленной форме │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.3 │Составление │Внесение в лист │Лист фонда│ │6 │

│ │листов фондов │фонда сведений по │ │ │ │

│ │ │установленной форме │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.4 │Составление │Заполнение на │Карточка │ │20 │

│ │карточек │основании листа фонда│ │ │ │

│ │фондов │карточки фонда по │ │ │ │

│ │ │установленной форме │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.5 │Формирование │ │ │ │ │

│ │и ведение дел │ │ │ │ │

│ │фондов │ │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.5.1│формирование │Включение в дело │Дело фонда│ │12 │

│ │дел фондов │фонда документов │ │ │ │

│ │ │по истории │ │ │ │

│ │ │фондообразователя │ │ │ │

│ │ │и фонда, учетных │ │ │ │

│ │ │документов, │ │ │ │

│ │ │систематизация их │ │ │ │

│ │ │по датам, нумерация │ │ │ │

│ │ │листов, составление │ │ │ │

│ │ │внутренней описи на │ │ │ │

│ │ │документы, включенные│ │ │ │

│ │ │в дело фонда, │ │ │ │

│ │ │составление │ │ │ │

│ │ │листа-заверителя, │ │ │ │

│ │ │подшивка документов │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.5.2│ведение дел │Внесение необходимых │Дело фонда│ │24 │

│ │фондов │изменений в комплекс │ │ │ │

│ │ │документов, входящих │ │ │ │

│ │ │в дело фонда │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.6 │Внесение │Внесение в лист │Изменение │ │20 │

│ │изменений в │фонда необходимых │ │ │ │

│ │листы фондов │сведений о названии, │ │ │ │

│ │ │составе, объеме или │ │ │ │

│ │ │содержании │ │ │ │

│ │ │документов │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.7 │Внесение │Внесение в карточку │Карточка │ │40 │

│ │изменений в │на основании листа │ │ │ │

│ │карточки │фонда необходимых │ │ │ │

│ │фондов │сведений об │ │ │ │

│ │ │изменениях в составе │ │ │ │

│ │ │или содержании │ │ │ │

│ │ │документов фонда │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.8 │Внесение │Внесение в Сведения │Архивный │ │22 │

│ │данных в │данных об изменениях │фонд │ │ │

│ │Сведения │в составе и объеме │ │ │ │

│ │об изменениях │фонда по │ │ │ │

│ │в составе и │установленной форме │ │ │ │

│ │объеме фонда │ │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.9 │Составление │Составление карточки │Карточка │ │50 │

│ │и ведение │на каждое наименова- │ │ │ │

│ │карточных │ние фонда с указанием│ │ │ │

│ │указателей │ссылочных данных и │ │ │ │

│ │фондов │крайних дат докумен- │ │ │ │

│ │ │тов, категории фонда,│ │ │ │

│ │ │систематизация │ │ │ │

│ │ │карточек по схеме, │ │ │ │

│ │ │выбранной архивом │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.10 │Ведение │Ведение реестра по │Опись │ │40 │

│ │реестра описей│установленной форме │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.11 │Внесение │Внесение изменений в │Единица │ │100 │

│ │изменений │учетные документы на │хранения │ │ │

│ │в учетные │основе актов: о │ │ │ │

│ │документы по │технических ошибках │ │ │ │

│ │результатам │в учетных докумен- │ │ │ │

│ │проверки │тах, об обнаружении │ │ │ │

│ │наличия, │документов, не │ │ │ │

│ │реставрации, │относящихся к данному│ │ │ │

│ │описания, рас-│архиву, фонду или не-│ │ │ │

│ │секречивания │учтенных документов, │ │ │ │

│ │документов, │о разделении, │ │ │ │

│ │переработки │объединении дел, о │ │ │ │

│ │описей и │переработке описей, │ │ │ │

│ │других │акта о │ │ │ │

│ │архивных работ│рассекречивании │ │ │ │

│ │ │документов и дел │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.12 │Внесение │Внесение на основании│Выбытие │ │8 │

│ │сведений │соответствующих актов│ │ │ │

│ │в учетные │в список фондов, лист│ │ │ │

│ │документы │фонда (для старых │ │ │ │

│ │о выбытии │поступлений), в │ │ │ │

│ │документов │карточки фонда, в │ │ │ │

│ │ │описи и номерники │ │ │ │

│ │ │сведений о выбытии │ │ │ │

│ │ │документов, состав- │ │ │ │

│ │ │ление новой итоговой │ │ │ │

│ │ │записи в описи по │ │ │ │

│ │ │установленной форме │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.13 │Оформление │Внесение в итоговую │Опись │ │8 │

│ │итоговых │запись описи (в трех │ │ │ │

│ │записей │ее экземплярах) │ │ │ │

│ │в описях │выбывших, уничтожен- │ │ │ │

│ │ │ных по акту, │ │ │ │

│ │ │утраченных, │ │ │ │

│ │ │переданных в другие │ │ │ │

│ │ │фонды (архивы) дел │ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤

│2.1.14 │Выдача (или │При выдаче: │Дело фонда│ │170 │

│ │прием) дел │выемка дела фонда, │ │ │ │

│ │фондов │размещение карты- │ │ │ │

│ │ │заместителя, запись │ │ │ │

│ │ │в книгу учета выдачи │ │ │ │

│ │ │дел фонда │ │ │ │

│ │ │При приеме: │ │ │ │

│ │ │отметка в книге │ │ │ │

│ │ │выдачи о приеме дела │ │ │ │

│ │ │фонда, размещение │ │ │ │

│ │ │его на место хранения│ │ │ │

├───────┼──────────────┼─────────────────────┼──────────┼────────┼────────┤