4.4. Каталогизация документов

│4.4 │Каталогизация │ │ │ │ │

│ │документов │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.1 │Отбор дел для │ │ │ │ │

│ │каталогизации │ │ │ │ │

│ │по описям │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.1.1 │по описям │Просмотр описей │Описатель- │ │600 │

│ │18 века │для отбора дел │ная статья │ │ │

│ │ │на каталогизацию │описи │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.1.2 │по описям │То же │Описатель- │ │1000 │

│ │19 века │ │ная статья │ │ │

│ │ │ │описи │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.1.3 │по описям │ │ │ │ │

│ │20 века: │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.1.3.1 │до 1945 года │То же │Описатель- │ │1300 │

│ │ │ │ная статья │ │ │

│ │ │ │описи │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.1.3.2 │после │То же │Описатель- │ │1600 │

│ │1945 года │ │ная статья │ │ │

│ │ │ │описи │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.2 │Выявление │ │ │ │ │

│ │документов для│ │ │ │ │

│ │каталогизации │ │ │ │ │

│ │по делам: │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.2.1 │18 века │Полистный про- │Единица │ │10 │

│ │ │смотр дела, выяв-│хранения │ │ │

│ │ │ление документов,│ │ │ │

│ │ │подлежащих │ │ │ │

│ │ │каталогизации, │ │ │ │

│ │ │закладка этих │ │ │ │

│ │ │документов для │ │ │ │

│ │ │написания │ │ │ │

│ │ │карточек │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.2.2 │19 века - до │То же │Единица │ │20 │

│ │1917 года │ │хранения │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.2.3 │документов │То же │Единица │ │40 │

│ │советского и │ │хранения │ │ │

│ │постсоветского│ │ │ │ │

│ │периодов │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3 │Создание и │ │ │ │ │

│ │ведение систе-│ │ │ │ │

│ │матического │ │ │ │ │

│ │каталога │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.1 │Составление │Просмотр описи, │Карточка │ │60 │

│ │тематических │вынесение на │ │ │ │

│ │карточек по │карточку по │ │ │ │

│ │заголовкам дел│установленной │ │ │ │

│ │в описях │форме содержания │ │ │ │

│ │ │одного или группы│ │ │ │

│ │ │однородных дел, │ │ │ │

│ │ │простановка │ │ │ │

│ │ │штампа о катало- │ │ │ │

│ │ │гизации дела и │ │ │ │

│ │ │отметка в листе │ │ │ │

│ │ │использования │ │ │ │

│ │ │описи о закатало-│ │ │ │

│ │ │гизированных │ │ │ │

│ │ │делах │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.2 │Составление │ │ │ │ │

│ │тематических │ │ │ │ │

│ │карточек на │ │ │ │ │

│ │выявленные │ │ │ │ │

│ │документы: │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.2.1 │по документам │Просмотр дела, │Карточка │ │20 │

│ │18 века │заполнение │ │ │ │

│ │ │реквизитов │ │ │ │

│ │ │карточки по │ │ │ │

│ │ │установленной │ │ │ │

│ │ │форме, простанов-│ │ │ │

│ │ │ка штампа о │ │ │ │

│ │ │каталогизации на │ │ │ │

│ │ │обложке дела и │ │ │ │

│ │ │отметка в листе │ │ │ │

│ │ │использования │ │ │ │

│ │ │дела о закатало- │ │ │ │

│ │ │гизированных │ │ │ │

│ │ │документах │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.2.2 │по документам │То же │Карточка │ │25 │

│ │19 - 20 веков │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.3 │Индексирование│Изучение содержа-│Карточка │ │170 │

│ │карточек │ния на карточке, │ │ │ │

│ │систематичес- │индексирование │ │ │ │

│ │кого каталога │карточки в │ │ │ │

│ │ │соответствии │ │ │ │

│ │ │со схемой │ │ │ │

│ │ │классификации │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.4 │Систематизация│Группировка │Карточка │ │450 │

│ │карточек сис- │карточек в │ │ │ │

│ │тематического │соответствии │ │ │ │

│ │каталога │со схемой │ │ │ │

│ │ │классификации │ │ │ │

│ │ │данного каталога │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.5 │Включение │Включение отсис- │Карточка │ │260 │

│ │карточек в │тематизированных │ │ │ │

│ │систематичес- │карточек в │ │ │ │

│ │кий каталог │каталог с соблю- │ │ │ │

│ │ │дением принципа │ │ │ │

│ │ │расположения │ │ │ │

│ │ │карточек в данном│ │ │ │

│ │ │каталоге │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.5.1 │с одновремен- │То же с частичной│Карточка │ │180 │

│ │ной частичной │пересистематиза- │ │ │ │

│ │пересистема- │цией отдельных │ │ │ │

│ │тизацией │разделов, уточ- │ │ │ │

│ │отдельных │нением индексов, │ │ │ │

│ │разделов │формированием │ │ │ │

│ │ │новых делений, │ │ │ │

│ │ │пересоставлением │ │ │ │

│ │ │разделителей, │ │ │ │

│ │ │перестановкой │ │ │ │

│ │ │карточек в другие│ │ │ │

│ │ │ящики каталога │ │ │ │

│ │ │(при │ │ │ │

│ │ │необходимости) │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.6 │Составление │Написание второго│Карточка │ │80 │

│ │дублетных │экземпляра │ │ │ │

│ │карточек │карточки, │ │ │ │

│ │ │тождественного │ │ │ │

│ │ │оригиналу │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.7 │Объединение │Изучение содержа-│Карточка │ │110 │

│ │информации на │ния на карточке, │ │ │ │

│ │тематических │заполнение новой │ │ │ │

│ │карточках │карточки по │ │ │ │

│ │ │установленной │ │ │ │

│ │ │форме │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.8 │Редактирование│ │ │ │ │

│ │тематических │ │ │ │ │

│ │карточек: │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.8.1 │без просмотра │Редактирование │Карточка │ │250 │

│ │дел │содержания на │ │ │ │

│ │ │карточке, унифи- │ │ │ │

│ │ │кация текста, │ │ │ │

│ │ │исправление │ │ │ │

│ │ │допущенных │ │ │ │

│ │ │неточностей │ │ │ │

│ │ │в карточке │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.8.2 │с одновремен- │То же с проста- │Карточка │ │140 │

│ │ным индексиро-│новкой индекса на│ │ │ │

│ │ванием │карточке в │ │ │ │

│ │карточек │соответствии │ │ │ │

│ │ │со схемой │ │ │ │

│ │ │классификации │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.8.3 │с просмотром │Полистный │Карточка │ │70 │

│ │дел │просмотр дела с │ │ │ │

│ │ │целью уточнения │ │ │ │

│ │ │полноты и точнос-│ │ │ │

│ │ │ти содержания │ │ │ │

│ │ │карточки, внесе- │ │ │ │

│ │ │ние недостающих │ │ │ │

│ │ │элементов │ │ │ │

│ │ │описания, │ │ │ │

│ │ │редактирование и │ │ │ │

│ │ │унификация текста│ │ │ │

│ │ │на карточке │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.9 │Усовершенст- │Изучение схемы │Карточка │ │80 │

│ │вование │систематизации │ │ │ │

│ │систематичес- │по разделам, │ │ │ │

│ │кого каталога │уточнение содер- │ │ │ │

│ │ │жания на темати- │ │ │ │

│ │ │ческих карточках,│ │ │ │

│ │ │объединение │ │ │ │

│ │ │описаний с │ │ │ │

│ │ │однородной │ │ │ │

│ │ │информацией по │ │ │ │

│ │ │одному фонду или │ │ │ │

│ │ │описи, изменение │ │ │ │

│ │ │индексов, пере- │ │ │ │

│ │ │систематизация │ │ │ │

│ │ │карточек и │ │ │ │

│ │ │включение их в │ │ │ │

│ │ │каталог, внесение│ │ │ │

│ │ │изменений и │ │ │ │

│ │ │дополнений в │ │ │ │

│ │ │схему │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.3.10 │Проверка │Проверка │Карточка │ │500 │

│ │систематизации│правильности │ │ │ │

│ │карточек в │систематизации │ │ │ │

│ │систематичес- │карточек и │ │ │ │

│ │ком каталоге │исправление оши- │ │ │ │

│ │ │бок, неточностей │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.4 │Создание │ │ │ │ │

│ │и ведение │ │ │ │ │

│ │именного │ │ │ │ │

│ │каталога │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.4.1 │Составление │ │ │ │ │

│ │именных │ │ │ │ │

│ │карточек на │ │ │ │ │

│ │выявленные │ │ │ │ │

│ │документы: │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.4.1.1 │досоветского │Полистный │Карточка │ │20 │

│ │периода │просмотр дела, │ │ │ │

│ │ │изучение докумен-│ │ │ │

│ │ │тов, вынесение │ │ │ │

│ │ │на карточку по │ │ │ │

│ │ │установленной │ │ │ │

│ │ │форме фамилий, │ │ │ │

│ │ │имен, отчеств │ │ │ │

│ │ │лиц, упоминаемых │ │ │ │

│ │ │в документах или │ │ │ │

│ │ │являющихся их │ │ │ │

│ │ │авторами, проста-│ │ │ │

│ │ │новка штампа о │ │ │ │

│ │ │каталогизации на │ │ │ │

│ │ │обложке дела │ │ │ │

│ │ │и отметка в листе│ │ │ │

│ │ │использования │ │ │ │

│ │ │дела о закатало- │ │ │ │

│ │ │гизированных │ │ │ │

│ │ │документах │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.4.1.2 │советского и │То же │Карточка │ │40 │

│ │постсоветского│ │ │ │ │

│ │периодов │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.4.2 │Систематизация│Систематизация │Карточка │ │480 │

│ │именных │карточек по │ │ │ │

│ │карточек │алфавиту фамилий,│ │ │ │

│ │ │имен, отчеств, │ │ │ │

│ │ │далее - в │ │ │ │

│ │ │хронологической │ │ │ │

│ │ │или логической │ │ │ │

│ │ │последователь- │ │ │ │

│ │ │ности │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.4.3 │Включение │Включение отсис- │Карточка │ │350 │

│ │именных │тематизированных │ │ │ │

│ │карточек в │именных карточек │ │ │ │

│ │каталог │в каталог │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.4.4 │Проверка │Проверка │Карточка │ │800 │

│ │систематизации│правильности │ │ │ │

│ │карточек в │систематизации │ │ │ │

│ │именном │карточек и │ │ │ │

│ │каталоге │исправление оши- │ │ │ │

│ │ │бок, неточностей │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.5 │Создание │ │ │ │ │

│ │и ведение │ │ │ │ │

│ │алфавитных │ │ │ │ │

│ │картотек │ │ │ │ │

│ │по личному │ │ │ │ │

│ │составу │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.5.1 │Составление │ │ │ │ │

│ │алфавитных │ │ │ │ │

│ │карточек: │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.5.1.1 │по документам │Полистный │Карточка │ │60 │

│ │досоветского │просмотр дела, │ │ │ │

│ │периода │вынесение на │ │ │ │

│ │ │карточку по │ │ │ │

│ │ │установленной │ │ │ │

│ │ │форме фамилий, │ │ │ │

│ │ │имен, отчеств, │ │ │ │

│ │ │должностей и │ │ │ │

│ │ │званий воинского │ │ │ │

│ │ │состава и работ- │ │ │ │

│ │ │ников воинских │ │ │ │

│ │ │частей и учрежде-│ │ │ │

│ │ │ний, простановка │ │ │ │

│ │ │штампа о │ │ │ │

│ │ │каталогизации │ │ │ │

│ │ │на обложке дела и│ │ │ │

│ │ │отметка в листе │ │ │ │

│ │ │использования │ │ │ │

│ │ │дела о закатало- │ │ │ │

│ │ │гизированных │ │ │ │

│ │ │документах │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.5.1.2 │по документам │То же │Карточка │ │100 │

│ │советского и │ │ │ │ │

│ │постсоветского│ │ │ │ │

│ │периодов │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.5.2 │Систематизация│Систематизация │Карточка │ │480 │

│ │карточек │карточек по │ │ │ │

│ │ │алфавиту фамилий,│ │ │ │

│ │ │имен, отчеств и │ │ │ │

│ │ │году рождения │ │ │ │

│ │ │упоминаемых лиц │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.5.3 │Включение │Включение отсис- │Карточка │ │500 │

│ │карточек в │тематизированных │ │ │ │

│ │картотеку │карточек в │ │ │ │

│ │по личному │картотеку │ │ │ │

│ │составу │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.5.4 │Объединение │Объединение │Карточка │ │160 │

│ │информации │поисковых данных │ │ │ │

│ │на карточках │на одно лицо с │ │ │ │

│ │по личному │одновременным │ │ │ │

│ │составу │исключением │ │ │ │

│ │ │дублетных │ │ │ │

│ │ │карточек │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.5.5 │Проверка │Проверка │Карточка │ │800 │

│ │систематизации│правильности │ │ │ │

│ │карточек в │систематизации │ │ │ │

│ │картотеке │карточек │ │ │ │

│ │по личному │ │ │ │ │

│ │составу │ │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.6 │Нумерация │Простановка │Карточка │ │1500 │

│ │карточек │порядковых │ │ │ │

│ │ │номеров на │ │ │ │

│ │ │карточках │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.7 │Написание │Написание │Разделитель│ │90 │

│ │и размещение │разделителей для │ │ │ │

│ │разделителей │рубрик, подрубрик│ │ │ │

│ │в каталоге │каталогов, │ │ │ │

│ │ │размещение │ │ │ │

│ │ │разделителей │ │ │ │

│ │ │в каталогах │ │ │ │

├──────────┼──────────────┼─────────────────┼───────────┼────────┼────────┤

│4.4.8 │Ведение │Заполнение │Запись - │ │40 │

│ │журнала │журнала (книги) │обращение │ │ │

│ │(книги) учета │учета использо- │к каталогу │ │ │

│ │использования │вания каталогов и│ │ │ │

│ │каталогов │картотек по │ │ │ │

│ │ │установленной │ │ │ │

│ │ │форме │ │ │ │

└──────────┴──────────────┴─────────────────┴───────────┴────────┴────────┘