Хранение письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением

Хранение письменных обращений и материалов, связанных

с их рассмотрением

108. Обращения со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела и хранятся в уполномоченном подразделении ФМС России по рассмотрению обращений, территориальных органах.

109. На каждом обращении после принятия окончательного решения проставляется отметка "В дело", дата и подпись руководителя структурного подразделения ФМС России, территориального органа.

110. Обращения, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по календарному году в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

111. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

112. При формировании дел проверяется правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дело подшивать запрещается.

113. Ответственность за сохранность документов по обращениям, законченных делопроизводством, возлагается на уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений, территориальные органы, а находящихся на исполнении - на руководителей структурных подразделений ФМС России, территориальных органов, а также на специалистов, должностных лиц ФМС России, работающих с данной категорией документов.

114. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.

115. Документы по обращениям, подлежащие постоянному хранению, передаются на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.