4.1. Организация приема граждан

4.1.1. Прием граждан руководителями Института осуществляется по предварительной записи (или по прибытии гражданина при условии договоренности с руководителем) по вопросам, относящимся к компетенции Института.

Запись на прием осуществляется в журнале регистрации приема граждан (далее - Журнал) по установленной форме (приложение 2).

В просьбе о личном приеме без предварительной записи или предварительной договоренности гражданину может быть отказано.

4.1.2. Директор Института, его заместители, помощник директора Института и руководители отделений проводят прием граждан в своих рабочих помещениях в удобное для них время по согласованию с обратившимися гражданами.

Конкретное время и дата приема могут уточняться в зависимости от рабочей загрузки руководителя.

4.1.3. Предварительная запись на прием осуществляется работником, выполняющим функции секретаря директора Института, другим уполномоченным работником или самим руководителем по телефону или непосредственно с письменным уточнением вопросов, подлежащих рассмотрению в ходе приема. В ходе записи на прием обратившееся лицо уведомляется о дате и времени проведения приема, а также о порядке прохода в соответствующее здание.

4.1.4. О произведенной записи на прием работник, выполняющий функции секретаря директора Института, не позднее дня, следующего за днем записи, уведомляет соответствующего руководителя Института.

4.1.5. Если поступила письменная просьба о приеме, адресованная руководителю Института, руководитель подразделения, которому поручена подготовка ответа на корреспонденцию, содержащую такую просьбу, обязан согласовать целесообразность проведения приема с лицом, о встрече с которым высказана просьба.

Если руководителем принято решение о проведении приема, дата приема согласовывается с работником, выполняющим функции секретаря директора Института, а лицо, обратившееся с просьбой, заблаговременно письменно уведомляется о назначенной дате и времени приема, о проезде и о порядке прохода в соответствующее здание.

Работник, выполняющий функции секретаря директора Института, вносит соответствующую запись в Журнал.

4.1.6. В случае предварительной записи на прием в ходе подготовительных мероприятий по указанию руководителя, к которому осуществлена запись на прием, ответственным работником Отдела 18 устанавливается кратность устного или письменного обращения гражданина к руководителям Института, для чего анализируются данные о ранее рассмотренных обращениях, дело заявки, если проведение приема связано с ее рассмотрением, другие сведения.

Если устанавливается факт повторного обращения к руководителям Института, то составляется краткая справка, содержащая сведения о хронологии и сути обращений. Справка при необходимости вместе с делом заявки или другими документами передается руководителю Института, к которому осуществлена запись на прием, не позднее дня, предшествующего дню проведению приема.

4.1.7. Не позднее дня, предшествующего дню проведения приема, работник, выполняющий функции секретаря директора Института, уведомляет соответствующую службу о необходимости обеспечения в установленном порядке возможности прохода записавшегося на прием лица в здание, в котором будет осуществляться прием.

4.1.8. Для участия в приеме руководителем Института могут быть привлечены другие работники Института.

4.1.9. В случае приема иностранных граждан руководитель Института при необходимости привлекает в установленном порядке соответствующих работников для сопровождения и оказания языковой поддержки.