XV. Организация архива суда

207. Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив суда.

208. При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются требования, предусмотренные Правилами по ведению архивного хозяйства и Единой государственной системой делопроизводства, а также - изложенные в настоящей Инструкции.

209. В судебных делах, подлежащих сдаче в архив суда, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись находящихся в деле документов и их количество листов в деле заверяется подписью секретаря.

210. Для сдачи дел и материалов в архив суда составляется опись этих дел и материалов в соответствии с правилами работы архивов учреждений, организаций и предприятий (форма N 58).

Опись подписывается председателем суда и секретарем суда (заведующим канцелярией).

211. На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал сданы по описи в архив, и номер самой описи, а также указываются срок хранения в соответствии с Перечнем документов Министерства юстиции, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения документов, год и месяц отбора для уничтожения. Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке архивных номеров.

212. Разрешение на передачу судебного дела в архив дает судья, под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда. При этом судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения.

Разрешив сдачу дела в архив, судья в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа "Архив" ставит дату и свою подпись, а также определяет год (дату), по который включительно дело должно храниться в архиве, или делает надпись "постоянно", если дело подлежит постоянному хранению.

Эти даты переносятся секретарем суда в правый верхний угол учетно-статистических карточек красным карандашом или ручкой с чернилами (пастой) красного цвета.