2.3. Оформление результатов рассмотрения обращения

2.3. Оформление результатов рассмотрения обращения.

2.3.1. Письменные ответы или уведомления по рассмотренным обращениям подписываются директором или заместителем директора департамента - головного исполнителя.

В установленных случаях ответ на обращение подписывается руководством Министерства.

2.3.2. Подписанные письменные ответы на обращения регистрируются Депгосслужбой.

При регистрации на письме проставляется сформированный в системе "Дело" регистрационный индекс. Регистрационный индекс ответа на обращение состоит из индекса структурного подразделения - исполнителя, дефиса, номера обращения, косой черты, затем ставится ПГ (письма граждан). Например: 10-Н-325/пг.

2.3.3. Головной исполнитель передает на регистрацию в Депгосслужбу подписанное письмо-ответ автору обращения, при необходимости, информацию в вышестоящие организации о результатах рассмотрения направленного обращения в двух экземплярах:

первый экземпляр отправляется адресату;

второй экземпляр (с необходимыми визами) вместе с основанием остаются для хранения в Депгосслужбе.

2.3.4. После регистрации головной исполнитель направляет ответ заявителю, как правило, по каналам почтовой связи через экспедицию Депгосслужбы или выдает на руки заявителю под роспись.

Ответ на обращение, полученное через страницу "Общественная приемная" официального сайта Министерства, по предварительной договоренности с автором обращения может быть направлен по каналам электронной почты по указанному автором обращения адресу электронной почты. В этом случае проект письма распечатывается непосредственным исполнителем на бумажный носитель, подписывается руководством головного исполнителя, регистрируется и снимается с контроля в Депгосслужбе и направляется автору обращения указанным способом.

2.3.5. По коллективному обращению ответ направляется на имя гражданина, чья фамилия в обращении проставлена первой.

2.3.6. Обращение считается рассмотренным, если автору дан устный или письменный ответ на все поставленные в нем вопросы.