4. КОНТРОЛЬ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ

4.1. Контроль за выполнением поручений руководства Министерства по обращениям, в том числе полученных во время приема по личным вопросам, и рассмотрением обращений в департаментах Министерства осуществляет Депгосслужба.

Ответственность за организацию рассмотрения обращений в департаментах Министерства возлагается на директора департамента, контроль за рассмотрением обращений осуществляет один из его заместителей.

4.2. Контроль осуществляется за рассмотрением всех письменных обращений, направленных Депгосслужбой в департаменты.

4.3. На обращение, поставленное на контроль, проставляется отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется на первой странице обращения. Отметка о контроле содержит литеру "К" или слово "Контроль" и срок исполнения.

4.4. Рассмотренные обращения или выполненные поручения руководства Министерства по обращению снимаются с контроля, когда:

дан ответ заявителю по поставленным в обращении вопросам;

полностью выполнена резолюция должностного лица, давшего поручение;

при необходимости направлен доклад или информация о выполнении в соответствующие организации или дан ответ по существу заинтересованным лицам;

представлен головным исполнителем в Депгосслужбу подлинник обращения и вся переписка по нему для дальнейшего хранения.

4.5. Департаменты несут ответственность за рассмотрение обращения и выполнение поручения до тех пор, пока обращение или поручение руководства Министерства не снято с контроля.

Обращения и поручения руководства Министерства, не снятые с контроля в установленные сроки, считаются невыполненными.

4.6. Сроки рассмотрения обращений.

Все поступившие в Министерство письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 календарных дней с момента поступления их в Министерство.

Срок рассмотрения обращения составляет 30 дней со дня регистрации письменного обращения в Министерстве. Установленный 30-дневный срок является максимальным. Если обращение не требует проверки или, наоборот, требует срочного вмешательства, то оно должно быть рассмотрено незамедлительно.

В тех случаях, когда обращение требует углубленной проверки изложенных в нем доводов, связанной с запросом документов из других организаций, либо принятия других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть, в порядке исключения, продлены руководством Министерства или уполномоченным на то лицом не более чем на 30 дней. В указанном случае руководство головного исполнителя за три дня до истечения срока представляет письменное предложение руководству Депгосслужбы или Министерства с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения.

О продлении срока рассмотрения обращения головной исполнитель информирует автора обращения.

Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Министерства, направляются руководством соответствующих департаментов Министерства в 7-дневный срок со дня регистрации по принадлежности, о чем уведомляется заявитель.

Ответы на запросы о предоставлении документов или материалов, поступивших непосредственно от органа или должностного лица, рассматривающего обращение, должны направляться головным исполнителем не позднее 15 дней со дня регистрации запросов в Министерстве.

Обращения, по которым даны промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия конкретного решения и ответа автору обращения.

Для снятия с контроля обращения в Депгосслужбу представляется переписка по соответствующему обращению в день подписания ответа.

Обращения, поступившие из редакции газет, журналов и других средств массовой информации, а также выступления и опубликованные в печати материалы, связанные с обращениями граждан, кроме того, обращения, поступившие в Министерство по информационным системам общего пользования, а также с помощью факсимильных аппаратов и каналов электросвязи, в том числе телефонной связи (телефакс), рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

Министерство предоставляет сведения о своей деятельности средствам массовой информации по запросам редакций в 7-дневный срок. Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в 7-дневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции в 3-дневный срок со дня получения письменного запроса информации. В уведомлении должны быть указаны:

причины, по которым запрашиваемая информация не может быть представлена в 7-дневный срок;

дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация;

должностное лицо, установившее отсрочку;

дата принятия решения об отсрочке.