3.1. Прием и регистрация письменных обращений граждан

3.1.1. Все поступающие в Россвязьнадзор обращения граждан подлежат обязательной регистрации и учету.

3.1.2. Обращения работников по личным вопросам регистрируются и рассматриваются в том же порядке, что и граждан.

3.1.3. Регистрация обращений граждан и первичный ввод данных в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) проводится в течение трех дней с момента поступления.

3.1.4. При поступлении письменных обращений граждан проверяется правильность адресования и наличие приложений. Конверты к обращениям граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.

3.1.5. Конверты с пометкой "лично" передаются по назначению без вскрытия.

3.1.6. При регистрации обращений граждан в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп, образец которого приведен в приложении 2, с указанием даты поступления и регистрационного индекса.

3.1.7. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: М-3).

3.1.8. Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе РКФ указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу на документе и в РКФ делается отметка "повторно" и подбирается вся предшествующая переписка. При этом повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в случаях если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по предыдущему обращению либо со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения.

3.1.9. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации обращений граждан:

дата поступления и регистрационный номер;

фамилия, имя, отчество автора обращения;

адрес;

вид доставки;

предыдущие обращения;

источник поступления;

тематика обращения;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

дополнительная информация;

номер и дата ответа на данный документ;

результаты рассмотрения;

контроль исполнения;

ход исполнения;

хранение.