Счет 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям"

146. На этом счете учитываются расчеты с работниками по заработной плате, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и другим выплатам, предусмотренным действующим законодательством, расчеты со студентами, аспирантами и учащимися по стипендиям, а также другим выплатам.

Счет 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям" подразделяется на субсчета:

180 "Расчеты по оплате труда";

181 "Расчеты со стипендиатами";

183 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам в кредитные организации";

184 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям взносов по договорам добровольного страхования";

185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов";

187 "Расчеты по исполнительным и другим документам, прочие расчеты";

188 "Расчеты с военнослужащими по денежному довольствию и прочим выплатам";

189 "Другие расчеты за выполненные работы".

147. На субсчете 180 "Расчеты по оплате труда" учитываются расчеты с работниками учреждений, состоящими и не состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, а также по другим видам начисленного дохода.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ф. 421, другие документы.

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.). В конце месяца по табелю определяется количество отработанных дней (часов) и производятся расчеты их оплаты.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

В соответствии с действующим законодательством заработная плата выписывается не реже чем каждые полмесяца.

Авансовый порядок выплаты определяется коллективными (индивидуальными) трудовыми договорами.

Начисление заработной платы за месяц и выплата за вторую половину месяца производится по расчетно - платежной ведомости ф. 49. В расчетно - платежной ведомости записываются табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы и пособий, выданного аванса, удержанных налогов и других сумм.

Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производятся в записке - расчете о предоставлении отпуска (увольнении) ф. 425. Номер и дата записки должны соответствовать номеру приказа и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении. Начисленные суммы по этим расчетам записываются в расчетно - платежную ведомость, открытую на текущий месяц. В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости на выдачу аванса, заработной платы ф. 389 или расходным кассовым ордерам. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно - платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".

Расчетно - платежные и платежные ведомости подписываются работниками, составившими и проверившими эти ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В централизованных бухгалтериях расчетно - платежные и платежные ведомости составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером в платежной ведомости ф. 389.

По истечении срока выплаты в платежной и расчетно - платежной ведомости против фамилии лиц, у которых заработная плата осталась неполученной, кассир обязан поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано" и составить реестр депонированных сумм ф. 414. В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно - платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи". После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в платежных и расчетно - платежных ведомостях, и подсчета выданных и депонированных сумм на выданные суммы заработной платы составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном порядке и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. На платежных и расчетно - платежных ведомостях проставляется дата и номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег по кассе.

Депонированные суммы на следующий день после срока выдачи заработной платы сдаются на счет в кредитную организацию, и на сданные суммы составляется расходный кассовый ордер.

Для получения сведений о заработной плате работающего ведется карточка - справка ф. 417, в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам суммы начисленной заработной платы по видам, суммы удержаний по видам, сумма к выдаче.

На суммы начисленной заработной платы, суммы пособий производится запись в кредит субсчета 180 и в дебет соответствующих субсчетов счетов 19, 20, 21, 22.

Суммы выплаченной заработной платы и пособий, удержания, произведенные в установленном порядке, записываются в дебет субсчета 180 и кредит субсчетов 120, 160 и соответствующих субсчетов счетов 17, 18 и 19.

На основании расчетно - платежных ведомостей составляется мемориальный ордер 5. В учреждениях, в которых составляется несколько расчетно - платежных ведомостей, и в централизованных бухгалтериях на основании этих ведомостей составляется свод по ф. 405 (мемориальный ордер 5), на расчетно - платежные ведомости по средствам, полученным за счет внебюджетных источников, составляется отдельный свод по ф. 405. К мемориальному ордеру должны быть приложены все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели использования рабочего времени, выписки из приказов о зачислении, увольнении и др.).

Больничные листки (листки нетрудоспособности) подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На каждом листке проставляется номер расчетно - платежной ведомости, в которую он включен для начисления.

148. На субсчете 181 "Расчеты со стипендиатами" учитываются расчеты по стипендиям со студентами, аспирантами и докторантами вузов, научно - исследовательских учреждений и учащихся техникумов, училищ, школ, слушателями курсов и др.

Начисление и выплата стипендий производится в расчетно - платежных ведомостях один раз в месяц на основании приказов.

Оформление расчетно - платежных ведомостей на выплату стипендий производится в порядке, предусмотренном пунктом 147 настоящей Инструкции.

На суммы начисленных стипендий производится запись в кредит субсчета 181, а в дебет этого субсчета записываются суммы произведенных удержаний по исполнительным листам, выданных и не полученных в срок стипендий.

Карточка лицевого счета стипендиата ведется по форме, установленной Министерством образования Российской Федерации, по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

149. На субсчете 183 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам в кредитные организации" учитываются суммы, удержанные из заработной платы работников на основании письменного заявления каждого в отдельности работника, пожелавшего перечислять заработную плату по безналичным расчетам на личный вклад в кредитную организацию.

На суммы, удержанные из заработной платы работников для перечисления на счета по вкладам, кредитуется субсчет 183 и дебетуется субсчет 180. В дебет субсчета 183 записываются суммы, перечисленные в кредитные организации на счета по вкладам работников, при этом кредитуются соответствующие субсчета счетов 09, 10, 11.

Аналитический учет по этому субсчету ведется по каждой кредитной организации в отдельности на карточке ф. 292. При значительном числе вкладчиков учет ведется по каждому лицу и кредитной организации в оборотной ведомости ф. 285.

150. На субсчете 184 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям взносов по договорам добровольного страхования" учитываются суммы, удержанные из заработной платы по поручениям работников в уплату страховых платежей по договорам добровольного страхования путем безналичных расчетов с органами страхования.

Удержание страховых платежей из заработной платы работников и перечисление их на счета органов страхования производится на основании списков и поручений, переданных в бухгалтерию учреждения страховым агентом в установленном порядке.

В кредит субсчета 184 записываются суммы, удержанные из заработной платы, при этом дебетуется субсчет 180.

Суммы, перечисленные на счет органа страхования, записываются в дебет субсчета 184 и кредит соответствующих субсчетов счетов 09, 10, 11.

Аналитический учет по субсчету 184 ведется по каждому органу страхования на карточке ф. 292.

151. На субсчете 185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов" учитываются удержанные из заработной платы членские профсоюзные взносы при безналичной системе расчетов с профсоюзными организациями.

Удержание членских профсоюзных взносов производится при наличии письменных заявлений членов профсоюзов с просьбой о приеме от них членских профсоюзных взносов путем безналичного расчета.

Суммы, удержанные из заработной платы в уплату членских профсоюзных взносов, записываются в кредит субсчета 185 и дебет субсчета 180. На перечисленные суммы производится запись в дебет субсчета 185 и кредит соответствующих субсчетов счетов 09, 10, 11.

Аналитический учет по субсчету 185 ведется по каждой профсоюзной организации на карточке ф. 292.

152. На субсчете 187 "Расчеты по исполнительным и другим документам, прочие расчеты" учитываются суммы, удержанные из заработной платы и стипендий по исполнительным листам и другим документам, а также расчеты по выданным ссудам за счет средств на материальное поощрение и социальные выплаты (субсчет 240).

Суммы, удержанные из заработной платы и стипендий по исполнительным листам и другим документам, записываются в кредит субсчета 187 и дебет соответствующих субсчетов 180, 181, 188. В дебет субсчета 187 записываются перечисленные и выданные суммы, при этом кредитуются соответствующие субсчета счетов 09, 10, 11, 12.

Аналитический учет расчетов по исполнительным листам и другим документам ведется по каждому получателю с указанием фамилии или организации, номера, даты и срока действия исполнительного листа или другого документа, суммы (процента) удержаний на карточке ф. 292.

153. На субсчете 188 "Расчеты с военнослужащими по денежному довольствию и прочим выплатам" учитываются расчеты с военнослужащими по их денежному содержанию, компенсациям взамен вещевого довольствия, продовольственного пайка, возмещению стоимости проездных документов за проезд в отпуск и другим выплатам, предусмотренным действующим законодательством. Начисление и выплата денежного довольствия осуществляется в порядке, предусмотренном по счету 180 (пункт 147 настоящей Инструкции).

154. На субсчете 189 "Другие расчеты за выполненные работы" учитываются расчеты по суммам гонорара, выплачиваемого нештатному составу (композиторам, артистам, авторам) за работы и выступления по договорам и разовым заказам, в телевизионных и радиопередачах и др.

В кредит субсчета 189 записываются суммы начисленного гонорара, при этом дебетуются соответствующие субсчета счетов 20, 22. В дебет субсчета 189 записываются удержанные в установленном порядке налоги и выплаченные суммы гонорара.

В необходимых случаях для получения сведений о суммах выплаченного гонорара по каждому получателю может вестись карточка - справка ф. 417.