19. Контроль за ведением делопроизводства

19.1. Осуществление оперативного контроля за прохождением документов, их регистрация и учет в судебных составах и подразделениях ведутся в электронной базе данных и на контрольно-регистрационных карточках, а в необходимых случаях - также в журналах установленной формы.

19.2. Администратор суда совместно с отделом делопроизводства при привлечении специалистов других судебных составов и подразделений не реже одного-двух раз в год проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях.

Справки по итогам проверки представляются руководству арбитражного суда.

19.3. Администратор суда совместно с отделом делопроизводства периодически, не реже двух раз в год, проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, печатей, штампов, условия хранения судебных дел и документов, своевременную передачу судебных дел, "Апелляционных производств" и "Кассационных производств" в архив, контролирует правильность их оформления и оформления судебных дел и документов, своевременность введения информации в АИС "Судопроизводство" и "Делопроизводство". О результатах проверки докладывается руководству суда, руководителям судебных составов и подразделений.

19.4. Под документооборотом понимается процесс движения документа от момента его подготовки, создания и исполнения до передачи в архив или уничтожения.

Отдел делопроизводства и специалисты по делопроизводству судебных составов и подразделений ведут учет объема документооборота, как правило, за полугодие и по итогам года.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных, созданных и отправленных в арбитражном суде за соответствующий отрезок времени.

19.5. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета его копий и приложений к нему.

19.6. Количество печатных тиражируемых документов подсчитывается отдельно по журналам учета выполненных работ в группе автоматизированной подготовки документов и копировально-множительном бюро.

19.7. Показатели документооборота используются для анализа объема работы, определения достаточности технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

19.8. При необходимости судебные составы и подразделения вносят предложения администратору суда и в отдел делопроизводства по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.