2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо (группа лиц), создавшее документ, или от чьего имени он составлен;

бланк документа (электронный шаблон бланка документа) - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа, расположенными в определенном порядке;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения и обуславливающее его юридическую силу;

виза - реквизит документа, подтверждающий согласование документа или ознакомление с ним должностным лицом организации;

выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

дело (электронное) - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения;

делопроизводство - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть;

номенклатура дел - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

опись - архивный справочник и учетный документ архива, представляющий информацию на уровне описания единицы хранения/единицы учета, а также в установленных случаях на уровне документа, его страховой копии, структурированный в соответствии со схемой систематизации дел фонда;

ответственный за делопроизводство - работник структурного подразделения, который назначается приказом ППК "Роскадастр" для обеспечения учета и прохождения документов в установленные сроки, контроля исполнения и информирования о состоянии исполнения документов;

оформление документа - часть процесса документирования, включающая проставление на документе реквизитов;

печать (оттиск печати) - реквизит документа на бумажном носителе, подтверждающий подлинность подписи должностного лица и его полномочия по подписанию документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа;

резолюция - реквизит документа, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

регистрация документа - запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты;

реквизит документа - структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации;

унифицированная форма документа - нормативно установленный формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

формирование (электронного) дела - группирование документов в (электронное) дело и их систематизация;

штамп - устройство, содержащее клише, как правило, прямоугольной формы, для нанесения на бумагу отметок служебного, справочного, учетного характера;

экспертиза ценности документов - деятельность по установлению сроков хранения документов, отбора их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов на основании требований нормативных правовых актов и критериев экспертизы ценности документов;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись - информация в электронной форме, требования которой установлены нормативно, предназначенная для подписания, согласования (визирования) и утверждения электронных документов;

юридическая сила документа - свойство документа устанавливать и подтверждать правоотношения, формировать правовые последствия.