3.4.6. Протоколы совещаний (заседаний)

3.4.6.1. Протоколами в центральном аппарате ППК "Роскадастр" оформляются решения, принятые на совещаниях у генерального директора, заместителей генерального директора, главного бухгалтера - финансового директора, начальников (заместителей начальников) СПЦА ППК "Роскадастр" (далее - совещания), за исключением решений, принятых на совещаниях, проводимых в целях изучения деловых и управленческих качеств кандидатов для назначения (перевода) на вакантные должности в ППК "Роскадастр".

3.4.6.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе совещания (заседания), сбор материалов и подготовка проекта протокола возлагаются на структурное подразделение, ответственное за подготовку соответствующего протокола.

Проект протокола совещания у генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) разрабатывается структурным подразделением или работником, назначенным ответственным за проведение совещания по решению генерального директора, подписывается секретарем и представляется генеральному директору ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющему его обязанности) в срок не позднее одного рабочего дня после проведения совещания, если иное не предусмотрено актами ППК "Роскадастр".

Ответственность за представление на подпись генеральному директору корректных версий проектов протоколов возлагается на должностных лиц, ответственных за их подготовку.

Протоколы совещаний у генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности), заместителей генерального директора ППК "Роскадастр", а также выписки из протоколов указанных совещаний подготавливаются и оформляются структурными подразделениями, назначенными ответственными за проведение совещания. Хранятся указанные протоколы в Административном управлении, если иное не установлено распорядительными актами ППК "Роскадастр".

Протоколы внутренних рабочих групп и временных совещательных органов, создаваемых в ППК "Роскадастр", регистрируются и хранятся в Административном управлении, если иное не установлено распорядительными актами ППК "Роскадастр".

Протоколы совещаний оформляются на стандартных листах бумаги с необходимыми реквизитами протокола.

3.4.6.3. Подписанные протоколы совещаний у генерального директора (лица, исполняющего его обязанности), заместителя генерального директора, главного бухгалтера - финансового директора регистрируются Административным управлением, если иное не установлено распорядительными актами ППК "Роскадастр".

Подписанные протоколы внутренних рабочих групп и временных совещательных органов, создаваемых в ППК "Роскадастр", регистрируются Административным управлением, если иное не установлено распорядительными актами ППК "Роскадастр".

Подписанные протоколы собраний структурных подразделений регистрируются и хранятся в структурном подразделении, ответственном за проведение совещания (заседания), и формируются в соответствующие номенклатурные дела. если иное не установлено распорядительными актами ППК "Роскадастр".

Протоколы совещаний рассылаются в соответствии с указателем рассылки протокола.

Указатель рассылки протокола совещания (заседания) составляет и подписывает работник, а также начальник структурного подразделения, ответственного за подготовку данного совещания (заседания). В указатель рассылки протокола совещания включаются должностные лица ППК "Роскадастр" по указанию председательствующего.

3.4.6.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов (организаций), принимавших участие в заседании.

Регистрационный номер протокола совещания состоит из порядкового номера для каждой группы протоколов в пределах календарного года, первых букв имени и фамилии должностного лица ППК "Роскадастр", подписавшего протокол, через дефис, косой черты, календарного года, например:

N 1-ТГ/2026,

где 1 - порядковый регистрационный номер в СЭД в пределах календарного года, ТГ - первые буквы имени и фамилии генерального директора ППК "Роскадастр", 2026 - год, в пределах которого осуществляется регистрация.

В исключительных случаях допускается изменение порядка написания буквенного обозначения.

Регистрационный номер протокола заседания правления ППК "Роскадастр" состоит из порядкового номера в пределах календарного года.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом.

3.4.6.5. Протоколы совместных заседаний с иными государственными органами (организациями) оформляются на стандартном листе бумаги и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов (организаций), принимавших участие в заседании, оформленные через косую черту в той последовательности, в какой они указаны в протоколе.

3.4.6.6. Протокол имеет реквизиты, которые располагаются в следующем порядке:

наименование компании (указывается полное официальное наименование ППК "Роскадастр");

вид документа (если протокол оформляется на стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом N 14 и выравнивается по центру текстового поля);

наименование вида заседания или совещания (отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля);

место проведения совещания (заседания) (печатается через двойной межстрочный интервал после реквизита "вид заседания или совещания", отделяется от него чертой и выравнивается по центру текстового поля);

дата и номер протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через двойной межстрочный интервал после предыдущего реквизита; номер протокола обозначается цифрами и может включать буквенные индексы);

текст протокола (печатается через полуторный межстрочный интервал или через одинарный межстрочный интервал в случае подготовки многостраничного протокола);

подпись (отделяется от текста тремя межстрочными одинарными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию);

наименование должности (печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки);

расшифровка подписи (располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем).

3.4.6.7. Протоколы в центральном аппарате ППК "Роскадастр" издаются в форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются должность, инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших лиц, повестка дня. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке). Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола указывается общее количество присутствующих и дается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру текстового поля размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала.

Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса (СЛУШАЛИ:). Фамилии и инициалы печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Если содержание докладов и выступлений прилагается к протоколу в виде отдельных материалов, то в этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на совещании (заседании) и секретарем совещания (заседания).

3.4.6.8. Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.4.6.9. Контроль исполнения пунктов протоколов совещаний у руководства ППК "Роскадастр" (за исключением протоколов совещаний у генерального директора ППК "Роскадастр") осуществляет структурное подразделение, ответственное за проведение совещания. Контроль исполнения пунктов протоколов совещаний у генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) осуществляет Административное управление.

3.4.6.10. Оригиналы протоколов, регистрируемых в Административном управлении, хранятся в Административном управлении, где формируются в соответствующие номенклатурные дела. Оригиналы приложений к протоколам заседаний правления ППК "Роскадастр" хранятся в структурном подразделении, подготовившем данный документ, и формируются в соответствующие номенклатурные дела.

Протоколы совещаний, которые хранятся в структурном подразделении, формируются в соответствующие номенклатурные дела.

Образец оформления протокола приведен в приложении N 9 к Инструкции.