5.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример:

В дело N 01-18 за 2024 г.

Зав. отделом корпоративных проектов

Подпись

05.12.2024

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: "Направлен ответ (дата), (N)", "Проведена консультация по телефону (дата)", "Учтено при разработке проекта" и др. Сведения указываются в начале отметки.

Пример:

Ответ направлен 04.05.2024 N 05-06/12

В дело N 05-06 за 2024 г.

Зав. отделом корпоративных проектов

Подпись

04.05.2024

Функцию отметки о направлении документа в дело в электронном виде (как электронных документов, так и электронных копий документов) выполняют соответствующие метаданные, для которых должны быть предусмотрены поля в электронных регистрационных карточках СЭД.