85. Организация хранения архивных документов представляет собой совокупность действий, обеспечивающих условия для хранения и поиска документов в архиве.

Хранение архивных документов в организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят:

а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

б) организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

в) выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов, в соответствии с порядком, установленным главой VIII Правил;

д) обеспечение возможности проведения специалистами физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической и технической обработки архивных документов;

е) описание (составление описей дел, документов) и своевременная постановка архивных документов на учет, в соответствии с пунктами 62 - 72 и главой IX Правил (п. 76 Правил).

86. В зависимости от масштаба организации и, соответственно, объемов архивных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов по личному составу применяется один или несколько из вариантов архивного хранения документов:

а) в здании, отвечающем требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <39>;

--------------------------------

<39> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020. Рег. N 58396), глава III. URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище;

в) запирающихся шкафах или сейфах (п. 77 Правил).

Помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 76 Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям <40>.

--------------------------------

<40> Технический регламент о безопасности зданий и сооружений: Федеральный закон от 30.12.2009 N 384-ФЗ (с изменениями на 25 декабря 2023 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. N 1. Ст. 5; Градостроительный кодекс Российской Федерации от 29.12.2004 N 190-ФЗ. URL: https://docs.cntd.ru/document/901919338 (дата обращения: 19.10.2025).

Для крупных организаций с разветвленной структурой, большим количеством территориальных подразделений и подведомственных организаций целесообразно разместить архив в отдельном здании, отвечающем требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <41>.

--------------------------------

<41> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020. Рег. N 58396), глава III. URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

При размещении архивных документов в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище необходимо обеспечить выполнение следующих требований:

Архивохранилище должно:

а) отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;

б) иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;

в) сохранять стабильность температурно-влажностного режима;

г) иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;

д) не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

е) не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;

ж) не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

Расчет необходимой площади архивохранилища рекомендуется производить с учетом расположения стеллажей и их наполнения в соответствии с пунктом 82 Правил, а также с учетом возможности размещения 400 единиц хранения на 1 кв.м. площади архивохранилища (п. 78 Правил).

Каждому архивохранилищу присваивается номер, который отражается в топографических указателях (п. 95 Правил).

При необходимости выделяются также помещения, предназначенные для приема и временного хранения документов, их адаптации к новым условиям (акклиматизации); помещение для предоставления доступа к архивным документам (читальный зал или просмотровая комната, или участок выдачи документов и информационно-поисковых средств); рабочие комнаты сотрудников архива (лиц, ответственных за архив), которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы (п. 79 Правил). Помещения административно-хозяйственного, технического и бытового назначения относятся к вспомогательным помещениям.

Архивные документы могут размещаться в запирающихся шкафах и сейфах, если их количество составляет 500 и менее единиц хранения.

87. Помещения архивохранилища оснащаются металлическими одно- и (или) двухсторонними стационарными, передвижными и (или) мобильными стеллажами, шкафами, сейфами или контейнерами (п. 80 Правил). Требования к конструкции стеллажей, металлических шкафов и антресолей устанавливаются национальными стандартами Российской Федерации <42>.

--------------------------------

<42> ГОСТ Р 56356-2015 "Стеллажи металлические для архивов. Технические условия" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 10.03.2015 N 122-ст). URL: https://docs.cntd.ru/document/1200118884 (дата обращения: 19.10.2025); ГОСТ Р 56513-2015 "Шкафы металлические архивные. Технические условия" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.07.2015 N 880-ст). URL: https://docs.cntd.ru/document/1200122212 (дата обращения: 19.10.2025).

При расстановке стеллажей в архивохранилище предпочтение должно отдаваться их перпендикулярной ориентации по отношению к стенам с оконными проемами и размещению на удалении не менее 1 м от источников тепла (п. 81 Правил). При расстановке стеллажей (шкафов, сейфов) в архивохранилище рекомендуется предусматривать следующие расстояния между:

а) торцами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

б) рядами стеллажей (межстеллажный проход) - не менее 75 см;

в) стеллажами, параллельными стене, и наружной стеной здания - не менее 75 см;

г) торцом стеллажа и стеной - не менее 45 см;

д) верхней полкой стеллажа и потолком - 50 см;

е) нижней полкой стеллажа и полом - не менее 15 см (в цокольных этажах - не менее 30 см) (п. 82 Правил).

Размещение мобильных стеллажей производится с учетом особенностей помещений и размещаемого оборудования.

В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Не разрешается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для их хранения местах (п. 80 Правил).

88. Перед размещением на стеллажах в архивохранилище архивные документы помещаются в первичные средства хранения:

а) на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

б) аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

в) электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей (п. 83 Правил).

Первичные средства хранения нумеруются в пределах описи и (или) фонда.

На первичном средстве хранения указываются номер и название фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем (п. 84 Правил).

Информация может быть дополнена штрихкодом и радиочастотным идентификатором (пассивные RFID-метки).

89. При размещении архивных документов следует руководствоваться следующими правилами:

- все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилище на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов;

- документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах;

- коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;

- документы постоянного хранения на бумажном носителе размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения (за исключением документов по личному составу) - в связках;

- дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом, непереплетенные или дела в связках должны размещаться горизонтально;

- документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

90. Для документов, имеющих срок хранения до 10 лет включительно, место и условия хранения организация вправе выбрать самостоятельно. Главным требованием к такому хранению является необходимость обеспечить сохранность этих документов в течение установленных сроков. Особенно внимательно следует отнестись к делам, имеющим отметку ЭПК, поскольку после завершения срока хранения такого дела на следующем этапе экспертизы ценности в его составе могут быть выделены документы с постоянным сроком хранения.

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно могут храниться в структурных подразделениях или могут помещаться на хранение в архивохранилище и учитываться на основании номенклатуры дел за истекшие годы.

91. Учитывая высокую стоимость оборудования, необходимого для создания и поддержания нормативных условий хранения архивных документов, организации могут создавать и использовать общее архивохранилище, что требует отдельного правового регулирования данного решения между этими организациями, а также на основе договора возмездного оказания услуг передать эту функцию организации, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов и которая может подтвердить обеспечение соблюдения всех условий и режимов архивного хранения (п. 5 Правил).

92. Выбранные для хранения архивных документов помещения необходимо оборудовать для обеспечения противопожарного (п. 85 Правил), светового (п. 87 Правил), температурно-влажностного (п. 88 - 89 Правил) режимов. Оборудование помещения должно осуществляться специализированными организациями.

93. Соблюдение противопожарного режима в здании и (или) помещениях архива должно соответствовать требованиям нормативных актов <43>.

--------------------------------

<43> О пожарной безопасности: Федеральный закон от 21.12.1994 N 69-ФЗ (с изменениями на 7 июля 2025 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации. 1994. N 35. Ст. 3649; Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации: постановление Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 N 1479. URL: https://docs.cntd.ru/document/565837297 (дата обращения: 19.10.2025); Об утверждении Административного регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по предоставлению государственной услуги по регистрации декларации пожарной безопасности и формы декларации пожарной безопасности: приказ МЧС России от 16.03.2020 N 171 (зарегистрировано в Минюсте России 17.04.2020. Рег. N 58127). URL: https://docs.cntd.ru/document/564672837 (дата обращения: 19.10.2025).

Меры пожарной безопасности разрабатываются в соответствии с законодательством Российской Федерации по пожарной безопасности, а также на основе опыта борьбы с пожарами, оценки пожарной опасности веществ, материалов, технологических процессов, изделий, конструкций, зданий и сооружений.

Разработка и реализация мер пожарной безопасности для организаций, зданий, сооружений и других объектов, в том числе при их проектировании, должны в обязательном порядке предусматривать решения, обеспечивающие эвакуацию людей и архивных документов при пожарах.

Меры пожарной безопасности должны быть изложены в инструкции о мерах пожарной безопасности, которая утверждается руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом.

Должен осуществляться расчет категорий по пожаробезопасности и взрывопожарной безопасности по всем помещениям архива, этому расчету должно соответствовать оборудование и средства первичного пожаротушения.

Осуществляется назначение ответственных и проведение инструктажей по пожарной безопасности.

Должны приниматься меры по электробезопасности, очистке эвакуационных путей, содержанию помещений и территорий.

Требования к помещениям устанавливаются в зависимости от их назначения (требования к архивохранилищам соответствуют требованиям к складским помещениям, библиотекам; требования к иным помещениям - к офисным помещениям, объектам для круглосуточного проживания людей и др.).

В архивохранилище должна быть установлена металлическая противопожарная дверь.

Архивохранилище должно быть оборудовано средствами пожаротушения и противопожарным оборудованием, соответствующим нормативным требованиям <44>.

--------------------------------

<44> Об утверждении требований к оснащению объектов защиты автоматическими установками пожаротушения, системой пожарной сигнализации, системой оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре: постановление Правительства Российской Федерации от 01.09.2021 N 1464. URL: https://docs.cntd.ru/document/608501243 (дата обращения: 19.10.2025).

При оснащении архивохранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы. Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования.

Решение об оснащении огнетушителями стационарными и переносными должно приниматься руководителем организации в соответствии с правилами противопожарного режима в Российской Федерации. Соблюдение правил пожарного режима удостоверяется актами проверок пожарного надзора.

В организации должны быть заключены договоры с организациями, имеющими лицензию на обслуживание противопожарного оборудования. Их наличие проверяется в ходе проверок органами государственного пожарного надзора, в результате которых составляется акт проверки. Ответственными за соблюдение мер пожарной безопасности и требований являются:

- в организации - руководитель и его заместители в соответствии с распределением обязанностей;

- в структурных подразделениях - руководители структурных подразделений;

- в архивохранилище и других помещениях архива - сотрудники, назначенные ответственными за соблюдение внутреннего распорядка и пожарной безопасности в конкретном помещении.

При строительстве, реконструкции и капитальном ремонте общественных зданий и сооружений, в которых размещается архив, в том числе при изменении их функционального назначения, следует руководствоваться СП 118.13330.2022 "Свод правил. Общественные здания и сооружения. СНиП 31-06-2009" <45>.

--------------------------------

<45> СП 118.13330.2022 "Свод правил. Общественные здания и сооружения. СНиП 31-06-2009" (утв. и введен в действие приказом Минстроя России от 19.05.2022 N 389/пр). URL: https://docs.cntd.ru/document/351102147 (дата обращения: 19.10.2025).

94. Постоянное хранение архивных документов осуществляется в темноте в первичных средствах хранения (папках, коробках, футлярах, шкафах, на стеллажах закрытого типа). Защита документов от разрушающего действия естественного света должна осуществляться во всех помещениях при любых видах работы с документами.

При естественном освещении должны быть применены на окнах светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи.

При искусственном освещении разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности (п. 87 Правил) <46>.

--------------------------------

<46> О пожарной безопасности: Федеральный закон от 21.12.1994 N 69-ФЗ. Ст. 3, 16; Технический регламент о требованиях пожарной безопасности: Федеральный закон от 22.07.2008 N 123-ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации. 2008. N 30. Ст. 3579.

Все виды светильников должны быть удалены от первичных средств хранения с архивными документами не менее чем на 50 см.

95. Нормативный температурно-влажностный режим обеспечивается в процессе выбора помещения архивохранилища и его оборудования (п. 88 Правил). Контроль за соблюдением температурно-влажностного режима обеспечивает руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Конкретные операции по снятию показаний контрольно-измерительных приборов и записи их в журнал может осуществлять один из работников архива (лицо, ответственное за архив).

Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:

а) для документов на бумажном носителе температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%;

б) для аудиовизуальных документов - в соответствии с пунктом 5.14 Правил, утвержденных приказом N 24;

в) для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8 - 18°C и 45 - 65%;

г) для документов на оптических дисках - 10 - 23 °C и 20 - 50% (п. 88 Правил).

При этом не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10% (п. 89 Правил).

При выявлении нарушений температурно-влажностного режима работник архива (лицо, ответственное за архив) предпринимает меры для ликвидации неисправности. Меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима, также отражаются в журнале.

После ликвидации нарушения проверка температуры и относительной влажности воздуха проводится один раз в сутки в течение месяца.

Если нарушение температурно-влажностного режима сопровождалось изменением относительной влажности воздуха выше 65% или ниже 40%, после ликвидации неисправности принимаются меры по нормализации уровня влажности (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время с помощью контрольно-измерительных приборов (термометра, гигрометра или термогигрометра) (п. 90 Правил). Контрольно-измерительные приборы размещаются в одной или нескольких контрольных точках архивохранилища (в зависимости от конструкционных особенностей и площади) вдали от отопительных и вентиляционных систем на высоте не менее 1 м от пола.

Измерения параметров воздушной среды должны осуществляться:

а) в специализированном здании - не реже 1 раза в неделю;

б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - не реже 2 раз в неделю;

в) при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки (п. 90 Правил).

Организация обязана проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.

При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения (п. 91 Правил).

В журнале регистрации температурно-влажностного режима также отражаются результаты проверки правильности показаний контрольно-измерительных приборов. Поверка контрольно-измерительных приборов должна проводиться в соответствии с требованиями, содержащимися в технической документации на данные приборы. При наличии автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в автоматическом режиме, в том числе в электронном виде.

96. В здании или помещении архива должен соблюдаться охранный режим, который обеспечивается путем оборудования здания или помещений архива средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в них, а также соблюдением порядка сдачи/снятия охраны помещения архивохранилища и порядка доступа в него, установленного локальным нормативным актом организации (п. 86 Правил).

Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат:

- помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы;

- помещения для размещения оборудования СХЭД (серверного оборудования).

Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

Обслуживание системы охранной сигнализации должно осуществляться организациями, имеющими лицензию, на основании договора. Также рекомендуется оснащение архивов техническими средствами тревожной сигнализации в виде тревожной кнопки для связи с группой быстрого реагирования.

Окна помещений первого этажа, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, рекомендуется оборудовать распашными запирающимися решетками, открывающимися наружу. Если архив размещен в здании, являющемся памятником архитектуры, что исключает установку решеток, следует укрепить остекление окон пленкой бронирующего класса на стекла.

В организации разрабатывается и утверждается локальный нормативный акт, который должен быть направлен:

- на охрану территории и объектов организации;

- на предотвращение бесконтрольного доступа посторонних лиц на территорию охраняемых объектов и внутри охраняемых объектов;

- на предотвращение несанкционированного выноса, вывоза (вноса, ввоза) имущества, оборудования, материальных ценностей с территории охраняемых объектов (на территорию объектов);

- на обеспечение внутреннего распорядка и мер пожарной безопасности на охраняемых объектах;

- на обеспечение личной безопасности, защиты жизни и здоровья работников и посетителей организации;

- на своевременное выявление угроз безопасности, а также потенциально опасных условий, способствующих нанесению материального и морального ущерба охраняемым объектам и хранящимся в них имуществу, оборудованию, материальным ценностям.

В локальном нормативном акте устанавливаются контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, порядок их сдачи под охрану и снятия с охраны, порядок хранения, получения и сдачи ключей.

В случае если организация заключает договор на охрану с органами внутренних дел или организациями, имеющими лицензии на охранную деятельность, локальный нормативный акт согласовывается с ними.

97. В архивохранилищах необходимо не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку полов, обеспыливание оборудования и первичных средств хранения, обработку цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков (п. 92 Правил). Также проводится регулярный контроль уборки в рабочих помещениях.

Рекомендуется не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) проводить профилактические осмотры архивных документов (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилищ для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. Осмотр архивных документов проводится работником (лицом, ответственным за архивное хранение) с составлением докладной записки по результатам осмотра для организации санитарно-гигиенической обработки.

Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации (п. 93 Правил).