4. Комплектование архива государственного органа, органа местного самоуправления, организации

38. Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Профиль архива организации обусловлен ее функциями и сферой деятельности.

Архив комплектуется документами АФ РФ, документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, которые включаются в его архивный фонд (п. 34 Правил).

Документы АФ РФ - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. К числу документов по личному составу относятся не все документы системы кадровой документации, а только длительных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения.

В архив организации подлежат передаче архивные документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации, ее коллегиальных органов, представительств, филиалов, иных обособленных подразделений, предшественников обособленных подразделений (при наличии), профсоюзных организаций, осуществлявших деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19.05.1995 N 82-ФЗ "Об общественных объединениях" <26>, а также ликвидационных комиссий (ликвидаторов) (п. 35 Правил).

--------------------------------

<26> Об общественных объединениях: Федеральный закон от 19.05.1995 N 82-ФЗ (с изменениями на 31 июля 2025 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. N 21. Ст. 1930.

Профсоюзные организации действуют на основании федерального закона от 12.01.1996 N 10-ФЗ "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности" <27>. Первичная профсоюзная организация независима в своей деятельности от организации и подчиняется профсоюзному органу.

--------------------------------

<27> О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности: Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ (с изменениями на 21 декабря 2021 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. N 3. Ст. 148.

В архивы федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности, поступают также архивные документы, образовавшиеся в деятельности подведомственных им организаций, в соответствии с положениями об архивах федеральных органов исполнительной власти и уставами организаций (п. 36 Правил).

В соответствии с п. 37(б) Правил в архив организации поступают документы постоянного срока хранения, не вошедшие в состав АФ РФ. К таким документам относятся документы со сроком хранения "До ликвидации организации", а также все документы с постоянным сроком хранения в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов.

Поступающие на хранение в архив архивные документы являются частью документального фонда организации и составляют ее архивный фонд (п. 9 Правил).

39. Архивные документы систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов - архивным фондам (п. 38 Правил).

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой, являющаяся учетной и классификационной единицей.

Организация (юридическое лицо), в деятельности которой образуется архивный фонд, называется фондообразователем.

Понятия архивного фонда и фондообразователя являются важными для реализации основного принципа классификации архивных документов в архиве - принципа происхождения, который требует при отнесении документов к тому или иному архивному фонду обеспечения связи документов с фондообразователем в целях организации их хранения.

Фондовая организация хранения архивных документов является результатом классификации их на основе принципа происхождения.

40. При формировании архивного фонда важным этапом является работа по фондированию архивных документов.

Фондирование документов - определение принадлежности архивных документов конкретному архивному фонду и хронологических границ архивного фонда.

Определение фондовой принадлежности архивных документов осуществляется работниками архива и проводится:

- при создании архива организации;

- при поступлении в архив документов, относящихся к другому фонду;

- при создании в архиве нового фонда (например, фонда документов известного деятеля науки, искусства, работавшего в организации, и др.);

- при возникновении ситуаций, связанных с созданием новых единиц административно-территориального деления, организационно-правовой формы организации, которые могут повлечь за собой создание нового архивного фонда.

41. Определение фондовой принадлежности в архиве организации основывается главным образом на принципе "одна организация, являющаяся самостоятельным юридическим лицом, - один фонд".

Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

- до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатной численности организации;

- до и после изменения местонахождения юридического лица;

- в случае смены учредителя, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменение профиля деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации (полномочий, функций, объекта деятельности) (п. 40 Правил);

- в случае восстановления с теми же функциями организации, деятельность которой ранее была прекращена.

Организации, подвергшиеся реорганизации с изменением характера и содержания основной деятельности, формы собственности и др., могут хранить более одного фонда. Организации вправе выделять и хранить фонды личного происхождения, включающие документы работавших в организации деятелей науки, техники, культуры, искусства и др., созданные в период их работы в организации <28>.

--------------------------------

<28> Подробнее см.: Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД; сост. Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. М., 2006.

42. Видами архивных фондов являются объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Объединенный архивный фонд - архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.

При реорганизации государственной или муниципальной организации в форме преобразования с изменением формы собственности ее имущества из ее архивных документов и архивных документов вновь созданной организации допускается формирование объединенного архивного фонда (п. 41 Правил), в случае если вновь созданная организация становится источником комплектования государственного (муниципального) архива и осуществляет передачу архивных документов в государственную (муниципальную) собственность.

Признаками образования объединенных архивных фондов являются:

- однородность деятельности (объединение однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций);

- подчиненность (объединение руководящего органа и подчиненных ему организаций);

- единство объекта деятельности (объединение организаций, связанных между собой единством объекта деятельности);

- преемственность (объединение организаций, последовательно сменявших друг друга с полной или частичной передачей функций от предшественника правопреемнику).

При создании объединенного архивного фонда должны соблюдаться требования территориального, временного единства деятельности организаций, единства уровня государственного управления (федеральный, уровень субъекта РФ, муниципальный) и ветви государственной власти (законодательная, исполнительная, судебная).

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации как самостоятельное юридическое лицо, в соответствии с Федеральным законом от 19.05.1995 N 82-ФЗ "Об общественных объединениях" <29> присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд, с учетом признака единства объекта и времени деятельности.

--------------------------------

<29> Об общественных объединениях: Федеральный закон от 19.05.1995 N 82-ФЗ (с изменениями на 31 июля 2025 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. N 21. Ст. 1930.

Не допускается создание объединенного архивного фонда:

- из документов органов представительной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации (субъектов Российской Федерации), а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам органов представительной и исполнительной власти, если это не предусмотрено законодательством Российской Федерации и (или) субъектов Российской Федерации;

- при реорганизации, повлекшей за собой изменение предмета деятельности организации.

Образование объединенных архивных фондов требует изменения архивных шифров дел (номеров фондов, описей), составления соответствующих учетных документов, размещения документов объединенного фонда в одном месте архивохранилища, а при необходимости - новой систематизации дел и пересоставления описей. Допускается учет документов организаций, входящих в объединенный архивный фонд, в отдельных описях.

43. Архивной коллекцией называется совокупность единиц хранения, состоящая из документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким общим сущностным признакам (п. 43. Правил).

Такими признаками могут являться: тематический, номинальный, объектный, авторский, хронологический и проч.

44. Архивному фонду присваивается название, соответствующее наименованию государственного органа, органа местного самоуправления, организации (п. 39 Правил). Требования к формулировкам названия различных видов фондов приведены в п. 124 Методических рекомендаций.

45. После определения фондовой принадлежности необходимо определить хронологические границы архивного фонда. Хронологическими границами архивного фонда являются:

- для архивного фонда - даты создания и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

- для объединенного архивного фонда - даты создания наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

- для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа (п. 44. Правил).

При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них.

Для архивного фонда действующей организации дата завершения архивного фонда остается открытой.

46. Единицей систематизации архивных документов в пределах архивного фонда является единица хранения (п. 45 Правил) - учетная и классификационная единица, представляющая собой совокупность архивных документов, в том числе электронных, или отдельный документ (электронный документ), относящуюся/относящийся к одному вопросу деятельности и имеющую/имеющий самостоятельное значение.

Каждой единице хранения после включения ее в годовой раздел описи дел, документов, описи электронных документов должен быть присвоен архивный шифр, который состоит из: номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единиц хранения (п. 45 Правил).

На единицах хранения, содержащих документы на бумажном носителе, архивный шифр наносится на обложку дела (см. приложение 4).

47. В пределах архивного фонда единицы хранения систематизируются по структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному, номинальному, авторскому, корреспондентскому, географическому признакам или их сочетанию (п. 46 Правил). Схема систематизации является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (постоянного срока хранения, свыше 10 лет, по личному составу и других при наличии).

Дела группируются по тем признакам, применение которых является наиболее целесообразным.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций и означает размещение единиц хранения внутри каждого годового раздела по структурным подразделениям.

Хронологически-функциональная схема систематизации применяется, если специфика и масштаб деятельности организации не предполагают наличия структурных подразделений или структура часто меняется, при этом группировка дел происходит вначале по хронологическому признаку (датам или периодам), а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации, подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации или в соответствии с классификатором видов (направлений) деятельности организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации архивного фонда применяется для систематизации дел в фонде организации, имеющей стабильную структуру.

Обычно ориентиром для систематизации единиц хранения внутри годового раздела описи служит порядок разделов номенклатуры дел организации.

Хронологически-тематическая схема систематизации применяется по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным архивным коллекциям. Тематические группы располагаются по значимости намеченных тем. В пределах коллекции документов одного вида/разновидности возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов.

Хронологически-номинальная схема по названиям видов/разновидностей документов применяется, как правило, для систематизации дел архивных фондов организаций, не имеющих структуры.

48. Правила описания документов по личному составу раскрыты в Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (п. 4.1.5. - 4.1.7) <30>.

--------------------------------

<30> Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций/Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. 72 с.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, трудовых договоров, соглашений к ним и других документов) включаются в опись документов по личному составу.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом работников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации.

На личные дела уволенных работников может составляться отдельная опись.

Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности: приказы о приеме на работу (в учебное заведение и др.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и др.), награждении, трудовые договоры и соглашения об их изменении, личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС/МС, Т-4), лицевые счета, карточки-справки по заработной плате, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела.

Личные дела и личные карточки уволенных работников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения.

Личные дела работников ликвидированных организаций систематизируются по алфавиту фамилий работников, не принимая во внимание хронологию.

49. Если в архиве организации создается фонд личного происхождения, необходимо сначала классифицировать документы по способу документирования (например, аудиовизуальные, бумажные, электронные документы), а затем в рамках каждой группы сформировать дела по разделам, соответствующим профессиональной, общественной, творческой деятельности фондообразователя: документы к биографии, документы профессиональной (служебной) деятельности, документы общественной деятельности, документы творческой деятельности, переписка.

Последовательность разделов может варьироваться и выстраивается в зависимости от специфики документов и значимости того или иного вида деятельности фондообразователя. Возможна группировка дел внутри раздела по видам документов, а внутри видов - по хронологии.

Более подробно создание фондов личного происхождения представлено в Методических рекомендациях по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (п. 2.2) <31>.

--------------------------------

<31> Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах/Росархив, ВНИИДАД. М., 2020. 185 с.

50. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей (при объединении документов организации с документами подведомственных организаций), по хронологии их создания, по алфавиту названий и др. При этом документы отдельных организаций могут систематизироваться в соответствии с разными схемами, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

Принципы группировки и расположения документов в деле изложены в разделе 5 Методических рекомендаций.