2. Формирование документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации

7. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, составляют ее документальный фонд (п. 7 Правил).

Документальный фонд (организации) - совокупность документов, созданных и полученных в процессе деятельности организации.

К образовавшимся в процессе деятельности документам относятся учтенные в организации входящие, исходящие и внутренние документы.

8. Для обеспечения поиска и использования документов, работы с ними в делопроизводстве, дальнейшего отбора их на архивное хранение или выделения к уничтожению производится классификация документов и их систематизация в пределах документального фонда.

Классификация документов - это систематическая идентификация и (или) упорядочение документов в соответствии с правилами, представленными в классификационной схеме.

Систематизация - это процесс, при котором документы группируются по определенным признакам в пределах классификационной схемы.

Классификация и последующая систематизация документов может осуществляться по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения вне зависимости от вида носителя информации. Единицей классификации текстовых документов, образующих документальный фонд организации, является дело.

Дело (электронное дело) - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения.

Вопросы формирования и оформления дел содержатся разделе 5 Методических рекомендаций.

9. Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - это документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Порядок создания и оформления номенклатуры дел в государственных организациях и органах местного самоуправления определен в Правилах делопроизводства <13>, в государственных организациях - в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях <14>.

--------------------------------

<13> Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: утв. приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 (зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019. Рег. N 57023). П. 6.6 - 6.22. URL: https://docs.cntd.ru/document/554715744 (дата обращения: 19.10.2025).

<14> Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: утв. приказом Росархива от 11.04.2018 N 44 (зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018. Рег. N 51922). URL: https://docs.cntd.ru/document/542623605 (дата обращения: 19.10.2025).

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная (номенклатура дел организации).

Типовая номенклатура дел может применяться для организаций, однородных по характеру деятельности, имеющих одинаковую структуру и функции. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в определенной категории организаций, единую индексацию этих дел, единые сроки хранения и является нормативным документом для организаций, на которые распространяется ее действие. При составлении индивидуальной номенклатуры дел организации должны быть сохранены типовые заголовки дел, их индексы и указанные сроки хранения.

Типовая номенклатура дел подлежит согласованию с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК), а также экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного учреждения или научной организации <15>.

--------------------------------

<15> Примерное положение о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа: утв. приказом Росархива от 25.02.2019 N 31 (зарегистрировано в Минюсте России 24.06.2019. Рег. N 55005). URL: https://docs.cntd.ru/document/553897645 (дата обращения: 19.10.2025).

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, выполняющих идентичные функции.

Проект примерной номенклатуры дел для территориальных органов и подведомственных федеральным органам государственной власти организаций подлежит согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Росархиве) <16>. Проект примерной номенклатуры дел подведомственных органам государственной власти субъектов Российской Федерации организаций подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК субъекта Российской Федерации) <17>.

--------------------------------

<16> Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве: утв. приказом Росархива от 08.11.2019 N 173 (зарегистрировано в Минюсте России 28.02.2020. Рег. N 57634). URL: https://docs.cntd.ru/document/554715744 (дата обращения: 19.10.2025).

<17> Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела: утв. приказом Росархива от 13.06.2018 N 63 (зарегистрировано в Минюсте России 06.08.2018. Рег. N 51794). URL: https://archives.gov.ru/documents/prik63_2018.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.

Организации, в подчинении которых есть территориальные органы и (или) подведомственные организации, имеют право разрабатывать типовую и (или) примерную номенклатуру дел (п. 8 Правил).

Порядок разработки и требования к оформлению примерных номенклатур дел содержатся в Методических рекомендациях по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций <18>.

--------------------------------

<18> Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций/Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. 29 с. URL: https://archives.gov.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-nomenklatura-del.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

10. Номенклатура дел организации является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (п. 10 Правил), актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

При принятии решения о передаче в архив организации документов со сроками хранения до 10 лет включительно номенклатура дел используется в качестве документа, в соответствии с которым осуществляется передача данной категории дел в архив организации и учет дел в архиве.

11. Номенклатура дел включается в системы электронного документооборота (далее - СЭД) и в СХЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов, а также их метаданных. В соответствие с требованиями ТФТ (п. 3.22) номенклатура дел используется для создания справочника в СЭД с одноименным названием.

Работа с номенклатурой дел - справочником в СЭД ведется в режиме реального времени, как с любым другим справочником информационной системы, необходимые изменения вносятся системным администратором в справочник СЭД под руководством делопроизводителя или другого ответственного работника, назначенного в организации.

12. Индивидуальная номенклатура дел (номенклатура дел организации) должна ежегодно разрабатываться (корректироваться) и утверждаться.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (п. 11 правил).

Разработка номенклатуры дел в организации состоит из нескольких этапов:

- разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации;

- определение полноты состава документов, подлежащих включению в номенклатуру дел;

- составление заголовков (наименований) дел;

- определение сроков хранения дел;

- систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел;

- индексация дел.

Порядок разработки, оформления и утверждения номенклатуры дел организации изображен на рис. 1.

Рис. 1. Порядок разработки, оформления и утверждения номенклатуры дел организации

--------------------------------

<*> Выполняется сотрудниками структурного подразделения (при структурной классификационной схеме) по форме приложения N 2 или приложения N 1 Правил сотрудниками, ответственными за функцию (при функциональной или производственно-отраслевой классификационной схеме).

<**> Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива. Осуществляется 1 раз в 5 лет.

13. Классификационная схема номенклатуры дел может быть построена на основе организационной структуры организации (структурная модель) либо основных функций и направлений деятельности организации (функциональная модель).

При выборе классификационной схемы номенклатуры дел на основе организационной структуры организации (структурной модели) наименования ее структурных подразделений используются для наименования разделов номенклатуры дел.

Последовательность расположения разделов должна соответствовать организационной структуре или штатному расписанию.

В соответствии с функциональной моделью построения номенклатуры дел ее разделами служат основные функции или направления деятельности организации, располагающиеся в порядке их значимости. Например, первым разделом номенклатуры дел в таком случае может быть "Руководство".

Функциональная модель подходит для небольших организаций, в которых организационная структура минимальна или формальна, а также для организаций с выстроенными бизнес-процессами, в которых документооборот отражает последовательные функции (например, производство, сбыт, маркетинг и т.д.), независимо от того, какие сотрудники или подразделения их выполняют. Основой для построения функциональной номенклатуры дел могут стать разделы Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения: организационно-распорядительные документы, планирование деятельности, финансирование и кредитование деятельности, учет и отчетность, документирование трудовых отношений, материально-техническое обеспечение деятельности и другие функциональные разделы, связанные со спецификой деятельности организации.

На практике часто при составлении номенклатуры дел используется сочетание организационного и функционального принципа. Первый раздел номенклатуры дел может иметь обобщенное название "Руководство", затем могут идти разделы, соответствующие организационной структуре, а далее также функциональные разделы.

14. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных и иных органов.

Для определения полноты состава документов, подлежащих включению в номенклатуру дел организации, следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, положениями коллегиальных, совещательных и иных органов, штатным расписанием, регистрационно-учетными формами (картотеками, журналами и др.), законодательными и иными нормативными правовыми актами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

При формулировании заголовков дела наименования видов документов конкретизируются.

Например:

Документы (справки, служебные записки, договоры) по вопросу...

15. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации.

Заголовок дела должен быть точным, конкретным и завершенным. Недостаточная конкретизация или чрезмерная обобщенность заголовков может вызвать затруднения при отнесении документа к делу, что осложняет подготовку к хранению и передаче дел в архив. Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Во избежание указанных проблем рекомендуется при формулировании заголовков конкретизировать содержание документов в деле (например, указать наименование проекта, вид продукции, конкретного контрагента и др.).

Для каждого заголовка дела, включающего более, чем один вид документов, используется формулировка: "Документы", которая дополняется скобками, раскрывающими их видовой состав: "Документы (переписка, справки, служебные записки) по работе с обращениями граждан". Запрещается использовать в перечислении видов слова "и другие" ("и др."). При изменении видового состава документов в течение года соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел по окончании делопроизводственного года.

При формулировании заголовков дел используются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический.

Номинальный признак выражается в названии видов документов, которые подшиваются в дело.

Авторский признак выражается в наименовании автора или составителя документа, в наименовании учреждения, где подготовлен документ, в названии должности лица, подписавшего документ, или фамилии лица, подписавшего документ, - в обращениях граждан.

Корреспондентский признак выражается названием адресата и используется чаще всего при составлении заголовков к делам по переписке.

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос о содержании документов дела.

Хронологический признак выражается названием отрезка времени, документы за который сгруппированы в деле.

Географический признак выражается в названии территории, к которой относятся документы, формируемые в дело.

Документы формируются в дела на основании отдельного признака формирования дел или сочетания признаков.

Например:

Таким образом заголовок дела состоит из элементов, отражающих:

- название вида дела (переписка, журнал, дело и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);

- название организации, структурного подразделения, коллегиального (совещательного или иного) органа, должностного лица - автора документа;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- указание на копийность документов дела.

Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

Документы (обзоры, справки, аналитические записки) о рассмотрении обращений граждан.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, в заголовке дела они указываются обобщенно, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

Если переписка ведется с разными организациями, последние в заголовке дела не указываются, например:

Переписка об организации семинаров по повышению квалификации.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о передаче документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Годовой статистический отчет организации (предприятия) о работе цехов (форма N Б-38).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Если в дело помещаются копии документов, в заголовок дела включается отметка о копийности, например:

Штатное расписание общества и изменения к нему. Копии.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Изменения (уточнения) заголовка дела отражаются в рабочем экземпляре номенклатуры дел и на обложке дела.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянно или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации (например, дела ученых советов, диссертационных советов, методических, экспертных, контрольных комиссий и др.).

16. Заголовки внутри разделов номенклатуры дел располагаются по значимости документов для деятельности структурного подразделения или отдельного функционального направления, т.е. по иерархии системы управления, а также по срокам хранения документов: документы постоянного срока хранения располагаются в начале раздела, остальные документы - по мере убывания сроков.

Если номенклатура дел построена по организационному принципу, в начале раздела номенклатуры дел рекомендуется располагать заголовки дел, содержащих в копиях организационно-распорядительные документы, нормативные правовые акты вышестоящих организаций, если они имеются; затем располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы организации (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения, протоколы коллегиальных и совещательных органов и др.). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего периода к наименьшему (годовой план (отчет) - полугодовой план (отчет) - квартальный план (отчет) и т.д.). После плановой и отчетной документации следуют заголовки дел, включающих документы, отражающие основную деятельность структурного подразделения, коллегиального, совещательного или иного органа, затем - переписка (сначала переписка с вышестоящей организацией и органами власти, затем с подведомственными организациями (при их наличии), после - переписка с иными организациями и гражданами). В конце раздела номенклатуры дел помещают заголовки регистрационно-учетных форм (картотек, журналов, книг и др.).

Номенклатура дел структурного подразделения содержит дела, включающие в том числе копийные документы руководства организации высшего уровня по разным направлениям деятельности, которые обычно хранятся в структурных подразделениях до минования надобности.

Службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел. При этом из разделов сводной номенклатуры дел обычно не исключаются дела, содержащие копии документов, поскольку эти сведения используются для составления списков рассылки документов в делопроизводстве, маршрутизации документов в СЭД.

17. Для включенных в номенклатуру дел проставляются индексы, которые состоят из цифрового (буквенно-цифрового) обозначения структурного подразделения или направления деятельности и порядкового номера заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

Например:

Индекс 01-11, где 01 - код структурного подразделения, 11 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел. При индексации может использоваться структура организации, классификатор структурных подразделений организации в СЭД, соответствующий коду структурных подразделений в кадровой и бухгалтерской службах.

18. В номенклатуре дел указываются сроки хранения дел и соответствующие им номера (номер) статей по перечню, типовой или примерной номенклатуре дел. Для определения сроков хранения документов используются типовые, ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел. Кроме того, сроки хранения могут быть установлены законами и иными нормативными правовыми актами.

В случае если при определении срока хранения документов было выявлено разночтение между типовым и ведомственным перечнями по одним и тем же видам документов, следует применять норму, в которой срок хранения документов выше. Если выявлено разночтение между перечнем и федеральным законом, следует применять тот срок хранения, который установлен законодательно.

При выявлении в организации, являющейся источником комплектования государственного или муниципального архива, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, законодательными или иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел, ЦЭК (ЭК) организации готовит предложения об установлении сроков хранения документов и внесении соответствующих изменений в перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (п. 32 Правил).

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, вправе самостоятельно устанавливать постоянный срок хранения документов.

19. В номенклатуре дел организации допускается указывать примечания, которых нет в Перечне типовых управленческих архивных документов, а также в ведомственных перечнях, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти для конкретных отраслей деятельности.

В примечаниях может указываться любая информация, касающаяся особенностей формирования дела. Например, это может быть отметка о начале формирования дела; при включении первого документа в дело в графе "Примечание" пишется "Заведено". В примечаниях может указываться отметка о деле (делах), включающем документы по определенному вопросу, начатом в одном году, но которое будет завершено в следующем году или через несколько лет. В таком случае в графе "Примечание" проставляется отметка "Переходящее на ... год", а в номенклатуре дел следующего года - "Переходящее с ... года". В примечаниях может быть указана информация о работнике организации, ответственном за формирование и хранение дела в течение делопроизводственного года, о передаче дел в другую организацию и др.

В примечаниях указывается отметка о том, что дело ведется в электронном виде или содержит электронные документы.

Образец оформления номенклатуры дел организации приведен в приложении 2.

20. Номенклатура дел составляется и утверждается на календарный год, вводится в действие с 1 января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.

Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет представляют ее на утверждение ЭПК архивного учреждения. В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления, организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода (п. 11 Правил).

Организация, не выступающая источником комплектования государственного (муниципального) архива, утверждает номенклатуру дел самостоятельно (см. рис. 2).

Рис. 2. Полномочия по согласованию и утверждению номенклатуры дел

Номенклатура дел утверждается руководителем организации (п. 11 Правил).

Введение в действие номенклатуры дел целесообразно осуществлять приказом руководителя организации, в этом случае гриф утверждения на номенклатуре дел оформляется со ссылкой на номер и дату приказа. Гриф утверждения состоит из слова "утверждено" (пишется без кавычек прописными буквами), даты и номера документа (приказа руководителя организации, протокола ЭПК). Слово "утверждено" допускается согласовывать с наименованием видом документа (номенклатура дел - "утверждена") <19>.

--------------------------------

<19> ГОСТ Р 7.0.97-2025 "СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. приказом Росстандарта от 26.06.2025 N 622-ст). URL: https://docs.cntd.ru/document/1313236071 (дата обращения: 19.10.2025).

21. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

- 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства;

- 2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

- 3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления <20>.

--------------------------------

<20> Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: утв. приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 (зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019. Рег. N 57023). П. 6.11. URL: https://docs.cntd.ru/document/554715744 (дата обращения: 19.10.2025).

В структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

22. После утверждения документа руководителем непосредственно вносить в него изменения запрещается. Для возможной корректировки номенклатуры дел в течение календарного года используется рабочий экземпляр. В качестве рабочего экземпляра в службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.

Изменения и дополнения в номенклатуре дел возможны ввиду изменения характера и направлений деятельности организации, изменения структуры организации, изменений нормативной правовой базы, регулирующей деятельность организации.

Заголовки вновь заведенных дел, а также изменения и дополнения, связанные с корректировкой заголовков дел, вносятся в рабочий экземпляр номенклатуры дел текущего года.

Целесообразно использовать рабочий экземпляр в электронном виде. Внесение изменений и дополнений в рабочий экземпляр номенклатуры дел в электронном виде с помощью современных технологий позволяет отказаться от включения в конце каждого раздела номенклатуры дел резервных (свободных) индексов дел и пустых строк для включения в течение года заголовков дел, не предусмотренных при разработке и утверждении номенклатуры дел.

23. По завершении года структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за делопроизводство в организации, на основе полученных из других структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел организации.

В дополнение к номенклатуре дел включаются:

- заголовки дел, включенные в номенклатуру дел в течение года, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел;

- изменения, внесенные в заголовки для их уточнения.

Дополнение к номенклатуре дел оформляется как отдельный документ, подписывается руководителем службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве заведенных дел приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример оформления дополнения к номенклатуре дел

24. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по форме, указанной в приложении N 1 Правил (п. 13 Правил). Итоговая запись составляется на основе рабочего экземпляра номенклатуры дел и отражает фактическое количество заведенных дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество заведенных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения на бумажном носителе, количество переходящих дел и дел с отметкой ЭПК. Дела со сроками "до минования надобности" ("ДМН") и "до замены новыми" ("ДЗН") указываются в итоговой записи номенклатуры дел в разделах "временного (до 10 лет включительно)" срока хранения, как правило, они остаются на хранении в структурных подразделениях. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

В том случае, если в организации обязанности по ведению архива возложены на того же сотрудника, который составляет номенклатуру дел (например, на одного из сотрудников или на руководителя службы ДОУ), подпись о передаче сведений в архив ставит его непосредственный руководитель. Пример оформления итоговой записи к номенклатуре дел приведен на рис. 4.

Рис. 4. Пример оформления итоговой записи к номенклатуре дел

25. В соответствие с требованиями ТФТ номенклатура дел используется для создания справочника в СЭД с одноименным названием и каждый учтенный документ организации, образовавшийся в процессе деятельности, должен быть связан в СЭД с номером дела по номенклатуре дел. Эта привязка может происходить в момент включения документа в СЭД, т.е. при заполнении и сохранении регистрационной карточки документа, или позднее, в зависимости от специфики документа.

Документ может быть помещен в папку с соответствующим номером дела по номенклатуре дел сразу после его создания или получения, но только после завершения работы с документом в делопроизводстве, его исполнением (доведением до сведения работников приказа руководителя, исполнением поручений, подготовкой ответа на запрос или письмо-обращение и др.) можно считать документ исполненным и помещенным в дело. Для государственных органов завершение в делопроизводстве работы с документом вышестоящей организации, по которому выдано поручение, произойдет после снятия документа с контроля вышестоящей организацией. Только после этого документ может считаться исполненным и помещенным в дело. Для этого на бумажном экземпляре документа, который уже находится в папке, должен быть проставлен реквизит "отметка о направлении документа в дело": "В дело N...". Наличие данного реквизита свидетельствует об "исполнении документа и помещении его в дело". Для электронных документов в СЭД должна быть предусмотрена аналогичная отметка в карточке документа.

Дело с включенными в него исполненными документами в конце года таким образом будет завершено делопроизводством, а с 1 января следующего календарного года будет считаться архивным (п. 12 Правил).