195. Использование архивных документов - это применение информации архивных документов в культурных, научных, социальных, политических, экономических и иных целях, в том числе для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов допускается только после их описания и оформления.

Основными формами использования документов являются:

- исполнение запросов юридических и физических лиц (далее - пользователей);

- выдача документов для работы в читальном зале архива;

- публикация и экспонирование архивных документов, организация информационных мероприятий;

- подготовка и выдача копий архивных документов работникам (государственным, муниципальным служащим) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения организации (п. 172 Правил).

Организация использования архивных документов архивом организации представляет собой деятельность по предоставлению юридическим или физическим лицам архивных документов, их копий, а также архивных справок и архивных выписок, использование которых не противоречит положениям Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

196. Порядок использования и доступа к архивным документам определяется локальными нормативными актами, разработанными в соответствии с положениями глав XIII - XIV Правил, а также с учетом специфики деятельности организации, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <60> (п. 173 Правил) для организаций, включенных в перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности.

--------------------------------

<60> Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации: утв. приказом Росархива от 01.09.2017 N 143 (зарегистрировано в Минюсте России 01.11.2017. Рег. N 48765) с изменением, внесенным приказом Росархива от 09.06.2021 N 51 (зарегистрировано в Минюсте России 19.08.2021. Рег. N 64708). URL: https://archives.gov.ru/documents/prik1432017.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" архив обязан обеспечить защиту сведений, содержащихся в архивных документах, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации <61>. Архив организует доступ пользователей к архивным документам, их копиям, а также к справочно-поисковым средствам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.

--------------------------------

<61> Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Ст. 25.

197. В архиве организации к архивным документам ограниченного доступа относятся:

- архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну <62> или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны: служебная тайна (служебная информация ограниченного распространения) <63>, коммерческая тайна <64>, различные виды профессиональной тайны (врачебная тайна <65>, нотариальная тайна <66>, адвокатская тайна <67> и др.);

--------------------------------

<62> О государственной тайне: Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1. Ст. 5; Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне: Указ Президента Российской Федерации от 30.11.1995 N 1203. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/8549 (дата обращения: 19.10.2025).

<63> Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности: постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233. URL: https://docs.cntd.ru/document/901852005?marker=64U0IK (дата обращения: 19.10.2025).

<64> О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 32. Ст. 3283.

<65> Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации: Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ. Ст. 13//Собрание законодательства Российской Федерации. 2011. N 48. Ст. 6724.

<66> Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-1. Ст. 16, 28, 34.1.

<67> Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации: Федеральный закон от 31.05.2002 N 63-ФЗ. Ст. 8, 39.5//Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 23. Ст. 2102.

- архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности <68>;

--------------------------------

<68> Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера: Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/10638 (дата обращения: 19.10.2025).

- архивные документы, содержащие персональные данные работников <69>.

--------------------------------

<69> О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 31. Ст. 3451.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности" к служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами <70>.

--------------------------------

<70> Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности: постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233. URL: https://docs.cntd.ru/document/901852005?marker=64U0IK (дата обращения: 19.10.2025).

Отдельно выделяется служебная тайна в области обороны, которую составляют сведения, образующиеся при осуществлении полномочий органами государственной власти Российской Федерации, функций органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями по организации и выполнению мероприятий в области обороны, распространение которых может нанести вред при выполнении указанных мероприятий <71>.

--------------------------------

<71> Об обороне: Федеральный закон от 31.05.1996 N 61-ФЗ. Ст. 31, п. 2//Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. N 23. Ст. 2750.

198. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и (или) сведения, содержащие профессиональную тайну, проставляется отметка "Для служебного пользования", которая свидетельствует о об ограничении режима доступа к таким документам.

На документах, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, присутствует гриф "Коммерческая тайна" с указанием обладателя такой информации.

Отметка "Для служебного пользования" и гриф "Коммерческая тайна" ставятся в делопроизводстве до поступления документов в архив и имеют неограниченный срок действия. Они могут быть сняты по решению руководителя организации в соответствии с локальными нормативными актами. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании информации ограниченного доступа принимает ликвидационная комиссия. После снятия отметки "Для служебного пользования" и грифа "Коммерческая тайна" доступ к архивным документам может быть ограничен ввиду наличия в них иных видов тайн, охраняемых законодательством Российской Федерации.

199. Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" установлены ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Однако срок действия ограничения на доступ может быть изменен с учетом требований других законодательных актов <72>. Архивные документы, как правило, не имеют никакой отметки (грифа, пометки) о том, что в них содержатся сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.

--------------------------------

<72> В соответствии с ч. 1. ст. 25 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

К сведениям о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведениям, создающим угрозу для его безопасности, которые могут содержаться в документах по личному составу в архиве организации, относятся:

- сведения о лишении родителей гражданина родительских прав, об установлении, осуществлении и прекращении опеки и попечительства, о жизни (пребывании) гражданина в приемной семье, в специальных образовательных организациях и организациях, оказывающих социальные услуги <73>;

--------------------------------

<73> С учетом положений Федерального закона от 24.04.2008 N 48-ФЗ "Об опеке и попечительстве"; Семейного кодекса Российской Федерации от 29.12.1995 г. N 223-ФЗ. Ст. 1755.

- реквизиты личных официальных документов, реквизиты правоустанавливающих документов граждан <74>;

--------------------------------

<74> В силу действия ч. 1 ст. 23 Конституции Российской Федерации; ст. 150, 152.2 Гражданского кодекса Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ; ч. 3 ст. 25 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

- данные о месте пребывания или жительства, другие конкретные адреса, связанные с возможным местонахождением человека (в том числе указанные на конвертах) <75>;

--------------------------------

<75> В силу действия п. 1 ст. 152.2 Гражданского кодекса Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ; ч. 3 ст. 25 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

- данные об усыновлении <76>;

--------------------------------

<76> Семейный кодекс Российской Федерации от 29.12.1995 N 223-ФЗ. Ст. 139.

- сведения, относящиеся к врачебной тайне <77>.

--------------------------------

<77> Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации: Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ. Ст. 13.

К профессиональной тайне относится "информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности" <78>. Ограничения, обусловленные действием профессиональной тайны, осуществляются работниками архивами только в том случае, если на них возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.

--------------------------------

<78> Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ. Ч. 5, ст. 9.

200. В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства <79>. Раздел VII Гражданского кодекса Российской Федерации регулирует отношения, связанные с созданием, использованием и охраной объектов интеллектуальной собственности в Российской Федерации <80>. Порядок доступа к архивным документам, являющимся объектами авторского и смежных прав, подробно раскрыт в Методических рекомендациях по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав, доступу и порядку использования таких документов <81>.

--------------------------------

<79> Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Ч. 6, ст. 26.

<80> Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ, раздел VII.

<81> Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав, доступу и порядку использования таких документов/Росархив, ВНИИДАД.М., 2017. 143 с. URL: https://archives.gov.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomendacii-avtorskoe-pravo.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

201. Документы по личному составу организации содержат персональные данные работников. Действие Федерального закона "О персональных данных" не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов АФ РФ и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации <82>.

--------------------------------

<82> О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ. Ч. 2, ст. 1.

В соответствии с п. 12 Правил документ становится архивным с 1 января года следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством. В то же время до передачи завершенных делопроизводством документов на архивное хранение рекомендуется соблюдать требования Федерального закона "О персональных данных" для обеспечения надлежащей защиты информации документов, содержащих персональные данные.

Ответственность за соблюдение требований по ограничению доступа к документам, содержащим персональные данные работников, до их передачи на хранение в архив несут соответствующие структурные подразделения организации. Они обязаны обеспечивать сохранность документов, контроль за их правомерным использованием и соблюдение режима доступа в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В архив организации могут быть переданы на хранение документы, в рамках формирования личных фондов работников, руководителей, ограничения на доступ к которым устанавливаются в договоре с фондосдатчиком <83>.

--------------------------------

<83> Подробнее см.: Методические рекомендации по организации доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие тайну, охраняемую законодательством Российской Федерации, за исключением сведений, составляющих государственную тайну (Росархив, 07.11.2024). URL: https://www.vniidad.ru/gallery/MR_dostup.pdf (дата обращения: 19.10.2025).

202. В случае если документы АФ РФ признаны в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, доступ к ним должен быть ограничен <84>. Порядок относится к документам АФ РФ. Рекомендуется на основании Порядка архивам организаций разрабатывать локальные нормативные акты, регламентирующие организацию работы по отнесению документов АФ РФ к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с учетом специфики документов архива, особенностей его работы.

--------------------------------

<84> Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии: приказ Росархива от 25.06.2020 N 75 (зарегистрировано в Минюсте России 04.08.2020. Рег. N 59164). URL: https://archives.gov.ru/documents/prik752020.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

203. При организации использования архивных документов архив и соответствующие должностные лица архива несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за:

- нарушение права пользователя свободно искать и получать для изучения архивные документы любым законным способом <85>, то есть за необоснованное ограничение доступа к документам;

--------------------------------

<85> Конституция Российской Федерации. Ч. 4, ст. 29; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ. Ст. 5.39, 5.59; Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ. Ст. 140.

- нарушение норм доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

- нарушение норм доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности <86>;

--------------------------------

<86> Конституция Российской Федерации. Ч. 1, ст. 23, 24, ч. 4, ст. 29; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ. Ст. 5.39, 5.59; Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ. Ст. 137, 138, 155, 320, 311.

- нарушение условий доступа к архивным документам, оговоренных в договоре с фондосдатчиком <87>.

--------------------------------

<87> Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ. Ст. 453.

Нарушение условий доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, влечет ответственность в соответствии со статьей 26 Закона Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области защиты государственной тайны <88>.

--------------------------------

<88> О государственной тайне: Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1. Ст. 26.

204. Выявление сведений в архивных документах, доступ к которым следует ограничить, осуществляется при выполнении работниками архива следующих видов работ:

- при просмотре документов перед выдачей их из хранилища;

- научном описании документов;

- подготовке информационных документов архива (архивных копий, архивных выписок, тематических обзоров и др.);

- подготовке публикаций и выставок архивных документов;

- подготовке информационных мероприятий архива с использованием архивных документов;

- подготовке дел, документов к копированию в плановом порядке или по запросу пользователей, а также при осуществлении копирования;

- выполнении других работ, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, подлинников архивных документов или копий фонда пользования. Справочно-поисковые средства и копии документов могут быть предоставлены в том числе в электронном виде, а также путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть Интернет.

Предоставление информации ограниченного доступа, содержащейся в архивных документах, в электронной форме (в виде архивных справок, архивных выписок, архивных копий) допускается только через личный кабинет зарегистрированного пользователя информационной системы, предназначенной для обеспечения удаленного использования архивных документов. Предоставление информации ограниченного доступа допускается также через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" или региональный портал государственных и муниципальных услуг в ответ на запросы лиц, имеющих право на доступ к соответствующей информации, зарегистрированных в соответствующей системе.

Подходы к предоставлению доступа к справочно-поисковым средствам ограниченного доступа в читальном зале и с помощью информационных технологий должны быть идентичными с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации.

205. Доступ к архивным документам, являющимся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также содержащим сведения конфиденциального характера, осуществляется при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение соответствующей информации (сведений). Порядок доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, определяется в соответствии с локальными нормативными актами (п. 174 Правил).

В локальных нормативных актах могут устанавливаться перечни должностных лиц, имеющих право доступа к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, и (или) содержащим сведения, составляющие профессиональную тайну, порядок их выдачи, меры по предотвращению несанкционированного распространения информации, правила копирования, передачи в архив и хранения таких архивных документов.

Для архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, доступ предоставляется исключительно лицам, имеющим действующий допуск к государственной тайне соответствующей формы, выданный в установленном порядке в соответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне" <89>.

--------------------------------

<89> О государственной тайне: Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1. Ст. 21, 21.1.

206. Государственный орган, орган местного самоуправления, организация не вправе ограничивать условия использования информации, предоставленной пользователю или полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре с пользователем (п. 175 Правил). В то же время пользователь, получивший доступ к архивным документам, несет ответственность за неправомерное использование полученной информации. Это включает разглашение сведений, составляющих государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведений, создающих угрозу его безопасности, а также иные действия, противоречащие установленным правовым ограничениям.

Архив при предоставлении доступа к архивным документам, их копиям, а также к справочно-поисковым средствам обязан уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации. Уведомление пользователя осуществляется в следующих формах:

- в анкете пользователя, работающего в читальном зале (в случае работы пользователя в читальном зале);

- в договорах об оказании услуг организацией - в случае заключения таких договоров;

- в ответах на запросы социально-правового характера - при подготовке и направлении таких ответов.

Работа пользователя с архивными документами и справочно-поисковыми средствами к ним осуществляется в присутствии работника архива (п. 176 Правил). В целях создания условий для работы пользователей и работников организации может выделяться помещение (читальный зал, просмотровая комната) или отдельное рабочее место за пределами архивохранилища для ознакомления с архивными документами и справочно-поисковыми средствами, оборудованное соответствующими техническими средствами.

207. В государственном органе, органе местного самоуправления, организации ведется учет использования документов, в том числе с использованием СХЭД (п. 177 Правил). Учет форм использования архивных документов, в том числе заказов на копирование архивных документов, поступающих запросов, ведется раздельно для архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Учету подлежат все формы использования: исполнение запросов пользователей, копирование архивных документов, организация работы пользователей в специальном помещении или на отдельном рабочем месте за пределами архивохранилища, публикация архивных документов, экспонирование архивных документов, организация информационных мероприятий. Каждая форма использования учитывается отдельно. По окончании года сведения по использованию документов анализируются и суммируются. Эта информация учитывается в годовых отчетах архива и при планировании работы архива на будущий год.

При использовании СХЭД в метаданные АУФ СХЭД включаются сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь) с возможностью прикрепления к АУФ файлов выданных архивных справок (выписок).

208. Запросы пользователей подразделяются на:

а) запросы социально-правового характера;

б) тематические запросы;

в) запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну (п. 178 Правил).

Запрос социально-правового характера - это запрос пользователя, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

Тематический запрос - это запрос пользователя о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

Запрос о рассекречивании - это запрос пользователя на снятие ранее введенных законодательных ограничений на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на доступ к их носителям, относящимся к предмету запроса.

209. Организации организуют прием запросов и направление ответов по результатам их исполнения с использованием почтовой связи и официальной электронной почты (п. 179 Правил).

Архив организует прием социально-правовых, тематических запросов, запросов о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, от пользователей:

а) в форме электронных документов - при обращении пользователей с использованием информационно-телекоммуникационных сетей с помощью информационных систем организаций, официальных интернет-сайтов;

б) в письменной форме - заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения или непосредственно в архиве при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Регистрация запросов пользователей, отправка уведомлений, вынесение резолюций руководителем осуществляется в соответствии с общими правилами делопроизводства и работы с обращениями граждан в организации.

Условия, при которых запрос не подлежит рассмотрению, перечислены в п. 181 Правил.

210. Запрос пользователя, в соответствии с п. 180 - 181 Правил, должен содержать следующую информацию:

- наименование юридического лица - автора запроса или фамилию, имя, отчество (при наличии последнего) физического лица;

- почтовый и (или) электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;

- полное указание на сведения, интересующие пользователя (их хронологические рамки, тематика, любая другая информация, которую пользователь считает необходимой указать);

- форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

- документ, подтверждающий полномочия представлять интересы третьих лиц;

- дату обращения.

В случае отсутствия в запросе пользователя каких-либо сведений, необходимых для исполнения запроса, организация направляет пользователю уведомление об отклонении запроса с указанием перечня сведений, необходимых для его исполнения.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), пересылается вместе с сопроводительным письмом за подписью руководителя в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию) в течение 7 дней со дня регистрации запроса. Одновременно пользователю отправляется уведомление о переадресации запроса. Если не представляется возможным определить, в какую организацию следует перенаправить запрос, заявителю отправляется информационное письмо об отсутствии в архиве документов, содержащих запрашиваемую информацию, и возможный алгоритм дальнейшего поиска: какую информацию следует уточнить заявителю и, в случае ее уточнения, в какой архив или организацию ему следует направить свой запрос.

Для удобства пользователей рекомендуется, в соответствии с установленными требованиями, разработать бланк запроса, который может быть заполнен в бумажном виде или в электронной форме в виде шаблона, размещенного на сайте организации.

В случае если пользователь обратился с запросом с помощью электронных сервисов, заполнение полей проверяется автоматически.

211. Согласно п. 182 Правил, на безвозмездной основе исполняются:

- запросы социально-правового характера - в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса. В случае необходимости для исполнения социально-правового запроса дополнительного выявления архивных документов по решению руководителя архива или уполномоченного им лица исполнение запроса может быть продлено на срок, не превышающий 30 календарных дней, с уведомлением обратившегося пользователя;

- тематические запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки;

- запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну - в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне <90>.

--------------------------------

<90> О государственной тайне: Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1. Ст. 15.

212. Тематические запросы выполняются на возмездной основе и при условии наличия у организации возможностей их выполнения (п. 183 Правил).

Исключение составляют тематические запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий.

Сроки исполнения и форма ответа на тематический запрос определяются по согласованию сторон. Согласно п. 191 Правил ответ на тематический запрос по согласованию с пользователем предоставляется в виде:

а) систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов или единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;

б) тематического обзора архивных документов.

213. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма (п. 184 Правил). Ответ на запрос может быть подготовлен и отправлен на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи.

214. Архивная справка - документ, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса. Архивная справка оформляется на бланке государственного органа, органа местного самоуправления, организации и содержит название "Архивная справка", подписывается руководителем или уполномоченным им лицом и заверяется печатью (приложение N 29 к Правилам). Требования к оформлению архивной справки содержатся в п. 185 Правил.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. Использование копий документов, верность которых не засвидетельствована, но относящихся к предмету запроса, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов по предмету запроса архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к предмету запроса. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах.

В архивной справке сведения воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: "так в документе", "так в тексте оригинала".

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала сведения: "так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво".

В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения, использовавшихся для ее составления.

Сведения, имеющиеся в архиве по запросу о работе и (или) учебе в нескольких организациях, касающиеся одного лица, включаются в одну архивную справку.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка.

Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Пример оформления архивной справки приведен в приложении 16.

215. Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу. Архивная выписка составляется на специальном бланке с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. Оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой. Требования к оформлению архивной выписки содержатся в п. 186 Правил.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Выписка производится только из архивного документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. Извлечением из текста архивного документа должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

В архивной выписке должны быть сделаны соответствующие примечания и оговорены части текста оригинала, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и других причин. Отдельные слова и выражения документа, вызывающие сомнения в их точности, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются: "так в документе", "в тексте неразборчиво" или "так в тексте оригинала".

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения.

При оформлении многостраничных выписок все листы выписки нумеруются и заверяются, архивный шифр указывается на обороте каждого листа.

Архивная выписка составляется работником архива организации, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и заверяется печатью организации.

Пример оформления архивной выписки приведен в приложении 17.

216. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке (п. 187 Правил).

Архивная копия на бумажном носителе заверяется руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом, ее оформление осуществляется по аналогии с архивной справкой.

Все листы копии архивного документа, изготовленные на бумажном носителе, должны быть пронумерованы. На обороте каждого листа копии проставляется архивный шифр с указанием листа единицы хранения, а на обороте последнего листа копии делается отметка о заверении копии и проставляется печать организации.

Архивная копия в электронном виде формируется в одном файле в формате PDF/A, наименование файла должно полностью соответствовать архивному шифру, включая указание листов. Форматы копий аудиовизуальных документов соответствуют форматам, указанным в таблице 4 Методических рекомендаций. Подписание архивной копии в электронном виде и ее отправка регламентированы п. 187 Правил.

Пример сопроводительного письма о направлении архивных копий документов приведен в приложении 18.

217. Подготовленные архивом организации ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте, информационно-коммуникационным сетям или выдаются под личную подпись: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и документа, подтверждающего его полномочия (п. 188 Правил).

Подготовка сопроводительного письма требуется только в случае почтовых отправлений. При направлении на адрес электронной почты - отправлять с официального адреса электронной почты с сопроводительным текстом. При направлении по информационно-коммуникационным сетям необходимо следовать правилам, определяемым каналом передачи документа.

Правила адресования ответов на запросы из других государств определены в п. 189 Правил.

218. В ряде случаев в ответ на запрос пользователя оформляется информационное письмо, в котором содержится ответ:

- о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведений об их местонахождении;

- о пересылке запроса по принадлежности в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления, организацию;

- по вопросам оказания возмездных услуг;

- о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Информационное письмо оформляется на бланке государственного органа, органа местного самоуправления, организации и подписывается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им должностным лицом (п. 190 Правил). Письмо, направляемое в форме электронного документа, заверяется электронной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица.

По результатам запроса о рассекречивании архивных документов архив оформляет только информационное письмо.

Сопроводительные и информационные письма к ответам на запросы регистрируются в общем порядке ведения делопроизводства в организациях.

219. В случае если органом местного самоуправления принято решение о передаче функций по хранению архивных документов муниципальному архиву, при подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий, а также сопроводительных писем к ним и информационных писем в муниципальном архиве необходимо учитывать фондовую принадлежность архивных документов, на основе которых готовился ответ на запрос. Если ответ на запрос подготовлен на основе архивных документов фонда администрации как источника комплектования муниципального архива, их подписание/заверение осуществляет руководитель органа местного самоуправления, а регистрация и отправка могут осуществляться через службу делопроизводства администрации. При этом ответы на запросы, подготовленные на основе фондов муниципального архива, должны быть подписаны его руководителем. Это правило следует соблюдать, даже если фактически в муниципальном архиве подготовку всех ответов на запросы пользователей осуществляет один и тот же специалист.

220. Исполненные запросы на бумажном носителе могут формироваться в дела: раздельно для юридических и физических лиц, по видам запросов - тематические, социально-правовые. Возможно формирование дел в пределах одного года по порядку номеров запросов.

221. Непосредственная работа пользователей (просмотр, выписки) с архивными документами в архиве организации обычно не осуществляется. Если все же такая потребность возникает, необходимо предусмотреть рабочее место в помещениях архива, исключая архивохранилище, где пользователь может самостоятельно ознакомиться с документами дела. Архивные документы для работы пользователям вне помещения архива организации без оформления акта о выдаче дел во временное пользование не выдаются.

В случае если специфика документов, находящихся на хранении в архиве организации, позволяет осуществлять регулярную работу пользователей, необходимо выделить специальное помещение (просмотровую комнату) для работы пользователей, согласно п. 192 Правил, которое будет функционировать в режиме читального зала.

Разрешение на работу в читальном зале организации дает руководитель организации. Разрешение на работу в читальном зале дается на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с руководителем архива организации.

222. Организации вправе осуществлять, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг:

- подготовку публикаций и экспонирование архивных документов и их копий;

- представление архивных документов на информационных мероприятиях (конференциях, круглых столах, презентациях, экскурсиях, лекциях, встречах с общественностью, днях открытых дверей, уроках), в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей (п. 194 Правил).

Любая публикация или экспонирование архивных документов осуществляются при обязательной их идентификации (п. 195 Правил). Аннотация к экспонируемому архивному документу размещается на этикетке (бумажной или электронной), которая может быть создана для одного документа или для нескольких сразу.

Аннотация должна содержать название документа, дату создания, краткую информацию, включающую, в случае необходимости, расшифровку текста документа или его части, сведения о рассекречивании.

В аннотации указываются заголовок документа и легенда. Заголовок состоит из указания: разновидности документа, автора и адресата документа, краткого содержания, даты создания и места создания (при необходимости).

Легенда содержит справочные сведения о документе:

- поисковые данные (архивный шифр с указанием названия архива);

- подлинность;

- способ воспроизведения.

При необходимости дополнительно указываются сведения об особенностях внешнего вида документа.

Если часть элементов заголовка невозможно установить достоверно, они могут быть представлены предположительно и заключены в квадратные скобки.

В заголовках к фотодокументам указываются название документа, дата, место и автор съемки. При невозможности определения автора фотодокумента и места съемки эта часть опускается. В заголовке к групповой фотографии, если известен один или несколько персонажей, их местонахождение на снимке сообщается, а остальные изображенные называются обобщенно.

К иноязычным документам дается перевод или развернуто излагается их содержание.

В аннотации к графическому документу указываются его разновидность (схема, диаграмма), название объекта, автор и дата создания документа.

При необходимости дополнительно указываются сведения о рассекречивании документа.

223. В рамках всех форм использования могут изготавливаться копии с архивных документов. Копирование должно осуществляться с разрешения руководителя организации (п. 196 Правил). При изготовлении копий архивных документов в рамках исполнения социально-правовых запросов или по заказам государственных органов и органов местного самоуправления копия направляется пользователю с сопроводительным письмом, которое подписывается руководителем организации. Сопроводительное письмо будет рассматриваться как разрешение руководителя. Если изготовление копии происходит на возмездной основе на основании договора (п. 197 Правил), разрешение руководителя или уполномоченного им лица может оформляться как виза на заявке на копирование. Организация может установить другие варианты оформления разрешения руководителя на копирование архивных документов, однако любой вариант должен быть закреплен в локальном нормативном акте.

На безвозмездной основе изготавливаются копии архивных документов по запросам социально-правового характера, а также по заказам государственных органов и органов местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий. В иных случаях организации осуществляют копирование архивных документов на возмездной основе на основании договора.

224. В соответствии с п. 198 Правил при оформлении копии рассекреченного архивного документа в месте расположения соответствующего грифа секретности на копии проставляется штамп "Рассекречено". Такой же штамп проставляется на электронной копии рассекреченного архивного документа. При самостоятельном копировании пользователем рассекреченного архивного документа работник архива (лицо, ответственное за архив), обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения соответствующего грифа секретности заставку со штампом "Рассекречено".

При оформлении копии архивного документа, с которого снято ограничение на доступ к нему, в месте расположения пометки "Для служебного пользования" либо иной аналогичной ограничительной пометки на копии архивного документа проставляется штамп "Ограничение снято". Такой же штамп проставляется на электронной копии архивного документа, с которого снято ограничение на доступ к нему. При самостоятельном копировании пользователем архивного документа, с которого снято ограничение на доступ, работник архива (лицо, ответственное за архив), обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения пометки "для служебного пользования" либо иной аналогичной ограничительной пометки заставку со штампом "Ограничение снято".

Копирование архивных документов, доступ к которым ограничен, осуществляется в порядке, установленном в соответствии с законодательством Российской Федерации <91>.

--------------------------------

<91> Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности: постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233. URL: https://docs.cntd.ru/document/901852005?marker=64U0IK (дата обращения: 19.10.2025).

225. Копии архивных документов могут изготавливаться и направляться пользователю в бумажном или электронном виде и высылаться на указанный почтовый адрес пользователя или на адрес электронной почты соответственно (п. 199 Правил), а также могут быть выданы ему или доверенному лицу лично на бумажном носителе или съемном электронном носителе.

226. Архив ведет учет заказов на копирование архивных документов на бумажном носителе или в электронном виде (п. 200 Правил) в журнале произвольной формы. В локальном нормативном акте должен быть закреплен порядок изготовления копий, а также порядок учета заказов на копирование на бумажном носителе или в электронном виде.