10. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов

135. Хранение электронных архивных документов (далее - ЭАД) в архиве организации можно осуществлять в системе хранения электронных архивных документов (СХЭД) и (или) на физически обособленных электронных носителях информации (п. 132 Правил). Требования к режиму хранения, безопасности и защите персональных данных для СХЭД должны соответствовать требованиям информационной безопасности в соответствии с положениями законодательных и иных нормативных документов Российской Федерации, указанных в п. 134, 136 Правил.

Если в организации принято решение о передаче на хранение в архив ЭАД, юридическая значимость которых обеспечена средствами усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - УКЭП), в архиве организации должна применяется СХЭД. Передача на хранение и дальнейшее хранение ЭАД на физически обособленных носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости. Также в СХЭД могут не передаваться документы ограниченного доступа или документы, хранение которых в СХЭД невозможно по иным причинам.

136. СХЭД размещается на собственном серверном оборудовании организации, органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации могут использовать для размещения СХЭД федеральные и (или) региональные системы хранения данных (центры обработки данных).

Технические средства, обеспечивающие функционирование СХЭД, должны размещаться в помещениях, отвечающих требованиям СП 541.1325800.2024 "Здания и сооружения центров обработки данных. Правила проектирования" (п. 5.12, раздел 6.2) <50>; ГОСТ Р 59316-2021 "Слаботочные системы. Кабельные системы. Телекоммуникационные пространства и помещения. Аппаратная комната. Общие требования" (разделы 6 - 7).

--------------------------------

<50> СП 541.1325800.2024 "Свод правил. Здания и сооружения центров обработки данных. Правила проектирования" (утв. и введен в действие приказом Минстроя России от 23.12.2024 N 898/пр). URL: https://docs.cntd.ru/document/1311067815 (дата обращения: 19.10.2025).

При выборе технических средств хранения электронных документов (систем хранения данных, серверного оборудования) предпочтение отдается техническим средствам, в технической документации которых указана добровольная сертификация соответствия ТС 020/2011 Техническому регламенту Таможенного союза "Электромагнитная совместимость технических средств" и (или) указано соблюдение требований ГОСТ Р 55266-2012 (ЕН 300 386-2010) "Совместимость технических средств электромагнитная. Оборудование сетей связи. Требования и методы испытаний".

137. Если организация осуществляет хранение ЭАД с использованием услуг доверенной третьей стороны (п. 133 Правил), необходимо регламентировать порядок приема ЭАД третьей стороной, распределение ответственности по обеспечению сохранности, учету, обеспечению безопасного доступа к ним с исключением доступа третьих лиц, использованию и возврату ЭАД, а также убедиться, что информационная система доверенной третьей стороны обеспечивает выполнение всех требований, которые организация должна была бы применить в условиях хранения ЭАД в собственной системе. Основные требования к деятельности доверенной третьей стороны - поставщика услуг хранения ЭАД и к содержанию договора об оказании услуг содержатся в разделе 13 ISO 14641:2018 "Управление электронными документами. Проектирование и эксплуатация информационной системы для обеспечения долговременной сохранности электронных документов. Технические требования" (Electronic document management - Design and operation of an information system for the preservation of electronic documents - Specifications).

138. В организации необходимо разработать один или несколько локальных нормативных актов (порядков, положений, инструкций, регламентов и др.), отражающих работу с электронными документами, где должны быть изложены требования:

- к порядку приема-передачи ЭАД, в том числе приема-передачи электронных архивных документов между структурными подразделениями организации, территориальными органами и подведомственными организациями (п. 144 Правил);

- учету ЭАД;

- обеспечению сохранности ЭАД;

- поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения с использованием электронной подписи;

- разграничению прав доступа и порядку доступа к электронным архивным документам в соответствии с ролевой моделью;

- использованию ЭАД;

- порядку передачи ЭАД из СХЭД в ГИС "Платформа ЦХЭД" или другую информационную систему архивного учреждения (п. 131 Правил).

139. Ответственность за сохранность ЭАД несет руководитель архива (лицо, ответственное за реализацию функции по хранению электронных документов). Руководитель подразделения информационных технологий (лицо, ответственное за работы в сфере информационных технологий) несет ответственность за работу аппаратного и программного обеспечения и за информационную безопасность в части обеспечения сохранности электронных документов. Руководители подразделений - источников электронных документов (лица, назначенные ответственными за взаимодействие с архивом или за реализацию передачи электронных документов на архивное хранение) несут ответственность за своевременную передачу электронных документов на хранение и соответствие передаваемых документов требованиям Правил и требованиям локальных нормативных актов, посвященных вопросам хранения электронных документов, разработанных во исполнение требований Правил.

140. Разграничение прав доступа и порядка доступа к ЭАД пользователей в СХЭД осуществляется согласно должностным обязанностям сотрудников организации.

В СХЭД можно выделить следующие общие категории пользователей и их права доступа:

- администраторы - полный доступ к функциям и данным системы с правами администрирования;

- архивисты - доступ к функциям и данным системы с внесением изменений, без прав администрирования;

- пользователи - права на запуск клиентских приложений, доступ к данным в системе без внесения изменений.

Настройка прав пользователя в СХЭД может быть гибкой в зависимости от закрепленных за сотрудниками полномочий. Также в системе может быть реализован готовый набор ролей с правами доступа.

141. Информационная и функциональная совместимость СХЭД с СЭД, а также иными информационными системами организации, из которых могут отбираться на архивное хранение электронные документы, обеспечивается в том случае, если между ними возможна беспрепятственная (исключающая ошибки) передача электронных документов и метаданных электронных документов (п. 135 Правил). В целях автоматизации процесса передачи электронных документов из делопроизводства на архивное хранение необходимо обеспечить интеграцию СЭД и СХЭД не только на информационном и функциональном уровне, но и на технологическом.

142. СХЭД государственного органа должна соответствовать требованиям к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (п. 136 Правил). Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются п. 2.1 - 2.9, 4.1 - 4.28 ТФТ.

Информация о функциях, реализуемых СХЭД, включается в техническую документацию на автоматизированную (информационную) систему (техническое задание, руководства) и может быть проверена по ней. Оценка соответствия СХЭД функциональным требованиям может быть выполнена организацией самостоятельно, а также с привлечением сторонней организации. Результаты оценки отражаются в заключении.

143. Основные функции СХЭД по приему, учету и обеспечению сохранности ЭАД закреплены в п. 137 Правил.

В качестве СХЭД может рассматриваться:

- отдельная информационная система, которая соответствует действующим нормативным требованиям к СХЭД;

- подсистема или модуль иной информационной системы (в том числе СЭД), использующейся для создания электронных документов, при условии, что функции этой подсистемы соответствуют нормативным требованиям к СХЭД;

- подсистема государственной информационной системы.

В зависимости от особенностей информационной инфраструктуры в одной организации сразу несколько информационных систем могут выполнять функции СХЭД при условии соответствия их нормативным требованиям. Решение о составе и форме информационной инфраструктуры по хранению электронных документов регламентируется и закрепляется в соответствующих локальных нормативных актах.

144. СХЭД должна обеспечивать возможность хранения следующих категорий документов:

- ЭАД, подписанные УКЭП, для которых необходимо поддерживать юридическую значимость в процессе хранения документа;

- ЭАД, при создании и использовании которых не требуется подпись;

- ЭАД, являющиеся аудиовизуальными документами, созданными на основе цифровых технологий;

- электронные копии бумажных документов, в том числе на правах подлинника в архивном фонде организации;

- электронные копии бумажных документов, оригинал которых на бумажном носителе включен в архивный фонд организации, такие копии используются в качестве фонда пользования (за исключением случаев, указанных в разделе XI Правил).

Все категории документов передаются в СХЭД вместе с метаданными.

В СХЭД может размещаться информация о хранении архивных документов на бумажном носителе, а также о хранении ЭАД на физически обособленных носителях (п. 143 Правил).

В СХЭД, являющуюся подсистемой государственной информационной системы "Платформа ЦХЭД", могут передаваться электронные документы, созданные на основе единых стандартов форматов и шаблонов документов в государственной информационной системе обеспечения внутриведомственного и межведомственного документооборота и контроля исполнения поручений, в том числе с использованием облачных сервисов (ГИС "ГосЭДО") <51>.

--------------------------------

<51> Об утверждении Положения об информационной системе "Единое информационное пространство процессов государственного управления": постановление Правительства Российской Федерации от 17.02.2022 N 198. URL: https://docs.cntd.ru/document/728194622 (дата обращения: 19.10.2025).

145. Передаче ЭАД в СХЭД предшествует их отбор в той системе, из которой они передаются. Для реализации функции отбора ЭАД и помещения их на архивное хранение предлагается следующий алгоритм действий.

Электронные документы должны быть связаны с индексом дела по номенклатуре дел в карточке в СЭД. Эту связь можно установить при создании документа, в процессе работы с ним исполнителя, после исполнения, по завершении календарного года, в зависимости от того, кто будет ответственным в организации за реализацию этой функции. Целесообразно, чтобы это делали исполнители или должностные лица того структурного подразделения, к которому относится раздел номенклатуры дел (работники службы делопроизводства, других структурных подразделений организации). Связь документа с индексом дела по номенклатуре дел должна быть установлена по возможности как можно раньше, оптимально если это происходит сразу при включении документа в систему.

Завершение работы с документом в делопроизводстве должно быть зафиксировано в системе. Это может быть реализовано двумя способами: либо с использованием специальной отметки о помещении документа в дело, либо автоматически на основании информации о завершении работы всех исполнителей над документом.

Электронные документы, исполненные и (или) имеющие отметку о помещении в дело, связанные с индексом дела по номенклатуре дел, формируют электронное дело. С 1 января следующего календарного года сформированное электронное дело должно быть завершено ("закрыто"). Электронное дело может быть завершено автоматически или вручную при помощи отметки "завершить дело". Документы завершенного дела могут быть отобраны на архивное хранение и переданы в СХЭД любым способом.

В случае, если на 1 января в СЭД остались неисполненные документы, связанные с индексом дела по номенклатуре дел, для них устанавливается связь с новым делом по номенклатуре на следующий календарный год.

Во всех остальных случаях отбор необходимо осуществлять путем просмотра карточек и содержания каждого документа.

146. ЭАД должен быть подготовлен к передаче на архивное хранение как контейнер в формате типа .zip, в состав которого входят:

а) файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);

б) файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);

в) файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);

г) файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) (п. 141 Правил).

Набор файлов в контейнере может выглядеть как показано на рис. 19.

Рис. 19. Набор файлов в контейнере ЭАД

Состав сведений о документе (метаданных), которые подлежат включению в файл описания, приведен в п. 141 Правил. Файл описания должен быть сформирован в формате .xml автоматически, но может быть сформирован вручную.

Для разработки xsd-схемы файла описания ЭАД целесообразно использовать ГОСТ Р 7.0.109-2024 "Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию" <52>. Ориентировочная схема метаданных приведена в приложении 10.

--------------------------------

<52> ГОСТ Р 7.0.109-2024 "Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию" (утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.02.2024 N 265-ст). URL: https://docs.cntd.ru/document/1305118388 (дата обращения: 19.10.2025).

147. Согласно п. 47 Правил ЭАД временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, в том числе по личному составу, должны быть приняты на архивное хранение в СХЭД не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 140 Правил).

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в информационных системах, в которых они были созданы, и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности, подлежат выделению к уничтожению в установленном порядке.

Решение о передаче ЭАД временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в СХЭД принимается после оценки информационной емкости СХЭД и СЭД для оптимизации информационной производительности последней.

148. Электронные архивные документы передаются на хранение в архив одним из следующих способов:

- по информационно-телекоммуникационным сетям (п. 143 Правил), по защищенным каналам связи, налаженным на сервере, или между серверами внутри организации, или по сети Интернет между информационными системами территориальных органов, организаций, подразделений, в том числе по протоколу МЭДО или с использованием либо посредством программного интерфейса API (Application Programming Interface);

- на физически обособленных носителях.

149. В отличие от физически обособленных носителей однократной записи, на которых может осуществляться хранение ЭАД, физически обособленные носители, предназначенные для передачи на хранение ЭАД, подписанных усиленной квалифицированной подписью, могут быть основаны на технологиях магнитной записи или быть представлены флеш-накопителями.

При передаче ЭАД на хранение на физически обособленных носителях электронные документы включаются в СХЭД вручную или в автоматизированном режиме.

150. В случае если функции СХЭД выполняет модуль СЭД, непосредственная передача ЭАД может не производиться. Условная передача может заключаться в изменении режима доступа к ЭАД, подлежащим архивному хранению, и передаче их регистрационно-учетных сведений (метаданных) в модуль СХЭД.

151. Схема систематизации электронных документов в СХЭД включает следующие уровни (уровни описания): фонд, опись, раздел (подраздел) описи (электронное дело в соответствии с номенклатурой дел), электронный документ. Для представления информации на каждом уровне используется архивная учетная форма (далее - АУФ).

Содержание полей для каждого уровня описания должно позволять автоматически формировать основные (обязательные) учетные документы архива (п. 138 Правил).

Сведения о документе из файла описания используются для включения в СХЭД на уровнях описания "раздел (подраздел) описи (электронное дело в соответствии с номенклатурой дел)" и "электронный документ" (п. 147 Правил).

152. В СХЭД должна быть реализована функция вывода на печать обязательных учетных документов архива в соответствии с формами, рекомендованными в Правилах.

153. При передаче на хранение в СХЭД электронные архивные документы включаются в опись электронных документов структурного подразделения (п. 146 Правил). В зависимости от информационной инфраструктуры данная опись может формироваться как в СЭД, так и в СХЭД.

Отдельно составляются описи на электронные документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (п. 23 Правил). Форма описи для всех категорий электронных документов единая. Сведения о документе, которые должны быть включены в опись, представлены в п. 146 Правил.

Пример описи электронных документов структурного подразделения приведен в приложении 11.

154. Реестры файлов электронных документов в СХЭД формируются автоматически на основе файла описания электронного документа, раскрываются и визуализируются непосредственно в карточке документа.

Например:

В реестрах файлов электронных документов учитывается каждый файл электронного архивного документа с указанием его номера, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата. Реестр файлов электронного документа - дополнительный инструмент для контроля объема электронного архивного документа. Если объем, указанный в описи ЭАД, и сумма объема файлов в карточке документа не совпадают, это может указывать на ошибку при передаче или утрату файлов.

155. При поступлении электронных документов в СХЭД осуществляется автоматическая проверка:

- наличия всех файлов, составляющих электронный документ; необходимых регистрационно-учетных сведений (метаданных) об электронных документах, электронных делах по номенклатуре дел;

- файлов электронных документов и файлов описей электронных документов на наличие вредоносного программного кода;

- наличия в метаданных документа сведений о проверке электронной подписи передаваемого ЭАД на момент его подписания и (или) получения (п. 148 Правил).

156. В метаданных могут быть указаны данные, связанные с проверкой электронной подписи:

- данные об успешности проверки электронной подписи на целостность документа (совпадение расшифрованного хэша с пересчитанным).

- дата и время последней проверки подписи.

- информация о статусе сертификата (действующий, истекший или отозван).

В форматах файлов для хранения электронных подписей обязательно сохраняются метаданные, включающие сведения о проверке подписи. Программное обеспечение для работы с электронными подписями автоматически добавляет такие данные в метаданные, если они были проверены. С помощью специализированного программного обеспечения нужно открыть ЭАД, сформированный как контейнер в формате типа .zip, подписанный электронной подписью. Программа автоматически извлечет хэш ЭАД, зашифрованный в электронной подписи, и сравнит его с хэшем ЭАД, который пересчитывается на основе его текущего содержания. Если хэши совпадают, это означает, что подпись подлинная и ЭАД не был изменен после подписания.

157. Работником архива (лицом, ответственным за архив) осуществляется выборочная проверка (не менее 1% от поступивших электронных документов) воспроизводимости электронных документов (при отсутствии возможности автоматической проверки воспроизводимости). Из поступивших электронных документов выбираются и просматриваются файлы документов и приложений к ним в разных форматах для исключения проблем пригодности для использования ЭАД, вызванных несовместимостью программного обеспечения, в котором создан электронный документ и которое используется для его воспроизведения.

Если в СХЭД поступили электронные документы, подписанные УКЭП, в форматах, отличных от PDF/A, их необходимо перевести в формат архивного хранения.

158. Согласно п. 148 Правил, п. 4.3, 4.16 ТФТ, по завершении проверок при приеме ЭАД из СЭД в СХЭД должно быть автоматически сформировано уведомление (техническое сообщение) о приеме, которое направляется в СЭД. Также уведомление (техническое сообщение) формируется в случае отказа в приеме из-за нарушения целостности поступивших электронных документов, наличия в них вредоносного программного кода, невозможности их воспроизведения, несоответствия формата технического описания (метаданных) электронного документа формату СХЭД. В случае отказа в приеме электронных документов действия по решению проблем предпринимаются работником структурного подразделения при необходимости с привлечением технического специалиста и работника архива.

159. Для принятых на хранение в СХЭД ЭАД создаются резервные копии, что должно быть предусмотрено техническим заданием на разработку СХЭД и реализовываться в автоматическом режиме. В целях обеспечения сохранности ЭАД не менее одной резервной копии должно храниться на носителях, территориально удаленных от основного места хранения.

160. На электронные документы постоянных, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи (п. 28 Правил).

В СХЭД осуществляется формирование проектов годовых разделов описей ЭАД. Порядок работы с описями электронных документов не отличается от порядка работы с описями дел на бумажном носителе и соответствует требованиям, установленным в п. 25, 27 Правил. При реализации данной функции СХЭД должна предоставлять возможность на основании описей электронных документов структурных подразделений формировать проекты годовых разделов описей электронных документов организации. Описям электронных дел присваивается номер по листу фонда. Образец оформления годового раздела описи ЭАД приведен в приложении 12.

Помимо описей годовых разделов ЭАД в СХЭД могут быть сформированы описи годовых разделов электронных дел (п. 138 Правил). Описи электронных дел необходимы для обеспечения преемственности учета при формировании паспорта архива и архивного шифра ЭАД. Образец оформления годового раздела описи электронных дел приведен в приложении 13.

Каждая опись электронных дел и опись электронных документов, которые автоматически формируются в СХЭД, имеет уникальный идентификатор. В структуру уникального идентификатора описи в СХЭД включается номер описи по листу фонда. Например, по листу фонда опись имеет N 4, тогда при составлении годового раздела описи документов за 2025 г. в СХЭД его уникальный идентификатор может выглядеть так:

РО-4-2025-1, где

РО - раздел описи;

4 - номер описи по реестру описей;

2025 - год;

1 - порядковый номер годового раздела в описи.

Возможны любые другие варианты формирования структуры уникального идентификатора, в том числе с использованием штрихкодирования и QR-кода. Требования к структуре номера описи в СХЭД должны определяться на этапе составления Технического задания на ее разработку.

Годовые разделы описей электронных документов в реестр описей не включаются. Нумерация электронных документов в каждом годовом разделе описи электронных документов начинается с первого номера.

Нумерация дел в годовых разделах описи электронных дел должна осуществляться так же, как и при составлении годовых разделов описей дел на бумажном носителе.

161. При поступлении ЭАД в СХЭД им присваивается архивный шифр. Архивный шифр состоит из номера фонда, номера описи (по листу фонда), номера дела (по годовому разделу описи электронных дел, при ее наличии), номера документа (по годовому разделу описи электронных документов) и года. Указание на год в архивном шифре необходимо, поскольку номера электронных документов в различных годовых разделах описи электронных документов могут повторяться.

162. Поступление ЭАД в СХЭД должно фиксироваться в электронной форме учета поступления и выбытия ЭАД, состав сведений которой указан в п. 150 Правил.

Пример заполнения формы учета поступления-выбытия ЭАД приведен в приложении 14.

При необходимости система должна позволять сформировать итоговую запись о количестве поступивших, выбывших и находящихся на хранении ЭАД на выбранную дату на основе сведений из электронной формы учета.

163. Для проверки наличия и состояния ЭАД в СХЭД должен быть предусмотрен автоматический режим (п. 152 Правил). Проверка наличия и состояния ЭАД может запускаться по инициативе работника или быть задана в настройках системы. Все автоматические действия по проверке наличия и состояния ЭАД фиксируются в протоколах (журналах событий) СХЭД. Рекомендуется, чтобы протоколы информационной системы содержали следующий минимальный набор информации:

а) описание события;

б) влияние события на СХЭД и (или) ЭАД;

в) инициатор события (сведения о пользователе или автоматической настройке);

г) дата и время события.

Указанная информация должна храниться в СХЭД.

Если в ходе проверки наличия и состояния ЭАД было выявлено и запротоколировано любое повреждение ЭАД (ошибка), он автоматически должен быть заменен из резервного файла.

164. В случае фиксации попытки несанкционированного доступа к электронному архивному документу СХЭД должна обеспечить не только протоколирование данного факта, но и немедленное оповещение о нем администратора системы, а также блокировку доступа к электронному архивному документу.

Обеспечение сохранности ЭАД в СХЭД обеспечивается средствами информационной безопасности.

165. Для обеспечения сохранности и возможности использования ЭАД в течение установленных сроков хранения возможно проведение процедур миграции и (или) конвертации (п. 154 Правил).

Миграция - это процесс перемещения электронного документа из одной информационной системы в другую и (или) с одного носителя на другой без изменения формата документа; конвертация - это процесс преобразования исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры документа и его содержания.

Миграция ЭАД происходит в следующих случаях:

- при передаче электронных документов из СЭД и иных информационных систем в СХЭД;

- при передаче ЭАД из СХЭД в ГИС "Платформа "ЦХЭД" или другие государственные информационные системы;

- при переносе электронных документов с любых физически обособленных носителей информации в СХЭД;

- при скачивании электронных документов на любые физически обособленные носители информации, при выводе на печать, при оцифровке бумажного документа.

Для обеспечения сохранности ЭАД может производиться процедура перемещения базы данных СХЭД на новый носитель, например на новое серверное оборудование, при замене серверного хранения на облачное и др. Такие мероприятия производятся только по решению руководителя организации и находятся в компетенции не столько работников архива, сколько специалистов в области информационных технологий.

Конвертация может осуществляться при передаче ЭАД в СХЭД и переводе их в формат архивного хранения, а также в процессе хранения при условии устаревания форматов.

По результатам конвертации должен проводиться визуальный контроль соответствия конвертированных электронных архивных документов электронным архивным документам, подвергшимся конвертации (проверка аутентичности), проверяться полнота их содержания (п. 155 Правил). Однако для проведения процедур миграции и конвертации больших массивов ЭАД необходимо разработать локальный нормативный акт, закрепляющий порядок проведения процедуры и ответственность должностных лиц организации за выполнение каждого этапа, условия их реализации и результаты выполнения, а также состав документации, которая должна подтверждать достижение заданных результатов. Основой для разработки такого локального нормативного акта является ГОСТ Р ИСО 13008-2025 "Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов" <53>.

--------------------------------

<53> ГОСТ Р ИСО 13008-2025 "Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов". URL: https://docs.cntd.ru/document/1200123738 (дата обращения: 19.10.2025).

Факты конвертации ЭАД должны быть зафиксированы в акте конвертации ЭАД, который приобщается к делу фонда. Форма рекомендуемого образца акта представлена в приложении N 28 к Правилам (п. 156 Правил).

166. Для ежегодного контроля процесса проверки наличия и состояния ЭАД, согласно п. 152 Правил, в СХЭД должна быть предусмотрена возможность фиксации результатов проверки наличия и состояния в специализированной АУФ, соответствующей форме акта проверки наличия и состояния архивных документов со ссылками на АУФ описей электронных документов в СХЭД, а также возможностью вывода на печать по установленной форме акта.

167. В СХЭД должен быть реализован функционал по использованию ЭАД и учету их использования.

Использование ЭАД может осуществляться в следующих формах:

- доступ к документам в системе, поиск документов;

- предоставление копий документов по запросам;

- предоставление архивных справок (выписок).

В настройках системы должен быть обеспечен учет количества просмотров ЭАД, учет количества копий ЭАД, созданных как на бумажном носителе, так и в электронном виде; предоставление архивных справок (выписок), выдача оригиналов документов в соответствии с п. 4.24 ТФТ.

Для визуализации данных сведений в системе следует осуществить возможность формирования отчетов.

Сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь) должны быть отображены в метаданных АУФ, также должна быть обеспечена возможность прикрепления файлов выданных архивных справок (выписок) в АУФ (п. 4.11 ТФТ).

168. Выделение к уничтожению электронных документов производится в том же порядке, что и бумажных, но они включаются в отдельный акт на уничтожение (п. 158 Правил). Работники структурных подразделений составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основании предложений структурных подразделений работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включающий только электронные документы. Проект акта может формироваться с помощью СХЭД согласно п. 137 Правил, п. 4.25 ТФТ. На основании данных об электронных документах, об электронных делах СХЭД должна формировать АУФ проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с возможностью вывода ее на печать с использованием электронного шаблона.

Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов), после чего направляется на согласование ЦЭК (ЭК), а затем утверждается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

После утверждения акта должно проводиться физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами электронных архивных документов.

После уничтожения электронных документов в СХЭД должна быть зафиксирована информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов), дате и регистрационном номере акта, по которому они были уничтожены.

Электронные документы, содержащиеся в СЭД и иных информационных системах, из которых они были переданы на архивное хранение, могут быть уничтожены не ранее чем через год после их приема на хранение. В случае, если СХЭД является модулем СЭД и не производилась миграция документов из одной системы в другую (см. п. 143 Методических рекомендаций), они продолжают храниться в СЭД на протяжении всего срока архивного хранения. Учетные формы этих документов могут быть сохранены с пометкой о том, когда и кем были осуществлены их прием-передача в СХЭД.

169. Базы данных информационных систем после завершения их ведения ставятся на учет как единицы хранения ЭАД (п. 142 Правил). Мероприятия по выбору и выгрузке данных из баз данных, подлежащих хранению в программно-независимом формате (в том числе в формате архивного хранения; например, база данных может быть выгружена как электронный журнал в формате PDF/A), должны осуществляться совместно со специалистами по информационным технологиям. Процедуры выбора и выгрузки данных можно рассматривать как процесс конвертации.

Воспроизведение указанного файла и поиск по нему должны быть возможны с использованием программного обеспечения архива (структурного подразделения, выполняющего его функции). Рекомендуется также сохранять документацию, описывающую связи составных элементов базы данных.

По решению руководителя организации или иного уполномоченного им лица базы данных информационных систем также могут передаваться на архивное хранение по прошествии промежутка времени, зафиксированного в локальном нормативном акте (например, база данных по регистрации приказов по основной деятельности передается на хранение вместе с приказами за тот же год).

170. Запись ЭАД на физически обособленные носители осуществляется работниками структурных подразделений или иной передающей стороной. В случае если принято решение о хранении ЭАД на физически обособленных носителях, передающей стороной на архивное хранение представляется два экземпляра на физически обособленных носителях (при отсутствии СХЭД, при наличии - в одном) (п. 145 Правил). Рекомендуется, чтобы один экземпляр был записан на носителе с однократной записью информации (например, CD-R). При наличии такой возможности желательно использовать разные типы носителей или создавать еще один экземпляр на носителе, отличном по типу от основного и рабочего экземпляров (например, если оба экземпляра хранятся на оптическом носителе, дополнительный желательно иметь на магнитном).

171. При приеме электронных документов на физически обособленных носителях следует осуществить оценку физического и технического состояния носителей (п. 149 Правил). Оценка осуществляется в целях проверки:

- состояния первичных средств хранения физически обособленных материальных носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения футляра, наличие и качество надписей на вкладышах и т.д.);

- наличия запыления и загрязнения поверхности носителей;

- наличия влаги на поверхности носителей;

- физического состояния рабочей поверхности и корпусов физически обособленных материальных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов и т.д.);

- наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы воздействия химически агрессивных веществ).

При оценке технического состояния носителей:

- устанавливается соответствие характеристик носителя сведениям, содержащимся в описи электронных документов;

- устанавливается наличие в электронных документах вредоносного программного кода;

- проводится проверка на сбои при считывании информации, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих носители (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и др.);

- выявляются и учитываются электронные архивные документы, требующие миграции на новые физически обособленные носители или в СХЭД.

Контроль технических параметров физически обособленных носителей электронных документов проводят с помощью специализированного технического и программного обеспечения.

172. Каждый поступивший физически обособленный носитель (дисковые носители (CD, DVD, BR и др.), жесткие диски (винчестеры), ленточные носители (стримеры, твердотельные носители)) должен быть в индивидуальной упаковке (футляре), рекомендованной производителями носителей. Должно быть исключено перемещение носителя внутри упаковки. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения.

Лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя снабжается ярлыком (вкладышем), на котором указываются:

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (полное, сокращенное);

- номер фонда;

- номер или совокупность номеров описей электронных документов;

- номер или совокупность номеров дел по описи (описям) электронных документов;

- крайние даты документов, записанных на физически обособленный носитель;

- дополнительные отметки (при необходимости).

Например:

173. Физически обособленные носители ЭАД хранятся в соответствии с п. 96, 151 Правил. Носители электронных и аудиовизуальных документов располагаются отдельно от документов на бумажном носителе в отдельных помещениях в соответствии с требованиями к температурно-влажностному режиму (п. 88 Правил).

Перед размещением физически обособленных носителей в помещении и на средствах хранения производится оценка соответствия предполагаемого места размещения указаниям по размещению и руководству по обеспечению безопасности, указанным в технической документации физически обособленных носителей.

174. Проверка наличия и состояния ЭАД на физически обособленных носителях также включает:

- визуальный и технический контроль физического и технического состояния;

- программную проверку записанных на носитель ЭАД на наличие вредоносных компьютерных программ;

- выявление и учет ЭАД, требующих миграции на новые электронные носители.

Потребность в миграции на новые носители определяется путем оценки устаревания технических средств и программного обеспечения <54>, используемых для воспроизведения ЭАД.

--------------------------------

<54> ГОСТ Р МЭК 62402-2023 "Надежность в технике. Управление устареванием". П. 4.1. URL: https://docs.cntd.ru/document/1303322213 (дата обращения: 19.10.2025).

Согласно п. 153 Правил проверка наличия ЭАД на физически обособленных носителях осуществляется раз в 5 лет.

Результаты проверки наличия и состояния ЭАД на физически обособленных носителях и недостатки, выявленные при проверке наличия и состояния ЭАД, должны быть зафиксированы (п. 157 Правил). Фиксация осуществляется в следующих документах:

- акте проверки наличия и состояния архивных документов;

- акте о технических ошибках в учетных документах, который составляется в случае выявления несоответствия записей в архивных учетных документах фактической информации;

- акте об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных, который составляется в случае обнаружения неучтенных архивных документов, не относящихся к данному фонду.

175. В случае если документы дела, отнесенного к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве. Рекомендуемые параметры оцифровки: разрешение - 300 dpi, формат файла - PDF/A, режим оцифровки - цветной. Основной документ и приложения к нему оцифровываются отдельно, составляя разные файлы. Формат файла не зависит от формы документа (текст, таблица и т.д.). На каждую копию заполняется описание, возможно также использовать электронные регистрационные карточки документа (при наличии в СЭД).

176. Электронные копии документов включаются в СЭД и связываются с индексом дела по номенклатуре.

Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома.

В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с п. 6.23 - 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Дела (тома дела), включающие документы на бумажном носителе, и электронные документы, связанные с электронными делами по номенклатуре дел, вносятся в описи дел, документов, описи электронных документов в соответствии с видом их носителя. В графе "Примечания" описей отражаются ссылки на архивные шифры тома (томов) дела на другом носителе (п. 162 Правил).

Первый том дела, содержащий электронные документы, учитывается в описи электронных документов, в графе "Примечание" указывается архивный шифр томов с бумажными документами этого гибридного дела.

Для второго и последующих томом дела, содержащего документы на бумажных носителях, в описях для бумажных документов в графе "Примечание" необходимо указать архивный шифр первого тома с электронными документами того же дела.

В сформированных таким образом делах, включающих электронные документы и электронные копии бумажных документов, каждый документ рассматривается как самостоятельная единица хранения в СХЭД.

177. Электронные копии документов, связанные с электронными делами, указанными в п. 159 Правил, подлежат передаче на архивное хранение, наряду с электронными документами, по соответствующему индексу номенклатуры дел. Каждая электронная копия документа, связанная с электронным делом, указанным в п. 159 Правил, должна состоять из следующих структурных элементов:

а) файлы электронных копий документа на бумажном носителе и приложения к нему (при наличии) в формате архивного хранения PDF/A;

б) файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) и информацию о копийности документа (п. 160 Правил).

Файл описания электронной копии документа, связанной с электронным делом, указанным в п. 159 Правил, кроме данных, указанных в п. 141 Правил, включает данные о том, что передаваемый документ является копией (п. 161). Каждая электронная копия документа включается в опись электронных документов под отдельным номером наравне с электронными архивными документами.