6. Организация передачи дел на хранение в архив

65. Архивные документы должны быть переданы в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 47 Правил).

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив. Исключение составляют случаи, когда гражданский служащий назначается на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации, в таком случае его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне <38>.

--------------------------------

<38> Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела: Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609. П. 22, 23. URL: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102092689 (дата обращения: 19.10.2025).

Несмотря на то, что с 1 января года, следующего за тем, когда дела были завершены делопроизводством, исполненные и помещенные в них документы попадают под действие Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" и тем самым становятся архивными, физическое место их хранения сразу по наступлению этой даты не меняется.

66. Сначала в структурных подразделениях лица, ответственные за делопроизводство, составляют описи дел структурных подразделений. Отдельно составляются описи на дела:

- постоянного срока хранения;

- временного (свыше 10 лет) срока хранения;

- по личному составу;

- содержащие документы, характерные для организаций определенной сферы деятельности (судебные, следственные дела, научно-техническая документация и др.).

Дела, содержащие электронные и аудиовизуальные документы, включаются в отдельные описи в соответствии со сроками хранения (п. 63 Правил).

Дела со сроком хранения "До ликвидации организации" в организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, включаются в отдельную опись дел, документов. Дела со сроком хранения "До ликвидации организации" в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, включаются в опись дел, документов постоянного срока хранения.

В случае если приложениями к документам на бумажном носителе являются электронные аудиовизуальные документы, подготовку такого дела следует осуществлять, как указано в п. XI Правил и п. 175 - 177 Методических рекомендаций.

Базы данных (реестры, перечни, кадастры и др.), ведение которых в оперативном управлении не завершено, в описи не включаются.

Требования к составлению описей дел структурных подразделений изложены в п. 62 - 65 Правил.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись полностью на основе номенклатуры дел, на данном этапе заголовки могут корректироваться и уточняться в целях конкретизации и наиболее точного отражения содержания документов, помещенных в дело;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (графа N п/п) начиная с первого;

- в графу "Индекс дела" вносится соответствующий индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о деле в графах описи должны совпадать со сведениями на обложке дела;

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий, а также о наличии в деле документов с пометкой "Для служебного пользования" с указанием номеров листов, если таковые имеются.

В конце описи дел, документов структурного подразделения заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи и особенности нумерации (п. 64 Правил).

67. Опись дел структурного подразделения, помимо составителя, подписывают руководитель службы делопроизводства и руководитель архива (лицо, ответственное за архивное хранение). Руководитель службы делопроизводства проверяет состав описательных статей и их соответствие разделу номенклатуры дел структурного подразделения. В случае отсутствия дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, принимаются меры по их розыску. Порядок действий работников в случае, если принятые меры не дали результата, определен п. 65 Правил.

Руководитель архива и (или) ЭК структурного подразделения (при наличии) при получении проекта описи структурного подразделения проверяет правильность и корректность наименования заголовков дел, соответствие состава документов дела, их содержания заголовку дела, хронологические рамки документов, включенных в дело.

68. Проект описи дел, документов структурного подразделения готовится в 2 экземплярах и подписывается. Вместе с проектом описи на согласование и подписание направляются акт об утрате документов, если данный факт имел место (п. 65 Правил), и предложения к акту о выделении документов к уничтожению. Пример оформления акта об утрате документов приведен в приложении 5.

69. На основе описей дел, документов структурных подразделений документы передаются в архив организации. Работник архива (лицо, ответственное за архивное хранение) готовит годовые разделы описей дел, документов организации. Описи дел составляются по образцам, рекомендованным в приложениях N 7 - 12 к Правилам.

Требования к порядку составления и оформлению годовых разделов описей дел, документов соответствуют п. 66 - 72 Правил. Пример оформления приведен в приложении 6.

Данные о документах за определенный год, поступившие в архив организации, составляют годовой раздел описи дел, документов.

70. Годовые разделы описей электронных дел, документов составляются на электронные дела постоянного срока хранения и на электронные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения на основе описей электронных дел структурных подразделений (п. 28 Правил, приложения N 8 и 12 Правил). Особенности составления описей электронных дел, документов раскрыты в разделе 10 Методических рекомендаций.

Для аудиовизуальных документов в архиве составляются соответствующие описи - описи фотоальбомов, фотодокументов, фонодокументов магнитной записи, видеодокументов (п. 168 - 169 Правил). Порядок составления таких описей раскрыт в разделе 11 Методических рекомендаций.

71. Составление годового раздела описи дел, документов включает оформление реквизитов заголовочной части и фиксацию учетных данных в описательной части описи.

К первому годовому разделу описи дел, документов также составляется справочный аппарат описи дел, который затем дополняется и (или) изменяется при составлении последующих годовых разделов описи дел и (или) внесении изменений в годовые разделы описи дел. Порядок составления справочного аппарата к описи изложен в разделе 15 Методических рекомендаций.

72. В условиях применения информационных систем в организации годовые разделы описей для всех категорий документов (на бумажном носителе, аудиовизуальных и электронных) могут составляться в автоматизированном режиме. Если в этом случае не удается обеспечить сквозную валовую нумерацию единиц хранения от одного годового раздела к другому, и при создании описи в системе нумерация каждый раз будет начинаться с первого номера, данная опись будет рассматриваться как новая опись и включаться в лист фонда и реестр описей.

Для удобства идентификации годовых разделов описей в условиях применения информационных систем возможно порядковый номер описи дополнять, например, годом: годовой раздел описи документов постоянного срока хранения за 2020 г. будет иметь номер 1-2020. Архивный шифр при этом может формироваться следующим образом: Ф. 1, Оп. 1-2020, Д. 1.

73. К реквизитам заголовочной части годового раздела описи дел относятся:

- полное (и в скобках сокращенное) официальное наименование организации (если в опись включаются документы за период, когда организация имела иное название, в заголовочной части описи указывается наименование, которое организация имела в этот период).

- номер фонда (N 1 - для архива, хранящего один фонд; в архивах организаций, хранящих дела более чем одного фонда, номер фонда присваивается по списку фондов; в архивах организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов проставляется номер фонда, который присвоен ему государственным (муниципальным) архивом при первом приеме дел на хранение;

- номер описи дел, документов в соответствии с листом фонда (Первому годовому разделу описи дел, описи электронных документов присваивается номер описи по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи);

- год, за который дела вносятся в раздел;

- гриф утверждения руководителем организации.

74. Названиями разделов в годовых разделах описей дел, документов могут выступать названия структурных подразделений организации (в случае переименования структурного подразделения используется последнее наименование в году), названия функциональных направлений деятельности организации, наименования авторов документов или иное согласно принятой в архиве организации схеме систематизации (принципов систематизации) архивных документов.

75. Описательные статьи (описательная статья - заголовок дела с относящимися к нему сведениями) годовых разделов описей дел нумеруются в валовом порядке (графа 1), нумерация каждого последующего годового раздела будет начинаться с числа, следующего за тем, которым закончилась нумерация предыдущего раздела, за исключением случаев, описанных в п. 72 Методических рекомендаций. Закрепление за каждым делом в годовом разделе описи дел самостоятельного индивидуального порядкового номера, который является номером единицы хранения в архиве организации и включается в архивный шифр, обеспечивает поединичный учет единиц хранения в архиве организации.

Пропущенные при составлении годового раздела описи заголовки дел при их незначительном количестве включаются в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами в соответствии со схемой систематизации. Если количество изменений существенно, то годовой раздел пересоставляется или к нему составляется дополнительная опись. После утверждения (согласования) годовых разделов описей дел, документов внесение в них изменений возможно только после принятия соответствующего решения ЭПК архивного учреждения. Порядок включения в опись пропущенных дел описан в п. 58 Методических рекомендаций.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел в зависимости от вида документа либо по дате заведения (например, для таких документов, как программа развития, перспективный план на несколько лет и т.д.), либо по дате завершения (например, для отчета о выполнении перспективного плана).

Содержание описательных статей описи дел, документов должно точно соответствовать сведениям, вынесенным на обложки дел.

Графа "Примечание" предназначена для отметок о выбытии дел, особенностях физического состояния дел и др.

При внесении в годовой раздел описи подряд одинаковых заголовков дел все заголовки дела записываются полностью, не допускается применение формулировки "То же" (при автоматизированном ведении описи дел поиск по таким заголовкам невозможен).

76. Суммарный учет единиц хранения достигается путем оформления итоговой записи к каждому годовому разделу описи дел, документов, в которой цифрами и прописью указываются:

- фактическое количество единиц хранения, включенных в годовой раздел;

- первый и последний номера единиц хранения;

- особенности нумерации: литерные и пропущенные номера (для годовых разделов описей электронных дел указывается общий объем записей в Мб).

Итоговую запись к годовому разделу описи дел подписывает составивший ее работник, ответственный за ведение учетных документов архива организации, и руководитель архива (лицо, ответственное за архив).

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

В архив организации могут поступить или могут из него выбыть дела, относящиеся к уже составленному и оформленному годовому разделу описи дел. В этом случае после внесения записей о поступлении или выбытии дел составляется новая итоговая запись.

Пример составления итоговой записи приведен на рис. 10.

77. Согласованные с ЦЭК (ЭК) организации описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения передаются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения для утверждения.

После утверждения ЭПК архивного учреждения описей (годовых разделов описей) дел постоянного хранения они утверждаются руководителем организации. После утверждения руководителем организации один экземпляр описи дел постоянного хранения передается в государственный (муниципальный) архив, источником которого является организация.

Описи (годовые разделы описей) дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат согласованию ЦЭК (ЭК) организации, после чего рассматриваются ЭПК архивного учреждения, а затем утверждаются руководителем организации. Годовые разделы описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения в государственный (муниципальный) архив не передаются.

Описи (годовые разделы описей) дел по личному составу также согласовываются ЦЭК (ЭК) организации, затем передаются на утверждение ЭПК архивного учреждения, а после согласования ЭПК архивного учреждения утверждаются руководителем организации.

В организациях, не являющихся источниками комплектования государственного (муниципального) архива, руководитель организации или уполномоченное им лицо утверждает описи дел, документов после их согласования ЦЭК (ЭК) организации (п. 30 Правил).

Порядок подготовки и передачи описей дел, документов для различных организаций приведен на рис. 11, 12.

Рис. 11. Порядок подготовки и передачи описей дел, документов для организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов

Рис. 12. Порядок подготовки и передачи описей дел, документов для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов

Годовые разделы описей дел представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения не позднее чем через три года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в раздел описи (п. 29 Правил).

Решение о том, в каком формате, на каком носителе и каким способом будет предоставлен рабочий экземпляр описи в электронном виде, принимается совместно передающей и принимающей сторонами с учетом характера предполагаемых работ с экземпляром.

78. В учетные данные годовых разделов описей дел вносятся изменения в следующих случаях:

- по результатам проверки наличия и состояния архивных документов (при обнаружении неучтенных дел, утраченных дел);

- по результатам проведения экспертизы ценности документов и выделения дел к уничтожению;

- при передаче архивных документов на постоянное хранение;

- при ликвидации организации и передаче документов правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив.

Все изменения в годовые разделы описей дел вносятся на основании соответствующих актов. В актах - основаниях для внесения изменений в учетные документы - проставляется отметка о внесении изменений в учетные документы. Также соответствующие изменения вносятся в итоговую запись к годовому разделу описи дел, документов.

79. Годовые разделы описей дел не переплетаются, не подшиваются, если они не являются законченной описью дел. До завершения описи дел годовые разделы хранятся в папках в архиве организации.

Законченная опись дел, документов на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения.

80. К законченной описи дел составляется сводная итоговая запись по аналогии и на основании сводных итоговых записей годовых разделов описи дел. Для обеспечения достоверности сверяют показатели сводной итоговой записи к описи дел с суммой показателей листа фонда в хронологических рамках, соответствующих годовым разделам описи дел.

81. К законченной описи дел и к каждому тому описи дел составляется лист-заверитель (приложение N 4 к Правилам), включающий:

- номер описи;

- номер фонда;

- сведения о количестве пронумерованных листов в описи дел (цифрами и прописью), в том числе с указанием литерных и пропущенных номеров;

- подпись составителя и дату составления.

В законченной описи нумеруются листы, опись заключается в твердую обложку и прошивается.

Порядок согласования и утверждения годовых разделов описи дел, документов приведен на рис. 13.

Рис. 13. Порядок утверждения годовых разделов описей дел

82. Проекты годовых разделов описей дел, документов направляются на согласование с ЦЭК (ЭК) организации вместе с проектом акта о выделении документов к уничтожению и актом об утрате документов, составленным в делопроизводстве, если данный факт имел место. Согласованные с ЦЭК (ЭК) акты организации - источника комплектования государственных (муниципальных) архивов передают на утверждение в ЭПК архивного учреждения.

После утверждения актов ЭПК архивного учреждения их утверждает руководитель государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива или уполномоченное им лицо.

Руководитель организации, не выступающей источником комплектования государственного (муниципального) архива, или уполномоченное им лицо утверждает акты после их согласования ЦЭК (ЭК) организации (п. 30 Правил).

83. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должны быть представлены на рассмотрение ЭПК архивного учреждения одновременно с описями дел постоянного хранения (п. 29(б) Правил). К моменту предоставления годовых разделов описей на утверждение ЭПК могут быть составлены акты на выделение к уничтожению документов, срок хранения которых с момента завершения дел в делопроизводстве не превышает трех лет, а также документы со сроком хранения "До минования надобности", если этот срок истек, и копии документов.

По мере истечения временных сроков хранения документов и выделения их к уничтожению соответствующие акты могут быть представлены на ЭПК архивного учреждения вместе с копиями утвержденных годовых разделов описей дел, документов постоянного хранения.

84. Передача дел осуществляется по графику на основе описи дел структурного подразделения. Прием-передача дел в архив организации производится работником архива и работником структурного подразделения (п. 73 Правил). При этом проверяются сведения, указанные в п. 74 Правил, а на экземплярах описи дел, документов структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о передаче дела.

В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, итоговая запись подписывается лицом, ответственным за архив, и работником структурного подразделения, передавшего дела.