11. Организация комплектования, хранения и учета аудиовизуальных документов

178. Аудиовизуальные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в архивный фонд организации.

Для аудиовизуальных документов, являющихся приложениями к управленческим и иным документам с установленными сроками хранения, устанавливаются те же сроки хранения (п. 163 Правил).

Сроки хранения аудиовизуальных документов, за исключением аудиовизуальных произведений, оборот которых регулируется Федеральном законом от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", определяются:

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения <55>.

--------------------------------

<55> Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения: утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020. Рег. N 57449). URL: https://archives.gov.ru/documents/2019-perechen-typdocs-organization.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

Например:

Ст. 51. Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фото-, фоно-, видеодокументы) по истории организации и ее подразделений - 5 лет ЭПК.

- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научнотехнической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения <56>.

--------------------------------

<56> Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения: утв. приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (зарегистрировано в Минюсте России 02.02.2022. Рег. N 67095). URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202202020016 (дата обращения: 19.10.2025).

Например:

Ст. 700. Документы (отчеты, карты, описания, модели строения, фото-, видеодокументы, характеристики, схемы, разрезы) по геолого-геофизическим исследованиям морей и океанов - в организациях-заказчиках - до ликвидации организации.

- Перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, с указанием сроков их хранения (разработанными и утвержденными указанными органами) по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <57>.

--------------------------------

<57> Перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, с указанием сроков их хранения (разработанных и утвержденных указанными органами) по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. URL: https://archives.gov.ru/perechni-dokumentov.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

Например:

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства здравоохранения РФ от 03.08.2023 N 408.

Ст. 764. Аудио- и видеозаписи консультаций и консилиумов врачей с применением телемедицинских технологий, текстовые сообщения, голосовая информация, изображения, иные сообщения в электронной форме - 1 год.

Для аудиовизуальных документов, являющихся приложениями к управленческим и иным документам с установленными сроками хранения, устанавливаются те же сроки хранения, что и для основных документов.

179. К аудиовизуальным документам относятся кино-, фото-, фоно-, видеодокументы на традиционных носителях (кино- и фотопленка, фотобумага, грампластинки, магнитная лента в рулоне, кассеты) и электронные аудиовизуальные документы.

К составу аудиовизуальных документов, включаемых в архивный фонд организации, относятся: аудиовизуальные документы, созданные в результате официальной фотовидеосъемки и звукозаписи (документы о работе коллегиальных органов управления, о проведении совещаний по видео-конференц-связи и т.д.; записи процедуры защиты диссертаций; записи телефонных разговоров, съемка камерами наблюдения); документы, имеющие научное и прикладное значение (съемка и запись научных экспериментов, исследований, медицинских манипуляций, специфического звукового материала в языкознании, этнографии и т.д.). Также в состав аудиовизуальных документов организации могут входить аудиовизуальные произведения: рекламные и презентационные фильмы и ролики, учебные фильмы, обучающий аудиовизуальный контент и другая аудиовизуальная продукция, законченная производством, имеющая определенные атрибуты (титры, тайм-код и т.д.).

Аудиовизуальные документы, образующиеся в организации и не являющиеся аудиовизуальными произведениями, включаются в номенклатуру дел наряду с управленческими документами.

Аудиовизуальные документы, относящиеся к аудиовизуальным произведениям, включаются в документальный фонд организации по решению правообладателя на основании договора о передаче исключительных прав на аудиовизуальное произведение. При определении аудиовизуальных произведений возможно использовать Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав, доступу и порядку использования таких документов <58>.

--------------------------------

<58> Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав, доступу и порядку использования таких документов/Росархив, ВНИИДАД. М., 2017. 143 с. URL: https://archives.gov.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomendacii-avtorskoe-pravo.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

Аудиовизуальным произведением является произведение, состоящее из зафиксированной серии связанных между собой изображений (с сопровождением или без сопровождения звуком) и предназначенное для зрительного и слухового (в случае сопровождения звуком) восприятия с помощью соответствующих технических устройств. Аудиовизуальные произведения включают кинематографические произведения, а также все произведения, выраженные средствами, аналогичными кинематографическим (теле-, видеофильмы и другие подобные произведения), независимо от способа их первоначальной или последующей фиксации <59>. Отличием аудиовизуального произведения является наличие автора(ов): режиссера-постановщика, автора сценария, композитора, являющегося автором музыкального произведения (с текстом или без текста), специально созданного для этого аудиовизуального произведения, художника-постановщика анимационного (мультипликационного) фильма.

--------------------------------

<59> Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) от 18.12.2006 N 230-ФЗ. П. 1, ст. 1263.

Аудиовизуальные произведения могут являться служебными произведениями, если их авторами-создателями являются работники, состоящие в трудовых отношениях с организацией-работодателем, и создание этих произведений являлось частью их трудовых обязанностей. В этом случае организация является правообладателем в отношении данных документов. В случае, если аудиовизуальное произведение создано по заказу организации авторами на основе договора, то исключительные права на аудиовизуальное произведение должны быть переданы организации-заказчику на основании договора об отчуждении исключительных прав.

180. Единицами хранения аудиовизуальных документов являются:

а) кинодокументов или видеодокументов - физически обособленный рулон кинопленки, магнитной ленты или кассета с записью изобразительной и (или) звуковой информации, размещенные в коробке, футляре или бюксе;

б) фотодокументов - физически обособленный кадр, несколько кадров панорамной съемки, отдельный фотоотпечаток, фотоальбом, размещенные в конверте, коробке;

в) фонодокументов - физически обособленная магнитная лента, кассета с записью звуковой информации, размещенные в конверте, коробке, футляре или бюксе;

г) электронных аудиовизуальных документов - совокупность электронных документов или один электронный документ, содержащий аудиовизуальную информацию.

181. Электронный аудиовизуальный документ состоит из файла электронного документа и файла метаданных. При необходимости в состав файлов электронного аудиовизуального документа включается файл экземпляра электронного документа, полученного в результате конвертации, и файл его метаданных (при наличии).

В метаданных полученного в результате конвертации электронного аудиовизуального документа должны содержаться данные о том, что файл, полученный в результате конвертации, является копией (п. 165 Правил).

182. Электронные аудиовизуальные документы передаются на архивное хранение в форматах, в которых они созданы и (или) использовались до передачи. В процессе передачи на архивное хранение проверяется возможность их воспроизведения.

В случае невозможности воспроизведения электронных аудиовизуальных документов техническими средствами и программным обеспечением архива и невозможности приобретения таких средств и обеспечения производится конвертация электронных аудиовизуальных документов в форматы, обеспечивающие минимальные потери качества по сравнению с исходным вариантом, воспроизведение которых поддерживается СХЭД (иным программным обеспечением).

Основой выбора форматов файлов электронных аудиовизуальных документов являются:

- доступность программного обеспечения (кодеков, программ воспроизведения);

- качество (разрешение, битрейт), обеспечиваемое форматом;

- независимость формата от определенного носителя информации. Предпочтение отдается формату, обеспечивающему наилучшее качество изображения, звука, а также легкость миграции на новые носители.

Передаче на хранение подлежат исходные и конвертированные файлы электронного аудиовизуального документа. Они вносятся в реестр файлов электронных аудиовизуальных документов.

183. В метаданные электронного аудиовизуального документа обязательно включаются следующие сведения:

- наименование электронного аудиовизуального документа, в том числе информация о датах запечатленных событий, особо значимых участниках;

- авторство электронного аудиовизуального документа;

- информация о копийности (для конвертированных файлов);

- общий объем файлов электронного аудиовизуального документа (в байтах);

- наименования файлов, составляющих электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

Пример схемы приведен в приложении 15.

Предпочтительные форматы файлов электронных аудиовизуальных документов приведены в табл. 4. Они разделены на две группы (рекомендованные и возможные к применению) по критериям воспроизводимости, совместимости, распространенности, безопасности.

Таблица 4.

Форматы файлов электронных аудиовизуальных документов

184. Аудиовизуальные документы хранятся в коробках (кино-, видео-, фонодокументы), бюксах (негативы фотодокументов), конвертах (фотоотпечатки). Электронные аудиовизуальные документы на физически обособленных носителях хранятся в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

Носители аудиовизуальных документов располагаются отдельно от документов на бумажном носителе.

Проверка наличия и состояния аудиовизуальных архивных документов осуществляется один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 10 лет); кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года. Проверка наличия и состояния аудиовизуальных документов проводится в общем порядке, установленном п. 97 - 103 Правил.

185. Единицей учета аудиовизуальных документов является часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, имеющая самостоятельный заголовок и относящаяся к определенному событию, произведению.

186. Согласно п. 168 Правил для аудиовизуальных документов обязательными учетными документами являются:

- описи фотоальбомов и фотодокументов;

- описи фонодокументов магнитной записи;

- описи видеодокументов;

- отдельные описи электронных документов с приложением реестров файлов электронных аудиовизуальных документов.

При составлении описей на аудиовизуальные документы рекомендуется осуществлять систематизацию заголовков документов в описи по событиям/хронологии, по структурным подразделениям, по командировкам/экспедициям сотрудников (в сфере науки, геологоразведки, деятельности поисковых отрядов и т.д.), а также выделять в самостоятельные разделы описи АВД, относящиеся к разным объектам (для документов о строящихся, промышленных, транспортных объектах, предприятиях по добыче полезных ископаемых, объектах энергетики, ЖКХ и т.д.).

В соответствующих графах описи фотодокументов указываются:

- номер единицы хранения;

- производственный номер (при наличии);

- заголовок, включающий наименование, указание на лица, запечатленные на снимках (например, "Заседание коллегии (дирекции) (наименование организации), (ФИО, должность) на открытии (наименование мероприятия). Заголовок может дополняться аннотацией на основе сопроводительной документации, авторских подписей, надписей владельца фотографии;

- автор съемки (фамилия(и) и инициалы автора(ов) (фотографа). Если личность автора установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен");

- дата съемки (указывается арабскими цифрами точная дата (например, "1 января 2010 г." или "01.01.2010") или приблизительное время съемки (например, "апрель 1985 г." или "1985 г."). Если дата неизвестна, она устанавливается по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки (например, "[1921 г.]", "[10-е гг. XX в.]", "[лето 2008 г.]"));

- место съемки (указываются название страны, города, области, района; название села, поселка, деревни, как правило, входит в аннотацию). При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное название (например, "ул. Кропоткинская, ныне ул. Пречистенка"). Если место съемки неизвестно, в соответствующей графе указывается "неизвестно", "не установлено");

- вид носителя (пленка, стекло, фотобумага);

- вид оригинала документа (негатив, позитив, слайд, дубль негатив, фотоотпечаток);

- формат (соотношение сторон фотографии);

- цветность (черно-белый, цветной);

- состав текстовой сопроводительной документации (аннотация, авторский текст, сопровождающий фотографию, - при наличии).

В примечании к заголовку панорамной фотографии может быть указано количество кадров панорамной съемки.

187. Фотоальбомы формируются в порядке, установленном п. 52 Правил, с учетом специфики формирования фотоальбома, используемого средства хранения. В листе-заверителе/итоговой записи к фотоальбому указывается общее количество фотографий (фотоотпечатков), входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения фотографий (фотоотпечатков) закрепляется внутренней нумерацией слева направо и сверху вниз. Порядковый номер проставляется под фотографией. Всем фотографиям панорамной съемки присваивается один номер, каждой отдельной из них дается буквенное обозначение.

188. В графах описи фотоальбомов указываются:

- номер единицы хранения;

- заголовок (название) фотоальбома по титульному листу. Заголовок может дополняться аннотацией с кратким изложением сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотографиях фотоальбома;

- автор съемки (фамилия(и) и инициалы автора(ов) (фотографа). Если личность автора установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен");

- крайние даты фотографий (фотоотпечатков) в альбоме;

- место съемки;

- количество фотографий (фотоотпечатков) - вносится на основании итоговой записи/листа-заверителя к фотоальбому;

- состав текстовой сопроводительной документации (аннотация, авторское описание - при наличии);

- внешние особенности - характеризуют физическое состояние альбома, отсутствие биохимических повреждений, целостность его обложки, отсутствие надрывов страниц, материалы, используемые при изготовлении альбома, его обложки.

К фотоальбому составляется внутренняя опись фотоальбома. В ней перечисляются включенные в фотоальбом фотодокументы (фотоотпечатки) с указанием:

- номера по порядку;

- заголовка;

- автора съемки;

- даты съемки;

- места съемки;

- номера листа фотоальбома, на котором размещен фотодокумент.

189. В графы описи фонодокументов магнитной записи включают:

- номер единицы учета (указывается валовый номер, присвоенный фонодокументу по описи);

- номер единицы хранения (указывается номер, присвоенный носителю, на котором записана единица учета, в качестве такого номера можно использовать производственный номер носителя);

- индекс, производственный номер записи (при наличии);

- заголовок, содержащий наименование и дату зафиксированного события, указание на его участников (например, "Заседание Дирекции", (наименование проводящей организации) от "17.08.2021" или "17 августа 2021 года"). При отсутствии такого названия заголовок фонодокументу дается в процессе его описания. Заголовок также может включать указание на язык мероприятия в том случае, если использовался не только русский язык (например, "на китайском языке");

- авторов - указывается (фамилия(и) и инициалы создателя(ей) фонодокумента;

- исполнителя(ей) фонодокумента. В случае если зафиксировано совещание, конференция, то перечисление выступающих лиц. Если установить присутствующих не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен";

- время звучания (указывается длительность записи, например, "00:56:07" или "1 час. 20 мин. 40 сек.");

- дата и место записи, перезаписи, выпуска - указываются в соответствии с данными на этикетке, информацией, содержащейся в сопроводительной документации. Указывается арабскими цифрами точная дата (например, "1 января 2010 г." или "01.01.2010") или приблизительное время записи (например, "апрель 1985 г." или "1985 г."). Если дата неизвестна, она устанавливается по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки (например, "[1921 г.]", "[10-е гг. XX в.]", "[лето 2008 г.]"). В качестве места записи указываются название страны, города, области, района; название села, поселка, деревни. При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное название (например, "ул. Кропоткинская, ныне ул. Пречистенка"). Если место записи неизвестно, в соответствующей графе указывается "неизвестно", "не установлено");

- скорость звучания;

- количество единиц хранения/метраж записи;

- состав текстовой сопроводительной документации (списки выступающих, стенограммы и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к фонодокументам - при наличии);

- дата поступления;

- архивный шифр и дата создания копии (при наличии).

190. В графы описи видеодокументов включаются:

- номер единицы учета (указывается валовый номер, присвоенный видеодокументу по описи);

- номер единицы хранения (указывается номер, присвоенный носителю, на котором записана единица учета, в качестве такого номера можно использовать производственный номер носителя);

- индекс, производственный номер записи (при наличии);

- заголовок документа - приводится наименование произведения (для аудиовизуальных произведений в соответствии с официальным наименованием) или наименование, дата и место зафиксированного события, указание на его участников (например, "Общее собрание коллектива", (наименование организации), (место проведения) от "17.08.2021" или "17 августа 2021 года");

- авторы - (фамилия(и) и инициалы автора(ов) (лиц, производивших съемку));

- цветность (черно-белый, цветной);

- язык (указывается для документов на иностранном языке);

- год производства;

- хронометраж видеозаписи (указывается длительность записи, например, "00:56:07" или "1 час. 20 мин. 40 сек.");

- тип носителя и формат записи (VHS, SVHS и т.д.);

- количество единиц хранения/метраж/объем в Мб (оригиналов и копий);

- состав текстовой сопроводительной документации (аннотация, монтажный лист - при наличии).

191. Электронные аудиовизуальные документы учитываются по отдельным описям (фото-, фоно-, видео-) с приложением реестров файлов электронных аудиовизуальных документов.

Графами описи электронных аудиовизуальных документов могут являться:

- номер единицы хранения (электронного аудиовизуального документа);

- индекс/производственный номер (при наличии);

- заголовок документа, содержащий наименование и дату зафиксированного события, указание на его участников (например, "Заседание Дирекции", (наименование проводящей организации) от "17.08.2021" или "17 августа 2021 года"). Заголовок также может включать указание на язык мероприятия в том случае, если использовался не только русский язык (например, "на китайском языке");

- авторы (фамилия(ии) и инициалы автора(ов) (фотографа, лица, производившего запись, съемку) и исполнителя(ей), лиц, присутствовавших на мероприятии);

- место и дата записи, съемки;

- тип носителя (для электронных аудиовизуальных документов на физически обособленных носителях);

- хронометраж записи (для аудио- и видеодокументов);

- размер изображения (в пикселях) для видео- и фотодокументов;

- состав текстовой сопроводительной документации (информационно- удостоверяющий лист, сопроводительные письма, аннотации, иные материалы, имеющие непосредственное отношение к электронному аудиовизуальному документу - при наличии);

- объем в байтах.

Обязательными описательными элементами реестра являются:

- номер описи;

- номер электронного аудиовизуального документа, с которым связан файл;

- номер файла по реестру;

- наименование файла;

- дата и время последнего изменения файла при поступлении в архив;

- объем в байтах;

- формат файла;

- время звучания (записи) для аудио- и видеодокументов;

- размер изображения (в пикселях) для видео- и фотодокументов.

192. Рекомендуется передавать на архивное хранение аудиовизуальные документы, созданные в течение одного календарного года.

Прием аудиовизуальных документов из источников комплектования архива на архивное хранение производится не ранее года и не позднее трех лет после события, записи.

Прием-передача аудиовизуальных документов производится работником архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. В отметке о приеме в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых аудиовизуальных документов, дата приема-передачи, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников.

Например:

По описи принято 11 фотодокументов

00.00.00

Подпись Расшифровка подписи

193. При определении порядка приема-передачи электронных аудиовизуальных документов рекомендуется зафиксировать в локальном нормативном акте:

194. Не допускается передача на архивное хранение аудиовизуальных документов, записанных на физически обособленные носители, включенных в состав дела, содержащего документы на бумажном носителе. Они подлежат изъятию и включению в соответствующую опись аудиовизуальных документов.