8. Обеспечение сохранности архивных документов

98. В целях закрепления места хранения и для обеспечения быстрого поиска архивных документов осуществляется их топографирование. Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (стеллажей, шкафов и полок), а также ведение топографических указателей (п. 95 Правил). При наличии нескольких архивохранилищ (помещений) они также нумеруются.

Стеллажи и шкафы должны быть пронумерованы последовательно слева направо от входной двери, при этом шкафы нумеруются в пределах стеллажа; полки стеллажей должны быть пронумерованы в порядке - слева направо, сверху вниз (п. 94 Правил).

При отсутствии в организации архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах, сейфах.

Местонахождение документов в архивохранилище закрепляется в постеллажных топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Постеллажные топографические указатели прикрепляются к стенке стеллажа (шкафа). При наличии более одного фонда составляются пофондовые топографические указатели. Примеры топографических указателей приведены на рис. 14 - 15.

Рис. 14. Пример оформления постеллажного топографического указателя

Рис. 15. Пример оформления пофондового топографического указателя

При ведении топографических указателей на бумажном носителе один из его экземпляров хранится у работника архива (лица, ответственного за архив), второй - размещается в соответствующем архивохранилище.

Топографические указатели не составляются при отсутствии архивохранилища (п. 95 Правил).

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях (п. 96 Правил). В случае составления нового указателя старый указатель сохраняется в течение 1 года после замены <47> и может использоваться для помощи в проведении розыска необнаруженных дел.

--------------------------------

<47> Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения: утв. приказом Росархива от 27.06.2022 N 72 (зарегистрировано в Минюсте России 02.02.2022. Рег. N 67095). Ст. 424. URL: https://archives.gov.ru/documents/perechen-docs-rosarchiv.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

99. Проверка фактического наличия и физического состояния архивных документов осуществляется как в плановом порядке (п. 97 Правил), так и вне плана. Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет, архивные документы с пометкой "Для служебного пользования" проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом порядке не реже одного раза в 5 лет (п. 98 Правил).

Для проведения плановой проверки в архиве организации (лицом, ответственным за архивное хранение) составляется план-график с указанием сроков и годовых разделов описей, по которым проводится проверка. План-график подписывается руководителем архива или руководителем структурного подразделения, в штатный состав которого входит лицо, ответственное за архивное хранение, или иное должностное лицо, которому непосредственно подчиняется последнее. Для проведения плановой проверки в организации издается распорядительный документ, в котором указаны сроки проведения, объем работ и ответственные за исполнение.

Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) назначается:

а) при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив);

б) при подготовке архивных документов к передаче в государственный (муниципальный) архив (для государственного органа, органа местного самоуправления, а также для организации, выступающей источником комплектования);

в) после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

г) при реорганизации государственного органа, органа местного самоуправления, организации (п. 98 Правил).

100. Проверка наличия и состояния начинается с выверки архивных учетных документов и выявления возможных несоответствий в них (п. 100(а) Правил). В первую очередь необходимо проверить соответствие одних и тех же показателей в учетных документах. Сравнение показателей проводится в листе фонда и описях дел (см. табл. 3).

Таблица 3

Соответствие учетных показателей

в листе фонда и в описях дел

При просмотре годового раздела описи можно выявить ошибки в нумерации единиц хранения (пропущенные или повторные номера, неправильную нумерацию дел, включающих несколько томов). Если проверка данных годовых разделов проводится не впервые, следует обратиться к актам предыдущей проверки и уточнить, были ли внесены необходимые изменения в опись по результатам предыдущей проверки. Все несоответствия, выявленные в ходе выверки учетных документов, целесообразно фиксировать в листе проверки наличия и состояния, форма которого может носить произвольный характер. Может быть использована форма Листа проверки наличия и состояния государственного архива. Важно, чтобы все выявленные в ходе проверки несоответствия были сначала зафиксированы, а после ее завершения оформлены по установленным формам, на основе которых внесены изменения в учетные документы архива. Вносить изменения в учетные документы непосредственно в ходе их выверки запрещается (п. 102 Правил).

101. После выверки учетных документов проводится непосредственная проверка наличия архивных документов путем визуального осмотра единиц хранения и сверки описательной статьи годового раздела описи дел, документов с заголовком (описанием) на обложке единицы хранения (п. 99 Правил).

При установлении фактического наличия единиц хранения проверяется также правильность расположения дел на полках стеллажей согласно топографическим указателям. Необходимо сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах в соответствии с топографическими указателями (п. 101(а) Правил). Неправильно размещенные дела сразу же помещаются на свое место (п. 101(б) Правил). При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях.

102. Если в ходе проверки обнаружены дела, не внесенные в проверяемый годовой раздел описи, в том числе относящиеся к другому фонду, то вносить их в описи в ходе проверки запрещается (п. 102(а) Правил). Факт обнаружения дел фиксируется в Листе проверки. Обнаруженные дела изымают, работа с ними (включение в соответствующий годовой раздел описи) проводится после завершения проверки наличия и состояния дел.

103. Если в ходе проверки обнаружены зараженные плесенью и (или) другими биологическими вредителями единицы хранения, необходимо их изъять с последующей изоляцией и передачей на обработку (п. 101(в) Правил).

Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным (п. 105 Правил) и включается в акт о неисправимых повреждениях архивных документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 19 к Правилам) (п. 106 Правил).

104. Если в ходе проверки обнаружено отсутствие дела, включенного в опись, необходимо организовать его розыск. Сроки проведения розыска указаны в п. 104 Правил.

При проведении розыска рекомендуется:

- изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;

- организовать розыск в структурных подразделениях, в деятельности которых были сформированы необнаруженные дела, предварительно изучив годовые разделы описи дел этих структурных подразделений;

- изучить документы в деле фонда: акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния архивных документов.

Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место.

105. Дела, выданные сотрудникам организации и во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам выдачи единиц хранения во временное пользование и актам выдачи дел во временное пользование и считаются имеющимися в наличии, если срок их возврата не наступил.

В случае если розыск не дал результатов, составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (рекомендуемый образец приведен в приложении N 18 к Правилам). В случае необнаружения документов, отнесенных к составу АФ РФ, организация должна представить акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, в соответствующий государственный (муниципальный) архив для его последующего утверждения ЭПК федерального архива или ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и принятия решения о снятии утраченных единиц хранения с государственного учета.

Схема проведения мероприятий по организации розыска дел приведена на рис. 16.

Рис. 16. Схема розыска дел в организации

106. После завершения непосредственной проверки наличия и состояния архивных документов по результатам выявленных несоответствий, зафиксированных в листе проверки наличия и состояния, составляются соответствующие акты:

- акт проверки наличия и состояния архивных документов (п. 103 Правил).

- акт о технических ошибках в учетных документах (рекомендуемый образец приведен в приложении N 16 к Правилам), который составляется в случае выявления несоответствия записей в архивных учетных документах фактической информации;

- акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных (рекомендуемый образец приведен в приложении N 17 к Правилам), который составляется в случае обнаружения неучтенных архивных документов, не относящихся к данному фонду (п. 103 Правил).

107. После подписания и утверждения руководителем организации акта проверки наличия и состояния архивных документов производятся следующие действия:

- дела, не относящиеся к данному фонду, учитываются в описях дел, документов тех фондов, к которым они относятся, и размещаются на соответствующих местах;

- неучтенные дела обрабатываются и учитываются в соответствующих описях дел, документов;

- несоответствие описательных статей в описях данным на обложке дел устраняется;

- в случае выявленных расхождений содержания итоговых записей описей дел с фактическим содержанием описей дел составляются новые итоговые записи;

- в конце каждой просмотренной описи дел, документов делается запись "ПРОВЕРЕНО", указываются должность, ФИО и подпись работника, производившего проверку, дата проверки. Запись также дополняется датой и номером акта проверки наличия и состояния документов после его составления. Пример составления записи приведен на рис. 17.

Рис. 17. Пример оформления записи о проведении проверки наличия и состояния архивных документов

108. Обнаруженные дела, в зависимости от их количества, могут быть включены в конец годового раздела описи или в соответствующий годовой раздел под литерными номерами согласно принятой систематизации. Например, если обнаруженное дело было заведено в отделе кадров, его включают под литерным номером в подраздел годового раздела описи, в котором учтены дела этого структурного подразделения. При этом заголовок добавленного дела и сведения о нем вписывают очередной строкой под табличной частью подраздела от руки или перепечатывают лист, добавляя строку в табличную часть.

Если нет возможности включить дела в соответствующий подраздел (недостаточно места на листах или нет подходящего подраздела), их целесообразно включить в конец годового раздела описи. Использование литерных номеров при этом позволяет не нарушать дальнейшую нумерацию в подразделах годового раздела описи, а при включении дел в конец годового раздела описи - не нарушать нумерацию в последующих годовых разделах описи. Однако в случае если годовые разделы описей составляются в автоматизированном режиме и дела нумеруются в них ежегодно с первого номера (см. п. 72 Методических рекомендаций), нет необходимости присваивать делам, добавленным в конец годового раздела, литерные номера, поэтому допускается добавлять их под самостоятельными номерами.

Если в конце годового раздела недостаточно места для внесения обнаруженных дел, их заголовки и сведения о них перечисляются после итоговой записи или на новом листе в табличной форме, соответствующей табличной форме годового раздела. Новая итоговая запись в таком случае оформляется после перечисления добавленных дел.

В случае выбытия дел в соответствующей строке описи с заголовком дела и сведениями о нем в графе "Примечания" от руки или с использованием штампа проставляется отметка "Выбыло".

109. Новая итоговая запись к годовому разделу описи составляется после внесения в него записей о поступлении или выбытии дел, а также в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров. При этом в новой итоговой записи указываются также основания внесенных изменений, например дата и номер акта о проверке и наличии состояния архивных документов, если количество дел уменьшилось в связи с обнаружением технической ошибки в учетных документах - дата и номер соответствующего акта (см. рис. 18).

Рис. 18. Пример пересоставления итоговой записи к описи после проверки наличия и состояния архивных документов

110. Проверка наличия считается завершенной после утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов и внесения по результатам проверки необходимых изменений в архивные учетные документы.

Все акты, составленные по результатам проверки наличия и состояния документов, а также лист проверки (в случае его составления) помещаются на хранение в дело фонда.

111. Архивные документы могут выдаваться из архива во временное пользование в структурные подразделения организации или в другие организации (п. 107 Правил). Для этого организация, запрашивающая архивные документы, должна подготовить письмо за подписью руководителя организации с указанием цели или правового основания для выдачи документов. Структурное подразделение может оформить служебную записку за подписью руководителя структурного подразделения. Письмо (служебная записка) передается на рассмотрение руководителю организации, решение которого оформляется соответствующей визой. На основании письма (служебной записки) работник архива (лицо, ответственное за архив) оформляет акт выдачи архивных документов во временное пользование (приложение N 21 к Правилам) (п. 110 Правил).

112. Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны быть включены в годовые разделы описей, оформлены в соответствии с пунктами 50 - 61 Правил (п. 172 Правил), иметь архивный шифр, лист-заверитель дела и лист использования документов (приложение N 20 к Правилам) (п. 108 Правил).

Перед выдачей во временное пользование архивных документов работник архива (лицо, ответственное за архив) проводит полистную проверку наличия и состояния единиц хранения в присутствии лица, получающего единицы хранения (п. 113 Правил).

На место выдаваемых единиц хранения должна помещаться карта-заместитель единицы хранения (приложение N 22 к Правилам). При возвращении единицы хранения карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.

При выдаче архивных документов сторонним организациям целесообразно сделать копию единицы хранения, если для данных единиц хранения не сделаны страховые копии и нет фонда пользования.

Если судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам, в соответствии с законодательством Российской Федерации, для реализации ими своих функций в пределах полномочий необходимы отдельные документы единицы хранения, допускается произвести расшивку дела, вынуть необходимые документы, снять копии с них и выдать во временное пользование отдельные листы единицы хранения.

В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов, они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения - уничтожаются (п. 210 Правил).

113. Вынос архивных документов в другие организации или территориально удаленные структурные подразделения организации должен осуществляться по пропуску, порядок оформления и выдачи которого необходимо определить в локальных нормативных документах организации (п. 111. Правил). В пропуске должно быть указано, кому выданы архивные документы, общее количество единиц хранения и подпись лица, непосредственно выдавшего документы.

Условия транспортировки архивных документов, выданных во временное пользование, определены в п. 112 Правил.

114. Сроки выдачи архивных документов во временное пользование определены п. 109 Правил.

Необходимо контролировать срок выдачи архивных документов во временное пользование. В случае если срок истек или приближается к завершению, необходимо уведомить пользователя письменно (письмо, служебная записка) об окончании срока выдачи с просьбой вернуть выданные во временное пользование архивные документы. Если пользователю необходимо продлить срок выдачи, он должен написать об этом в ответном письме (служебной записке), обосновав необходимость продления срока выдачи (п. 109 Правил). Документ с просьбой о продлении срока выдачи во временное пользование архивных документов работник архива (лицо, ответственное за архив) передает для принятия решения и визирования руководителю организации. После получения разрешения о продлении от руководителя организации срок выдачи архивных документов может быть продлен. Срок продления не должен превышать тот, на который были выданы архивные документы во временное пользование. В случае отрицательного решения необходимо уведомить об этом другую организацию или руководителя структурного подразделения и ожидать возврата документов в установленный срок.

Если выданные во временное пользование архивные документы не были возвращены в срок, руководитель архива должен уведомить об этом руководителя организации для принятия мер для возврата архивных документов.

115. После возвращения выданных во временное пользование архивных документов сотрудник архива проводит полистную проверку наличия и состояния в присутствии лица, возвращающего единицы хранения (п. 113 Правил). Если в ходе проверки обнаружены какие-либо изменения в состоянии единицы хранения, сведения об этом вносятся в лист-заверитель дела.