5. Формирование дел, документов для передачи на хранение в архив

51. Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по истечении 10 лет со дня увольнения (п. 47 Правил).

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности, подлежат уничтожению в установленном порядке.

В случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения по решению руководителя организации подлежат передаче в архив организации.

Подлежащие передаче на хранение в архив дела подлежат полному или частичному оформлению в зависимости от сроков хранения.

Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил). Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить документы в скоросшивателях, пересистематизацию документов в деле не проводить, листы не нумеровать, лист-заверитель дела не составлять.

Формирование и оформление дел проводится работниками службы делопроизводства или работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации при методическом руководстве работников архива.

52. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного и временного срока хранения помещаются в отдельные дела;

- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел, заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов, желательно, чтобы при уточнении заголовка дела использовался предметно-вопросный принцип и конкретизировались виды документов, отнесенных к делу;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа (экземпляр документа может быть оригиналом как на бумажном носителе, так и в электронном виде, электронной копией бумажного документа (при отсутствии досылки бумажного оригинала) в зависимости от вида носителя, использованного при подписании документа, и (или) способа отправки/получения документа);

- в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени (судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп; документы учебных заведений; документы учреждений культуры, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей; истории болезней; научно-техническая документация); допускается включать в дело документы за несколько лет, например в пятилетних циклах, чтобы объем дела примерно соответствовал объему, установленному в п. 51 Правил.

- приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся; в случае если согласование документа проводилось в СЭД, лист согласования распечатывается из СЭД и помещается на хранение в дело вместе с документом, лист согласования должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование; в случае если лист согласования правовых актов государственных органов в СЭД составляет большой объем, допускается формирование гибридных дел как указано в п. 175 - 177 Методических рекомендаций; изъятие резолюций к документу, оформленных на отдельных листах, не допускается.

- приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

- личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления, но первыми и последними являются заверенные копии приказов о приеме/увольнении работника;

Личное дело - систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника. Личное дело заводится на момент поступления работника на работу и завершается датой его увольнения, в личные дела включаются аттестационные листы, заключения по результатам медицинских профосмотров. Недопустимо несколько личных дел формировать в одно дело.

- лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по хронологии, затем по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии); при необходимости к лицевым счетам прилагаются кодовые обозначения структурных подразделений.

- не допускается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов при наличии оригиналов, а также документы, подлежащие возврату.

53. Внутри дела документы могут быть расположены:

- по хронологии (датам регистрации документов);

- по алфавиту авторов или корреспондентов;

- по ходу рассмотрения вопроса (запрос - ответ);

- распорядительные документы группируются в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- правила, положения, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами; если они превышают по объему 250 листов, приложение может выделяться в отдельный том дела;

- поручения вышестоящих организаций и документы по их выполнению группируются в дела по датам поручений;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы включаются в дела отдельно от их проектов;

- переписка систематизируется в деле в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма - по дате регистрации; при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

- приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения (приказы по личному составу со сроками хранения 75 лет ЭПК или 50 лет ЭПК помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения 5 лет). Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), группировать в отдельные дела;

- обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению помещаются в дело в алфавитном порядке (по фамилиям заявителей) или в хронологическом порядке (по датам обращений).

Дополнительные требования к порядку формирования дел содержатся в следующих нормативно-правовых и методических документах:

- Правила делопроизводства в органах государственной власти, органах местного самоуправления (п. 6.23 - 6.26) <32>;

--------------------------------

<32> Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: утв. приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 (зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019. Рег. N 57023). URL: https://docs.cntd.ru/document/554715744 (дата обращения: 19.10.2025).

- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (п. 8.20) <33>;

--------------------------------

<33> Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: утв. приказом Росархива от 11.04.2018 N 44 (зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018. Рег. N 51922). URL: https://docs.cntd.ru/document/542623605 (дата обращения: 19.10.2025).

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (п. 3.8.2) <34>.

--------------------------------

<34> Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления: утв. приказом Росархива от 25.12.2020 N 199. URL: https://archives.gov.ru/documents/methodics/2020-recommendations-deloproizvodstvo.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

54. Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил).

55. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

- изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил);

- оформление обложки дела;

- подшивку или переплет дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

- лист использования (при необходимости) (п. 50 Правил).

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 51 Правил).

К малоформатным относятся документы формата A5.

В случае, если документ с приложением(ями), помещенные в дело, содержат более 250 листов, допускается формировать дело с незначительным превышением нормативного объема.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой могут наклеиваться полоски тонкого картона <35>, через которые и пропускается шнур. Расшивка дела - это крайняя мера. Она проводится, как правило, только для оцифровки либо при необходимости обеспечения сохранности документов.

--------------------------------

<35> ГОСТ 7.50-2002 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования", введен в действие постановлением Госстандарта России от 05.06.2002 N 232-ст. М.: ИПК Издательство стандартов, 2002. Приложение Е, п. 1.3.

56. При наличии в деле электронных или аудиовизуальных документов на физически обособленных носителях, поддержание юридической значимости которых в процессе архивного хранения не требуется, данные документы следует рассматривать как самостоятельные единицы хранения, формирование которых производится в соответствии с главами X и XII Правил и разделами 10, 11 Методических рекомендаций.

В случае если документы на физически обособленных носителях являются приложениями к распорядительным документам на бумажном носителе, подготовку такого дела следует осуществлять, как указано в п. XI Правил и п. 175 - 177 Методических рекомендаций.

57. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи документов дела, нумеруются. При этом должны соблюдаться следующие требования:

а) нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской, использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается;

б) номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа валовой нумерацией, не задевая текста документа;

в) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

г) лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист;

д) листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;

е) листы чертежей нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны, а сфальцованные чертежи в правом нижнем углу за пределами углового штампа (под угловым штампом или над ним), крупноформатные листы, не имеющие углового штампа, нумеруются в правом нижнем углу; фальцовка чертежей и крупноформатных листов производится таким образом, чтобы был виден номер листа; если в единице хранения НТД встречаются фотографии, графики, схемы, рисунки, наклеенные на лист, нумеруется сам лист <36>.

--------------------------------

<36> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях: утв. приказом Росархива от 09.12.2020 N 155, в ред. приказа Росархива от 12.08.2021 N 72 (зарегистрировано в Минюсте России 12.03.2021. Рег. N 62735). П. 126. URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-ntd-2020.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

ж) конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте;

з) подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

и) листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;

к) сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу; лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, лист сложенный и подшитый за середину подлежит перепрошивке и нумеруется как один лист.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела, проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

58. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело (п. 53 Правил). Пример оформления листа-заверителя приведен на рис. 6.

По согласованию с государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является организация, допускается указывать в листе-заверителе номер фонда.

Рис. 6. Пример оформления листа-заверителя

Порядок заполнения листа-заверителя:

В заголовочной части указывается номер дела.

Указывается цифрами и прописью фактическое количество листов в деле, не считая листов внутренней описи дел и листа-заверителя. Например, если в деле 1 лист с внутренней описью дел, 17 листов документов и 1 лист-заверитель, тогда в строке "в деле подшито и пронумеровано" указывается количество "17 (семнадцать) листов", а ниже в строке "+ листов внутренней описи" указывается число "1". В строке "с N ___ по N ___" указываются номера первой и последней пронумерованных при подготовке к передаче в архив страниц дела, без учета внутренней описи и листа-заверителя.

При обнаружении пропущенных при нумерации листов эти номера указываются в строке "пропущенные номера", если номер листа указан дважды, для одной из страниц присваивается литерный номер, в строке "литерные номера" указывается присвоенный номер.

В табличной части листа-заверителя описывают особенности формирования дел, физического состояния документов. К особенностям формирования может быть отнесено включение в дело брошюр, конвертов, открыток, рисунков, чертежей, фотографий, приглашений или билетов, наличие документов за другие годы, изъятые документы и т.д. К особенностям физического состояния документов относят наличие разорванных, склеенных листов, следов просушки, размытие чернил, угасающий текст и т.д. В табличной части листа-заверителя оставляются пустые строки для последующего внесения дополнений.

Лист-заверитель подписывается составившим его работником, при этом указывается должность, расшифровка подписи, дата.

В листе-заверителе и во внутренней описи документов дела (при наличии) на бумажном носителе указывается архивный шифр и заголовок электронного документа или единицы хранения, изъятых из дела на бумажном носителе.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. При значительном количестве ошибок в нумерации листов единицы хранения лист-заверитель пересоставляется. Старый лист-заверитель аккуратно перечеркивается и остается в деле.

Пример листа-заверителя с внесенными изменениями представлен на рис. 7.

Рис. 7. Пример оформления внесения изменений в лист-заверитель

59. Внутренняя опись документов дела в обязательном порядке составляется для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе: личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентов на изобретения.

На основании локальных нормативных актов внутренняя опись документов дела может составляться и для других категорий дел.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.

Изменения состава документов дела отражаются в графе "Примечание" внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты (п. 54 Правил).

Внутреннюю опись рекомендуется также составлять в делах постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Рекомендуемый образец внутренней описи дан в приложении N 5 к Правилам. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках к тексту, номерах листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Пример оформления внутренней описи представлен на рис. 8.

Рис. 8. Пример оформления внутренней описи дела

60. Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме <37>. Перечень сведений, указываемых на обложке, представлен в п. 55 Правил, оформление осуществляется следующим образом:

--------------------------------

<37> ГОСТ 17914-72. "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования" (введен в действие постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17.07.1972 N 1411). URL: https://docs.cntd.ru/document/901851999 (дата обращения: 19.10.2025).

Наименование организации указывается полностью в соответствии с Уставом или положением, в именительном падеже; сокращенное наименование организации (при наличии) указывается в скобках после полного наименования; при изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается последнее наименование.

Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием фондообразователя в именительном падеже.

На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который передаются дела организации - источника комплектования;

61. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и фактический состав документов дела; не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("материалы", "разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Для архивного хранения наиболее ценным является предметно-вопросный признак заведения дел, который максимально должен отражать содержание документов, включенных в дело, что является условием его эффективного поиска и использования впоследствии. Не всегда при составлении номенклатуры дел можно достичь этого условия, поэтому уточнение заголовков дел перед передачей их на архивное хранение является важным этапом работы по подготовке дел для передачи в архив организации.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а также заголовок и номер каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, делается указание на наличие копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается (п. 57 Правил).

62. На обложке дела указываются крайние даты документов, помещенных в дело (п. 58 Правил).

Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, включенных в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Датой личного дела государственного служащего являются даты его поступления на государственную службу и увольнения с нее.

Если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

При обозначении дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом, например:

9 мая 1998 г.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки, например:

[не ранее 2014 г.];

[не ранее апреля - не позднее мая 2013 г.];

[не ранее 24] июня 2015 г.;

17 [января] 2006 г.;

19 августа [2005 г.];

[25 сентября 2004 г.].

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... г. (гг)".

63. Срок хранения на обложке дела указывается в соответствии со сроком хранения, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов (п. 60 Правил). Образец оформления обложки дела приведен на рис. 9.

Рис. 9. Образец оформления обложки дела

Схема соответствия данных на обложке дела описательной статье описи дел структурных подразделений приведена в приложении 4.

64. Сформированные и оформленные дела подлежат включению в опись дел структурных подразделений.