116. Учет архивных документов - это определение количества и состава архивных документов в учетных единицах, фиксация сведений об их движении (поступлении, выбытии), наличии описаний и физическом состоянии в учетных документах и базах данных.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе документы по личному составу, копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, документов, описи электронных документов (п. 114 Правил).

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (п. 1, ст. 19) учет документов АФ РФ в архиве организации является обязательным, его порядок должен соответствовать требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственного (муниципального) архива, в целях централизованного государственного учета документов АФ РФ в архиве организации - источнике комплектования государственного (муниципального) архива должны представлять в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве (находящихся на архивном хранении) документов АФ РФ и других архивных документов в форме паспорта архива.

Паспорт составляется в соответствии с требованиями, установленными Регламентом государственного учета документов АФ РФ <48>.

--------------------------------

<48> Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: утв. приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 (зарегистрировано в Минюсте России 08.07.1997. Рег. N 1344). URL: https://archives.gov.ru/documents/regulations/reglam.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

117. Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд, единица хранения (п. 116 Правил).

Сведения об объеме и составе единиц хранения указываются в архивных учетных документах. Обязательные и вспомогательные архивные учетные документы ведутся для обеспечения учета поступления, выбытия, количества, состава и состояния архивных документов.

Обязательные учетные формы ведутся в соответствии с установленными в Правилах рекомендуемыми образцами:

- книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 23 к Правилам);

- лист фонда (приложение N 24 к Правилам);

- опись дел, документов, опись электронных документов (приложения N 9 - 12 к Правилам).

Также обязательным является ведение дела фонда.

Если в архиве организации более одного фонда, то ведется список фондов.

СХЭД (при ее наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами (п. 118 Правил).

При необходимости в архиве организации также ведутся вспомогательные учетные документы:

а) список фондов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 25 к Правилам), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;

б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;

в) реестр описей (рекомендуемый образец приведен в приложении N 26 к Правилам).

Также в архиве могут вестись:

- список источников комплектования;

- топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);

- каталоги;

- указатели.

Организации могут использовать самостоятельно разработанные иные вспомогательные учетные формы (п. 118 Правил).

118. Основанием для внесения в учетные документы сведений о поступлении дел, документов служат:

- опись дел, документов, опись электронных документов структурного подразделения и годовой раздел описи дел, документов, описи электронных документов (приложения N 7 - 12 к Правилам);

- номенклатура дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений (приложение N 1 к Правилам);

- акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 16 к Правилам).

Основанием для внесения в учетные документы сведений о выбытии дел, документов служат:

- акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 16 к Правилам);

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных (приложение N 17 к Правилам);

- акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 18 к Правилам);

- акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 7 к Правилам);

- акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (приложение N 27 к Правилам);

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 3 к Правилам).

На основании этих документов вносятся необходимые изменения в обязательные и вспомогательные (при их наличии) архивные учетные документы:

- в книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 23 к Правилам) и в лист фонда (приложение N 24 к Правилам) - при каждом изменении в составе и объеме архивных документов;

- в список фондов (приложение N 25 к Правилам) - при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов находившегося на хранении архивного фонда;

- в реестр описей (приложение N 26 к Правилам) - при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов, описям электронных документов не присваивается и остается свободным;

- в описи дел, документов, описи электронных документов - при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, электронных архивных документов, учтенных в данной описи.

119. Книга учета поступления и выбытия электронных документов может формироваться как в виде бумажного журнала, так и в СХЭД с возможностью вывода на печать. В случае ведения книги в СХЭД в ней должна фиксироваться и быть доступна для вывода на печать и для просмотра в виде экранной формы информация, указанная в п. 150 Правил.

На титульном листе книги учета поступления и выбытия дел, документов указываются:

- полное официальное наименование организации;

- название архива.

Если архив является структурным подразделением, в строке "название архива" указывается название структурного подразделения:

Если архив не является структурным подразделением организации, то название может быть следующим:

Если функции архива в организации возложены на другое структурное подразделение (например, отдел документационного обеспечения управления) или конкретное должностное лицо (делопроизводителя, бухгалтера, специалиста по кадрам и т.д.), то графа "название архива" не заполняется;

- название учетного документа (Книга учета поступления и выбытия дел, документов);

- N тома книги учета поступления и выбытия дел, документов;

- дата начала и дата окончания ведения книги учета поступления и выбытия дел, документов (дата окончания может быть проставлена только в случае ликвидации организации).

120. В книге учета поступления и выбытия дел фиксируется факт каждого поступления (первичного и повторного) дела в архив организации (п. 119 Правил). Каждой записи присваивается порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года (графа 1). При этом каждое поступление получает один порядковый номер, независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. При поступлении дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки за тем же порядковым номером.

Датой поступления документов является дата фактической передачи дел в архив организации (графа 2).

В графе 3 указывается наименование структурного подразделения, из которого переданы документы в архив организации. Если документы передаются из другой организации, указывается полное наименование этой организации.

Название и реквизиты документа (номер, дата), по которому в архив организации поступили документы, указываются полностью (графа 4).

При первичном поступлении дел в архив номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов (графа 5) после присвоения ему номера по списку фондов. При повторном поступлении в архив дел фонда номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов.

В графе 6 проставляют крайние даты дел, включенных в опись структурного подразделения или в опись, передаваемую организацией вместе с архивными документами по акту приема-передачи (приложения N 27, 30 Правил). При поступлении неописанных документов, крайние даты которых не определены, эта графа не заполняется.

В графе 7 указывается вид носителя (БН - бумажный носитель, ЭД - электронный носитель).

В зависимости от сроков хранения документов при передаче документов в архив заполняется одна из граф: 8, 9 или 10, где отдельно фиксируется количество поступивших описанных дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

При поступлении неописанных документов их количество фиксируется в графе 14 (при этом графы 8 - 10 остаются незаполненными). Порядок заполнения графы 14 книги учета поступления и выбытия дел, документов соответствует порядку заполнения соответствующих граф раздела 1 "Учет неописанных документов" листа фонда.

По завершении года в книге учета поступления и выбытия дел подводится суммарный итог поступивших дел и отдельно - по делам на различных носителях (бумажных, электронных, аудио, видео).

121. В книге учета поступления и выбытия дел, документов фиксируется факт выбытия дела из архива организации, сопровождающийся внесением в учетную форму сведений, подтверждающих факт выбытия. При учете выбытия единиц хранения по книге учета поступления и выбытия дел, документов графы с 1 по 7 заполняются аналогично описанным выше требованиям.

Дела одного фонда являются единым комплексом, поэтому при выбытии дел одного фонда запись будет иметь одну строку, а при выбытии дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки.

Датой выбытия документов является дата фактической передачи дел из архива организации (графа 2).

В графе 3 указывается полное наименование государственного (муниципального) архива (иной организации), которому передаются дела из архива организации.

В графе 4 указываются название, дата и номер документа, по которому из архива организации выбывают документы.

Основанием для внесения данных о выбытии дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов могут быть следующие документы:

а) акт об утрате документов;

б) акт приема-передачи архивных документов на хранение;

в) акт о технических ошибках в учетных документах;

г) акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

д) акт о неисправимых повреждениях архивных документов;

е) акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;

ж) акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов (графа 5) по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов, который является частью архивного шифра каждой единицы хранения (дела).

В графе 6 проставляют крайние даты дел, включенных в опись. При выбытии неописанных документов, если крайние даты не определены, эта графа не заполняется.

В графах 11 - 13 отдельно фиксируют количество выбывших описанных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

В графе 15 фиксируют количество всех выбывших неописанных дел, если они сформированы в дела, но не включены в опись, или общее количество выбывших документов с указанием количества листов.

Ежегодно в итоговой годовой записи книги учета поступления и выбытия дел, документов подводится суммарный итог выбывших дел и отдельно итоги по каждому виду носителя выбывших дел (бумажный, электронный, аудио, видео).

122. Общая итоговая годовая запись по поступлению и выбытию дел подписывается составившим ее работником и руководителем архива. Датой итоговой годовой записи является дата ее подписания руководителем архива (лицом, ответственным за архив). Итог подводится по состоянию на 1 января следующего за отчетным годом (п. 120 Правил).

Если организация имеет сложную структуру, то записи о поступлении и выбытии документов в книге учета поступления и выбытия дел, документов могут вестись по каждому структурному подразделению.

Пример заполнения книги учета и выбытия дел, документов приведен в приложении 7.

123. Для учета изменений в количестве и составе дел архивного фонда в архиве организации ведется лист фонда. Лист фонда ведется по каждому архивному фонду и заводится при первом поступлении документов фонда в архив. В листе фонда должны быть учтены все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда (п. 121 Правил).

Лист фонда позволяет вести учет по следующим параметрам:

- учет изменений в названии и хронологических рамках архивного фонда;

- учет количества и состава описей дел фонда;

- учет количества и состава единиц хранения по каждой описи дел;

- учет изменений количества единиц хранения по каждой описи дел;

- учет количества неописанных архивных документов.

Основанием для внесения изменений о количестве единиц хранения в лист фонда являются:

- описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела описи дел, документов организации;

- номенклатура дел организации, заменяющая годовой раздел описи дел, документов организации;

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных);

- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акт приема-передачи архивных документов на хранение;

- акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 19 Правил).

124. Лист фонда включает заголовок и две основные части:

1. Учет неописанных документов.

2. Учет описанных документов.

В заголовочной части листа фонда указывают следующие сведения:

- номер фонда: проставляется по списку фондов;

- местонахождение фонда: указывается наименование организации, хранящей дела фонда согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда;

- дата первого поступления дел фонда: указывается дата первого поступления документов фонда в архив организации, которая должна совпадать с соответствующей датой в иных учетных документах: книге учета поступления и выбытия дел, документов, списке фондов (при наличии); для объединенного архивного фонда (архивной коллекции) это может быть дата его (ее) создания в архиве организации;

- крайние даты для каждого названия фонда (графа 1 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя указываются начальная и конечная даты функционирования организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

- для объединенного архивного фонда крайними датами являются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней;

- последующие изменения в крайние даты каждого фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов;

- название фонда (графа 2 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя в хронологической последовательности, согласно крайним датам, перечисляются все наименования и подведомственность организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

- для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются наименования всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования;

- последующие изменения в название фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов.

125. При поступлении в архив организации неописанных документов (сформированных в дела, отдельными документами или листами) их учет осуществляется в листе фонда в разделе 1 "Учет неописанных документов" в условных единицах.

Датой записи (графа 1) является дата фактического внесения данных о поступлении или выбытии неописанных документов.

Название и реквизиты документа (дата, номер), по которому в архив организации поступили документы или выбыли из него, указываются полностью (графа 2).

В графе 3 указывается количество дел в условных единицах (условная единица хранения содержит 150 листов) <49>. В графе 4 указываются даты самого раннего и самого позднего документов, поступивших неописанными в архив организации.

--------------------------------

<49> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020. Рег. N 58396). П. 22.1. URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

Выбытие неописанных документов, как правило, связано с тем, что эти документы описываются и формируются в дела (единицы хранения) в архиве, что оформляется отдельной строкой (графы 3 - 4 и 5 - 6 не заполняются одновременно), в таком случае основанием для выбытия документов (графа 2) будет являться акт описания архивных документов, переработки описей.

На основании этого акта при выбытии неописанных документов в графе 5 указывается количество сформированных из неописанных документов дел, а в графе 6 - крайние даты этих дел.

Данные по выбытию неописанных документов (количество единиц хранения и их крайние даты в графах 5 - 6 раздела 1 листа фонда) должны быть отражены как поступление описанных документов в соответствующих графах раздела 2 листа фонда.

После каждого поступления или выбытия неописанных документов в графе 7 указывается количество неописанных дел в условных единицах.

126. Если документы в архив организации поступают в виде сформированных дел по описям (в том числе описям дел структурных подразделений), то раздел 1 листа фонда не заполняется и учет поступления ведется сразу в разделе 2 "Учет описанных документов" после составления годовых разделов описей дел, документов.

В графе 1 раздела 2 указывается дата фактической записи сведений о поступлении или выбытии документов.

В графе 2 указывается номер описи дел, документов.

В графе 3 указывается год (годы), за который(ые) составляется годовой раздел описи дел, документов.

В графе 4 указывается название описи согласно ее наименованию в реестре описей или на обложке описи дел.

Аннотация на документы может быть составлена при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых в деле нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций-предшественников и др.).

Общее количество поступивших в архив организации единиц хранения по годовому разделу описи дел указывается в графе 5.

Графы с 6 по 9 предназначены для фиксации выбытия дел из архива организации по каждой из описей (графы 2 - 4) на основании соответствующих документов (актов).

В графе 6 указывается количество выбывших единиц хранения (дел).

Название и реквизиты документа (дата, номер), на основании которого из архива организации выбыли документы, указываются полностью (графа 7).

В графах 8 - 9 указываются количество и крайние даты единиц хранения, выбывших по годовым разделам описей дел постоянного хранения, утвержденных ЭПК.

Графы с 10 по 16 предназначены для итоговых записей о количестве единиц хранения в архиве организации после каждого их поступления в архив организации или выбытия из него.

В лист фонда сведения о выбытии дел вносятся на основании тех же документов, что и в книгу учета поступления и выбытия дел, документов (п. 113 Правил).

127. После проведения внутриархивных работ изменения в лист фонда вносятся только после внесения соответствующих изменений в годовые разделы описей дел на основании полностью оформленных актов. Изменения, связанные с техническими ошибками, после внесения в годовой раздел описи дел или в законченную опись вносятся в лист фонда в соответствии с актом о технических ошибках в учетных документах (приложение N 16 Правил), утвержденным руководителем организации, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными документами постоянного хранения, вносятся только после согласования акта с ЭПК архивного учреждения.

128. Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается "продолжение, ф. N ____ лист N 2". Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Лист фонда пересоставляется на основании и с соблюдением определенных требований: в случае если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Если в архиве несколько архивных фондов, листы фондов должны храниться в порядке возрастания номеров архивных фондов. Листы фондов должны быть сформированы в дело, к которому составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе указываются:

- начальные и конечные номера архивных фондов;

- общее количество архивных фондов, листы которых включены в дело.

При необходимости и по усмотрению руководителя архива организации лист-заверитель листа фонда может быть дополнен уточняющими сведениями. При изменении количества листов в деле с листами фондов к нему составляется новый лист-заверитель, при этом предыдущий лист-заверитель сохраняется в деле под новым листом-заверителем (п. 121 Правил).

При наличии СХЭД на лист фонда разрабатывается отдельная карточка, которая отражает регистрационно-учетные сведения о фонде и связь фонда с описями электронных документов, которые в него включены, посредством создания связей с карточками описей электронных документов.

Образец заполнения листа фонда представлен в приложении 8.

129. Дело фонда включает документы, подтверждающие любые изменения в составе и количестве единиц хранения фонда и фиксирующие проведение архивных работ:

- акты проверки наличия и состояния архивных документов;

- акты о технических ошибках в учетных документах;

- акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных);

- акты об утрате документов;

- акты приема-передачи архивных документов на хранение;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- протоколы выемки документов;

- акты о рассекречивании архивных документов;

- иные документы, отражающие работу с фондом.

Кроме этого, в дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда - историческая справка и дополнения к ней, тематические справки (при наличии). Порядок составления исторической справки к фонду изложен в разделе "Справочно-поисковые средства к архивным документам".

В дело фонда также включаются договоры о передаче документов на постоянное хранение.

Пересоставленные листы фонда также подлежат включению в дело фонда. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и количестве единиц хранения фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются. По мере пополнения дела фонда внутренняя опись дополняется.

Дело фонда является служебным документом и пользователям не выдается.

130. В архиве организации, хранящем более одного фонда, ведется список фондов. Фонд включается в список фондов при первом поступлении архивных документов данного фонда.

На титульном листе списка фондов указывается:

- наименование организации согласно учредительным документам на момент составления списка фондов;

- номер тома списка фондов (для архивов организаций, хранящих значительное количество архивных фондов);

- дата начала ведения списка фондов (соответствует фактической дате его заведения в архиве организации);

- дата окончания ведения списка фондов (соответствует дате ликвидации организации с последующей передачей ее документов организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив).

В графе 1 "N фонда" списка фондов указывается порядковый номер фонда по списку фондов в хронологической последовательности их поступления. Учетным номером архивного фонда организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива является учетный номер, присвоенный этому архивному фонду организации государственным (муниципальным) архивом (п. 124 Правил). Номер фонда сохраняется за фондом во всех учетных документах.

Номера фондов, освободившиеся в результате передачи архивного фонда в другую организацию или выделения всех документов фонда к уничтожению, не присваиваются другим архивным фондам.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

В графе 2 "Дата первого поступления документов фонда" списка фондов указывается дата первого поступления документов фонда в архив организации в соответствии с датой первого поступления документов, указанной в листе фонда; для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания.

В графе 3 списка фондов указывается название каждого архивного фонда. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов, описи электронных документов.

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие изменения в наименовании отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов.

Например:

"Акционерное общество "Светосервис" и подведомственные ему организации"

В лист фонда при этом включаются все наименования государственного органа, органа местного самоуправления, организации, документы которых включены в объединенный фонд.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

В графе 4 "Место выбытия" указывается полное и сокращенное название архива (или иной организации), куда была осуществлена передача архивного фонда полностью; при частичной передаче документов архивного фонда учет выбытия ведется в листе фонда и книге учета поступления и выбытия дел, документов.

В графе 5 "Дата и N документа, на основании которого выбыл" указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого архивный фонд выбыл из архива организации.

Графа 6 списка фондов служит для служебных отметок, например, для указания реквизитов дополнительных документов, послуживших основанием для выбытия архивного фонда; для отметки о вхождении фонда в состав объединенного архивного фонда и др.

К списку фондов ежегодно должна составляться итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве по состоянию на 1 января следующего за отчетным года.

Отдельно в итоговой записи должны быть указаны:

- номера, которые освободились в результате утраты, выделения всех документов архивного фонда к уничтожению в связи с истечением сроков хранения, а также в случае высвобождения учетных номеров фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда;

- номера выбывших или переданных архивных фондов, если такие имеются.

Итоговая запись заверяется подписью составившего ее работника и руководителя архива. Датой итоговой записи является дата ее подписания руководителем архива.

Список фондов подшивается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

131. Учет количества и состава дел осуществляется путем составления в архиве организации описей (годовых разделов описей) дел, документов (п. 66 - 72 Правил, приложения N 9 - 12 Правил) на основе описей дел структурных подразделений (п. 62 - 65 Правил, приложения N 7 - 8 Правил).

Описи дел, документов в архиве организации предназначены для поединичного и суммарного учета единиц хранения; закрепления порядка систематизации единиц хранения; учета изменений состава и объема архивных документов, включенных в опись дел.

Порядок составления описей дел структурных подразделений и годовых разделов описей дел раскрыт в разделе 6 Методических рекомендаций.

132. В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (п. 125 Правил, приложение N 26 Правил). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел.

Опись дел, состоящая из нескольких томов, учитывается в реестре описей как одна опись.

Описи дел структурных подразделений не подлежат учету в реестре описей.

При первом поступлении документов в архив организации и, соответственно, оформлении первых годовых разделов описей дел на основе разработанной схемы систематизации документов в архиве работник архива (лицо, ответственное за архив), ответственный за ведение учетных документов, начинает учет описей дел в реестре. Номера описям присваиваются в соответствии с листом фонда. Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй - описи дел по личному составу, третий - описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

При наличии в организации специфических, характерных только для этой организации дел для их учета могут составляться отдельные описи. При этом организациям - источникам комплектования следует принимать решение о составлении таких описей совместно с ЭПК архивного учреждения.

Реестр описей состоит из титульного листа, описательной части и итоговой записи.

На титульном листе реестра описей указывают наименование организации согласно учредительным документам на момент составления реестра описи, а также проставляют дату начала ведения реестра описей. Дата окончания ведения реестра описей может быть проставлена лишь в случае ликвидации организации с последующей передачей архивного фонда организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Описательная часть реестра описей заполняется в следующем порядке:

- графы 1 - 4, 10 заполняются одновременно с началом оформления первых годовых разделов описей дел постоянного хранения, по личному составу и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- графы 5 - 9 заполняются на основании соответствующих данных из описей на момент их первого поступления и впоследствии не изменяются по мере добавления годовых разделов описей.

Ежегодно по состоянию на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, хранящихся в архиве организации, а также данные о поступивших и выбывших за год описях дел.

Итоговая запись реестра описей заверяется подписями работника архива - составителя реестра и руководителя архива. Датой итоговой записи является дата ее подписания руководителем архива.

Пример заполнения реестра описей приведен в приложении 9.

133. При наличии технических возможностей и программных средств наравне с обязательными архивными учетными документами в архиве организации могут вестись учетные базы данных, в том числе базы данных СХЭД (п. 126 Правил).

134. Архивные учетные документы, включая один экземпляр описей дел, документов, размещаются в помещении для хранения учетных документов, а при отсутствии такого помещения - на отдельном стеллаже в рабочей комнате работника архива (лица, ответственного за архив). Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от единиц хранения (п. 127 Правил). Один экземпляр описей дел, документов также может размещаться в читальном зале или помещении для использования архивных документов, при их наличии.

Архивные учетные документы, кроме описей дел, документов, описей электронных документов, предназначаются для служебного пользования и пользователям архивными документами не выдаются (п. 128 Правил).