1. Общие положения

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения <1>, установленных федеральными законами, законами соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления, а также перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения <2> (далее - типовые перечни) и перечнями федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, образующимися в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций (далее - ведомственные перечни) <3>.

--------------------------------

<1> Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (с изменениями и дополнениями)//Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169.

<2> Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения: утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020. Рег. N 57449); Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения: утв. Положением Федерального архивного агентства и Центрального банка Российской Федерации от 12.07.2022 N 1/801-П (зарегистрировано в Минюсте России 19.07.2022. Рег. N 69304); Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения: утв. приказом Росархива от 28.12.2021 N 142. (зарегистрировано в Минюсте России 02.02.2022. Рег. N 67095); Перечень документов, образующихся в процессе деятельности страховых организаций, с указанием сроков их хранения: утв. Положением Федерального архивного агентства и Центрального банка Российской Федерации от 27.08.2025 N 1/867-П (зарегистрировано в Минюсте России 26.09.2025. Рег. N 83672).

<3> Перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, с указанием сроков их хранения (разработанными и утвержденными указанными органами) по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. URL: https://archives.gov.ru/perechni-dokumentov.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

В целях выполнения требований законодательных и иных нормативных правовых актов к обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, необходимо применять положения Правил, которые определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций (п. 1 Правил).

Организации, включенные в перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности <4>, вправе руководствоваться Правилами в части организации работы с документами, не включенными в состав АФ РФ. Работа с документами АФ РФ должна осуществляться в соответствии Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях <5> (п. 1 Правил).

--------------------------------

<4> Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности: постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 N 808. URL: https://docs.cntd.ru/document/902021548 (дата обращения: 19.10.2025).

<5> Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 (зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020. Рег. N 58396) с изменением, внесенным приказом Росархива от 26.09.2022 N 117 (зарегистрировано в Минюсте России 27.10.2022. Рег. N 70716). URL: https://docs.cntd.ru/document/564515322 (дата обращения: 19.10.2025).

2. В целях обеспечения сохранности архивных документов в течение установленных сроков хранения государственные органы, органы местного самоуправления, обязаны создавать архивы (п. 2 Правил).

Создание архивов органами местного самоуправления осуществляется с учетом полномочий и обязанностей, определенных для каждого уровня местного самоуправления в соответствии с законодательством Российской Федерации <6>. От обязанности создавать архивы освобождены органы местного самоуправления поселений. Органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы <7>.

--------------------------------

<6> Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 20.03.2025)//Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. N 40. Ст. 3822. Документ утрачивает силу с 1 января 2027 г. в связи с принятием Федерального закона от 20.03.2025 N 33-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в единой системе публичной власти".

<7> Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Ст. 13.

Организации имеют право создавать архивы. Решение о создании архива должно приниматься в зависимости от масштаба деятельности организации, наличия территориально-удаленных структурных подразделений, состава и объемов хранимой документации и др.

Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации (далее - архив) может быть создан в форме:

- юридического лица;

- структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

- подразделения в составе структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, организации (п. 2 Правил).

Правилами допускается возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее - работник архива (лицо, ответственное за архив)). Функции и ответственность за обеспечение архивного хранения документов организации должны быть закреплены в должностной инструкции работника.

3. Архив, являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения, в своей деятельности руководствуется локальными нормативными актами организации: положением о структурном подразделении и положением об архиве.

Если в организации отсутствует архив как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения и функции по обеспечению деятельности архива возложены на конкретного работника, в организации должно быть разработано положение об архиве, утвержденное руководителем организации или уполномоченным им лицом (п. 3 Правил).

Положение об архиве разрабатывается на основе "Примерного положения об архиве организации" <8> и может быть дополнено в зависимости от специфики деятельности организации.

--------------------------------

<8> Примерное положение об архиве организации: утв. приказом Росархива от 11.04.2018 N 42 (в ред. от 10.11.2023) (зарегистрировано в Минюсте России 15.08.2018. Рег. N 51895). URL: https://docs.cntd.ru/document/542622369 (дата обращения: 19.10.2025).

В федеральном органе государственной власти, ином федеральном государственном органе может быть создан Центральный архив на правах структурного подразделения.

Центральный архив обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РФ, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в его деятельности, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в федеральный государственный архив, источником комплектования которого он является.

Центральный архив обеспечивает методическое руководство работой архивов территориальных органов федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа и (или) подведомственных организаций (при их наличии).

Центральный архив действует на основе "Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального органа" <9>, а также на основе положения о структурном подразделении.

--------------------------------

<9> Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального органа: утв. приказом Росархива от 25.02.2019 N 30 (в ред. от 10.11.2023) (зарегистрировано в Минюсте России 22.07.2019. Рег. N 55333). URL: https://docs.cntd.ru/document/553897644 (дата обращения: 19.10.2025).

Федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган вправе создавать Центральный архив как учреждение, действующее на основании устава.

Помимо положения о структурном подразделении, положения об архиве в организации могут быть разработаны другие локальные нормативные акты, например: Порядок передачи документов на архивное хранение, Порядок хранения документов в организации, Инструкция об организации хранения, комплектования, учета и использования документов (электронных документов) и др. Полный перечень локальных нормативных актов должен быть отражен в разделе "Общие положения" Положения об архиве.

4. Обязательным условием приема из структурных подразделений организации в архив организации электронных архивных документов, для которых требуется поддержание юридической значимости на протяжении всего срока хранения, является наличие в архиве организации системы хранения электронных документов (далее - СХЭД).

Государственные органы при создании, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов <10> (п. 4 Правил) (далее - ТФТ).

--------------------------------

<10> Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов: утв. приказом Росархива от 15.06.2020 N 69 (зарегистрировано в Минюсте России 20.10.2020. Рег. N 60484). URL: https://docs.cntd.ru/document/565342925 (дата обращения: 19.10.2025).

5. В соответствии с ФЗ "Об архивном деле в РФ" <11> государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям, являющимся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы АФ РФ в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. (п. 5 Правил).

--------------------------------

<11> Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Ст. 21.

6. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации <12> (п. 6 Правил).

--------------------------------

<12> О государственной тайне: закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (с изменениями и дополнениями)//Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. N 41.

В разделе XIII Методических рекомендаций содержатся положения в части организации работ по оформлению итогов рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.