3. Экспертиза ценности документов: организация, критерии и порядок проведения

26. Экспертиза ценности документов (далее - экспертиза ценности) - деятельность по установлению сроков хранения документов, отбору их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов на основании требований нормативных правовых актов и критериев экспертизы ценности документов.

Предметом экспертизы ценности является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав АФ РФ или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения (п. 14 Правил).

Положения, регламентирующие порядок проведения экспертизы ценности документов в организации, должны быть включены в локальные нормативные акты в сфере делопроизводства (инструкцию по делопроизводству) и архивного дела.

27. Для проведения экспертизы ценности в организации создается ЭК или ЦЭК.

ЭК создается в территориальных органах государственных органов, а также в организациях.

ЦЭК создается в государственных органах, органах местного самоуправления, а также в организациях, имеющих сложную структуру и (или) подведомственные организации (п. 14 Правил). Под "сложной структурой" в контексте создания ЦЭК понимается структура организации, имеющая территориальные органы, филиалы, представительства.

28. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе государственного органа, органа местного самоуправления, организации, создается приказом, действует на основании положения, разработанного на основе соответствующего примерного положения <21> (п. 18 Правил).

--------------------------------

<21> Примерное положение об экспертной комиссии организации: утв. приказом Росархива от 11.04.2018 N 43 (зарегистрировано в Минюсте России 15.06.2018. Рег. N 51357). URL: https://archives.gov.ru/documents/prik43_2018.shtml (дата обращения: 19.10.2025); Примерное положение о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа: утв. приказом Росархива от 25.02.2019 N 31 (зарегистрировано в Минюсте России 15.06.2018. Рег. N 51357). URL: https://archives.gov.ru/documents/prik31_2019.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

ЦЭК создается для организации и проведения экспертизы ценности документов, для методического руководства и координации деятельности по ее проведению, по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов АФ РФ. Основные функции ЦЭК (ЭК) по рассмотрению и согласованию документов приведены в табл. 1.

29. Взаимодействие ЦЭК государственного органа с ЭК территориальных органов и подведомственных организаций носит в основном консультативно-методический характер.

В случае, если территориальный орган (подведомственная организация) является источником комплектования Центрального архива федерального органа государственной власти, иного государственного органа (далее - Центральный архив) рассмотрение (утверждение) номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве, положения об ЭК, описей дел, документов и др. осуществляется ЭПК Центрального архива, после чего они подлежат утверждению руководителем территориального органа (подведомственной организации).

Если территориальный орган (подведомственная организация) является источником комплектования государственного архива субъекта Российской Федерации рассмотрение (утверждение) документов осуществляется ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела в соответствии с условиями договора, после чего они подлежат утверждению руководителем территориального органа (подведомственной организации).

Если территориальный орган (подведомственная организация) хранит архивные документы самостоятельно, согласование проекта номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве, описей дел по личному составу территориального органа осуществляется ЭК территориального органа (подведомственной организации) самостоятельно, после чего они подлежат утверждению руководителем территориального органа (подведомственной организации). Проекты описей дел постоянного хранения подлежат согласованию с ЭК территориального органа (подведомственной организации), а также с ЦЭК соответствующего федерального органа государственной власти, иного государственного органа с их последующим утверждением руководителем территориального органа (подведомственной организации) <22>.

--------------------------------

<22> Рекомендации о взаимодействии между территориальными органами федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, федеральных организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, и уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела (утв. приказом Росархива от 19.10.2023 N 108). П. 2.9. URL: https://archives.gov.ru/documents/other/rekomendacii-vzaimodejstvie.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

30. Организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, согласовывают положение о ЦЭК (ЭК) с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями. Решение о создании или ликвидации ЭК и создании ЦЭК принимается руководителем соответствующего государственного органа. При этом учитываются структура органа, наличие подведомственных организаций и объем документооборота.

Согласование Положения об ЭК организации - источника комплектования муниципального архива проводит ЭК муниципального архива, решения оформляются протоколом и подлежат утверждению руководителем муниципального архива.

В сельских поселениях, в муниципальных организациях численностью 1 - 3 человека, для которых создание архива не является обязательным требованием, ЭК может не создаваться. Ее функции берут на себя муниципальные архивы, источниками комплектования которых являются данные организации.

Таблица 1.

Функции и полномочия ЦЭК (ЭК)

организации и ЭПК архивного учреждения

по рассмотрению, согласованию

и утверждению документов

31. Экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов, а также пригодности для использования, воспроизводимости (для электронных и аудиовизуальных документов) (п. 15 Правил).

Принцип историзма подразумевает оценку явлений в их развитии, с точки зрения процесса, исторических связей, а также с учетом действующих на момент создания документов факторов внешней среды, создающих исторический фон, обусловливающих принятие тех или иных решений, а следовательно, создание конкретных документов.

Принцип системности предполагает рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов. В этом случае целесообразно рассматривать документ или комплекс документов как часть системы документации, обладающей не только определенным уникальным составом видов документов, но и особенностями технологии работы с ними. Это предполагает оценку документов в комплексе, когда одни документы дополняют другие.

Целостность является важным принципом для обеспечения полноты комплектования архивов документами АФ РФ и обеспечения их сохранности.

К критериям происхождения относятся:

- основное положение фондирования - документ принадлежит к фонду той организации, в которой он был создан;

- функционально-целевое назначение этой организации, ее статус с учетом особой роли или типового характера в системе органов власти и управления; значимость выполняемых функций; время и место создания документов организации. При этом обращается особое внимание на выявление документов начального этапа развития органа, организации, когда документирование было минимальным, периода реорганизации, изменения подчиненности, функций.

К критериям содержания относятся:

- значимость события, отраженного в документе организации. При этом наибольшую ценность имеют документы, отражающие основную деятельность органа, организации в целом и его структурных подразделений; учитывается значимость события, отраженного в документе;

- обобщенность информации документа (принцип поглощенности информации). Наиболее ценными являются документы, в которых информация представлена в наиболее обобщенном виде (сводные доклады, отчеты, справки и др.), основанные на первичных документах;

- вид документа, который уже сам по себе предполагает определенный уровень значимости содержащейся в нем информации. Так, наибольший интерес с точки зрения ценности представляют распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, перспективные планы, отчеты и др.;

- подлинность документа; на постоянное хранение отбираются подлинные документы, в случае их отсутствия - копии документов;

К критериям внешних особенностей относятся вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, наличие реквизитов (дата, подпись, печать), подтверждающих юридическую значимость документа, его физическое состояние.

Экспертизе ценности подлежат все документы государственного органа, органа местного самоуправления, организации, независимо от видов носителей и способов записи (п. 17 Правил).

32. Экспертиза ценности документов является сложным процессом, отдельные задачи которого реализуются на разных этапах работы с документами в организации. Первой задачей является установление сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел организации на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Второй задачей является отбор документов в состав АФ РФ, подготовка документов к передаче в архив организации и (или) выделение части документов к уничтожению. Эти два этапа экспертизы ценности документов реализуются в делопроизводстве организации с привлечением работников архива или лиц, ответственных за архивное хранение документов.

Задачами экспертизы ценности являются:

а) определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел;

б) отбор документов для включения в состав АФ РФ, а также для передачи в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);

в) выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 16 Правил).

Экспертиза ценности в организации проводится ежегодно при составлении номенклатур дел; при подготовке дел, документов к передаче в архив организации; при подготовке к передаче дел, документов на хранение в государственный (муниципальный) архив; при выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению.

33. Сроки хранения дел, документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 12 Правил). Сроки хранения реестров, книг, журналов и карточек учета и (или) регистрации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя документа и ограничения доступа к ним <23>.

--------------------------------

<23> Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения: утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 237. (зарегистрировано в Минюсте России 13.02.2020. Рег. N 57488). URL: https://archives.gov.ru/documents/2019-instrukciya-perechen-typdocs-organization.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

Срок хранения "Постоянно" означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, включаются в состав АФ РФ и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав АФ РФ.

Сроки временного хранения документов ("1 год", "3 года", "5 лет", "6 лет", "10 лет", "15 лет", "45 лет", "50 лет", "75 лет") должны соблюдаться всеми организациями. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается <24>.

--------------------------------

<24> Там же.

Отметка "ЭПК", проставленная к некоторым видам документов, означает, что часть этих документов может иметь научное, историческое значение и подлежит приему в государственные архивы или имеет долговременное практическое применение по результатам экспертизы их ценности; в этом случае срок их хранения может быть продлен. Снятие отметки "ЭПК" не разрешается. В случае если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, вместо отметки "ЭПК" используется отметка "ЦЭК" или "ЭК".

Срок хранения "До минования надобности" означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации; документы, присланные для сведения; копии документов в разделах номенклатуры дел организации.

Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Срок хранения "50/75 лет", установленный для документов по личному составу, означает следующее:

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет;

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., составляет 50 лет;

- по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, подлежат экспертизе ценности;

- документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

34. Организация не может самостоятельно заменить срок хранения документов с постоянного на временный или сократить временный срок хранения документов.

По результатам экспертизы ценности ЦЭК (ЭК) может готовить предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов и внесении соответствующих изменений в действующие типовые и иные перечни архивных документов с указанием сроков их хранения в случаях:

а) если предложение об установлении (изменении) срока хранения относится к статьям перечней типовых архивных документов, руководитель организации или уполномоченное им лицо направляет предложения на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. При необходимости установления (изменения) сроков хранения ЭПК архивного учреждения направляет предложения на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве для принятия решения о внесении изменений в перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;

б) если предложение об установлении (изменении) срока хранения относится к статьям ведомственных перечней документов, ЦЭК (ЭК) организации направляет предложения на рассмотрение ЦЭК органа государственной власти, иного государственного органа Российской Федерации в установленной сфере деятельности (п. 32 Правил).

Снижение нормативно установленных сроков хранения документов запрещается (п. 33 Правил).

В случае если нормативные сроки хранения документов изменились в сторону их сокращения после принятия новых перечней, организация вправе привести в соответствие с новыми требованиями сроки хранения размещенных на хранение в архиве документов. Данное положение не касается документов, включенных в состав АФ РФ, а также документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г.

Например:

Архивные документы, срок хранения которых истек в соответствии с новыми нормативными требованиями перечней, могут быть выделены к уничтожению.

35. Работники структурных подразделений составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 23(г) Правил).

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п. 26 Правил).

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному (для электронных документов - подокументному) просмотру по истечении установленного срока хранения в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению (п. 27 Правил). К оценке документов рекомендуется привлекать квалифицированных сотрудников организации, экспертов. Выявленные документы выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела. Оставшиеся документы временного срока хранения выделяются к уничтожению, при этом отметка "ЭПК" в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не указывается.

Дела, документы структурных подразделений, содержащие копии документов, также выделяются к уничтожению по мере минования надобности в них в делопроизводстве.

На основании предложений структурных подразделений работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 26 Правил) для документов со сроком хранения до 10 лет включительно.

В акт могут быть внесены электронные и аудиовизуальные документы на физически обособленных носителях.

Подготовленный проект акта (Приложение 3 к Правилам) передается в архив организации (должностному лицу, ответственному за архивное хранение документов в организации), где он может быть дополнен документами со сроком хранения свыше 10 лет, срок хранения которых в архиве организации истек. После этого составляется итоговая запись к акту, в которой, помимо количества единиц хранения, включенных в акт, указываются сведения о протоколе заседания ЭПК архивного учреждения, которым утверждены описи дел постоянного хранения за годы, указанные в графе 3 акта.

Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов) (п. 26 Правил), после чего направляется на согласование ЦЭК (ЭК), а затем утверждается ЭПК архивного учреждения и руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, для организации - источника комплектования представлен на рис. 5.

Рис. 5. Пример составления акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению в организации - источнике комплектования государственного (муниципального) архива

Порядок составления акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению:

В строке "на основании" указывается название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения, на основании которого проводилась экспертиза ценности документов. В случае если было использовано несколько перечней, а также иные документы (письма, решения, постановления и иные документы уполномоченных органов, таких как Центробанк России, ЦЭПК Росархива и др.), перечисляются все их наименования и выходные данные.

В строке "отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N" указывается номер фонда и его полное наименование. Организации, являющиеся источниками комплектования государственного (муниципального) архива, указывают номер фонда, присвоенный этим архивом. Если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, указывается номер фонда по списку фондов (при его наличии) или N 1, в случае если фонд единственный в архиве организации. В случае если наименование фонда менялось, указывается то наименование, которое соответствует наименованию фонда в рамках крайних дат документов, включенных в акт. В случае, если организация - источник комплектования еще не сдавала документы в государственный (муниципальный) архив, номер фонда не указывается.

В табличную часть проекта акта включаются заголовки дел, документов, выделенных к уничтожению по итогам проведения экспертизы ценности. Заголовки дел в табличной части могут быть сгруппированы в акте по структурным подразделениям организации. Табличная часть заполняется следующим образом:

- в графе 1 указывается номер пункта в валовом порядке;

- в графу 2 включается заголовок дела, выделенного к уничтожению. В случае если к уничтожению выделяются однородные дела, документы, они могут быть внесены в акт под общим (групповым) заголовком с указанием номеров единиц хранения (далее - ед. хр.) по описи (индексов по номенклатуре дел) в графе 5 и количества таких дел - в графе 6;

- в графе 3 указываются крайние годы документов, выделяемых к уничтожению;

- в графе 4 указывается номер описи дел, документов временных сроков хранения или по личному составу, документы которой выделяются к уничтожению. При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графа не заполняется;

- в графе 5 перечисляются номера выделенных к уничтожению ед. хр. по описи. При подготовке дел к передаче в архив организации, а также в случае, если к уничтожению выделяются документы со сроком хранения менее 10 лет, в графе указываются индексы дел по номенклатуре дел;

- в графе 6 указывается количество ед. хр. (дел), выделяемых к уничтожению. В случае использования групповых заголовков документов указывается количество ед. хр. (дел), объединенных групповым заголовком, в остальных случаях указывается единица;

- в графе 7 указывается срок хранения ед. хр. (дела) и номер статьи по перечню или номер статьи/пункта иного документа, на основании которого был определен этот срок хранения;

- в графе 8 могут быть приведены пояснения к срокам хранения документов, названия перечней документов с указанием сроков хранения (кроме типового перечня <25>) или иных документов, на основании которых был определен срок хранения, пометки к документам (например, указание на то, в какой СЭД хранились документы), другие необходимые уточнения и пояснения.

--------------------------------

<25> Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения: приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 (зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020. Рег. N 57449). URL: https://archives.gov.ru/documents/prik236_2019.shtml (дата обращения: 19.10.2025).

После составления табличной части составляется итоговая запись (строка "итого"), в которой цифрами и прописью указывается общее количество выделенных к уничтожению ед. хр. (дел), а также крайние годы ед. хр. (дел). Если акт составляется перед передачей документов в архив организации, указывается количество дел или электронных дел. Если акт составляется для уничтожения документов в архиве организации, то указывается количество ед. хр.

В следующей строке указываются номер и дата протокола ЭПК, которым утверждены описи дел постоянного хранения за эти годы. Например, если в акт включены документы за 2020 - 2021 гг., необходимо указать номер и дату протокола ЭПК, которым утверждены описи дел постоянного срока хранения за 2020 - 2021 гг.

Проект акта подписывает руководитель службы делопроизводства и визирует руководитель архива (лицо, ответственное за архив). После этого проект направляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации. В случае если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, после согласования ЦЭК (ЭК) организации проект акта направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

После согласования с ЦЭК (ЭК) организации и рассмотрения ЭПК архивного учреждения в проекте акта указываются номера и даты соответствующих протоколов.

Согласованный ЦЭК (ЭК) и утвержденный ЭПК проект акта утверждает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо согласно п. 30 Правил. Гриф утверждения содержит собственноручную подпись руководителя, расшифровку подписи, дату.

После утверждения акту присваивается номер, указывается дата регистрации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

После утверждения акта документы физически уничтожаются выбранным способом, затем заполняется вторая часть акта. Указывается количество уничтоженных ед. хр. Для бумажных документов указывается общий вес (в кг) уничтоженных документов. В акте также указывается способ уничтожения документов, например шредирование (ручное или промышленное), сжигание, химическая обработка. При этом единые закрепленные на государственном уровне формулировки наименований способов уничтожения документов отсутствуют и на практике могут использоваться различные формулировки, являющиеся синонимами, например "промышленное шредирование" и "механическое уничтожение промышленным шредером". Если документы передаются на уничтожение специализированной организации, в акте могут быть использованы формулировки, указанные этой организацией в качестве услуги при заключении договора. Для электронных носителей могут быть использованы способы уничтожения: физическое повреждение с помощью (указать чего).

После физического уничтожения документов в учетные документы архива должны быть внесены изменения. Сведения о выбытии документов отражаются в книге учета выбытия и поступления документов, а также в листе фонда со ссылкой на акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению. Работник архива (лицо ответственное за архив) после внесения изменений в учетные документы ставит в акте соответствующую отметку, состоящую из фразы "Изменения в учетные документы внесены", собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты.

Пример составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению для организации, не являющейся источником комплектования, представлен в приложении 3.

36. После утверждения акта должно проводиться физическое уничтожение документов. Уничтожение документов производится только после того, как описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу за аналогичный хронологический период рассмотрены ЭПК архивного органа. Документы, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основании этого документа в акт вносятся сведения об уничтожении дел, документов, что подтверждается подписью работника организации, сдавшего документы на утилизацию (п. 31 Правил).

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие иную информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в организации любым способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

После уничтожения дел, документов вносятся изменения в учетные документы архива организации, отметка об этом также делается в акте о выделении документов к уничтожению.

После этого акт о выделении документов к уничтожению помещается в дело фонда.

37. Основные этапы экспертизы ценности документов, сроки их проведения, задачи и формируемые документы приведены в табл. 2.

Таблица 2

Этапы проведения экспертизы

ценности документов