3.1. Организация документооборота с использованием СЭД

134. Порядок прохождения документов определяется Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, Инструкцией, Регламентом работы в СЭД, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами (инструкциями).

135. В документообороте МЧС России в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

1) входящие - документы, поступающие из сторонних организаций;

2) исходящие - документы, отправляемые в другие организации;

3) внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы территориального органа, организации МЧС России.

136. Ведение делопроизводства осуществляется с применением СЭД, включая:

1) получение электронных документов;

2) регистрацию и учет документов;

3) организацию прохождения электронных документов и электронных копий документов;

4) доведение электронных документов, электронных копий документов и резолюций по их исполнению до исполнителей;

5) контроль исполнения поручений;

6) подготовку проектов документов;

7) подготовку проектов резолюций;

8) подписание резолюций простой электронной подписью;

9) создание электронных документов и подписание их усиленной квалифицированной электронной подписью;

10) согласование проектов документов простой электронной подписью;

11) отправку электронных документов;

12) составление номенклатур дел, формирование документов в дела, составление описей дел;

13) архивную и справочно-информационную работу.

137. Все документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России и (или) поступающие туда, регистрируются в СЭД (за исключением документов, указанных в приложении N 18 к Инструкции).

138. Зарегистрированные входящие и внутренние электронные документы, электронные копии документов передаются на рассмотрение адресату посредством СЭД.

139. Территориальные органы МЧС России организуют взаимодействие с исполнительными органами субъектов Российской Федерации с целью обеспечения обмена документами, в том числе содержащими служебную информацию ограниченного распространения, по МЭДО.

140. Регистрационные номера документов формируются СЭД по каждому виду документа и состоят из порядкового номера и буквенной (цифровой) индексации в соответствии с Формированием регистрационных номеров документов в СЭД, указанном в приложении N 17 к Инструкции.