2.6.5. Докладные и служебные записки

127. Докладная записка в адрес руководства территориального органа, организации МЧС России готовится как по инициативе структурного подразделения - ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы).

128. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй - излагают выводы и предложения.

129. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых относится к компетенции структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу.

130. Переписка по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, а также переписка между отделами одного структурного подразделения не допускается.

131. Подготовка докладных и служебных записок осуществляется в СЭД исполнителем структурного подразделения путем создания проекта докладной и служебной записки с использованием соответствующего шаблона в СЭД, заполнения атрибутов ЭРК, создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.

132. Согласование оформляется в электронном листе согласования докладной записки, подготовленной в виде электронного документа.

133. Докладные и служебные записки на бумажном носителе оформляются на листах бумаги формата A4 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с требованиями Инструкции.