Часть 1. Общие положения

1. Инструкция устанавливает единые требования к работе с документами, включая подготовку, обработку, учет, рассмотрение, отправку, контроль исполнения и хранение, в территориальных органах, организациях МЧС России.

2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства, Положением о МЧС России, Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе МЧС России, нормативными правовыми актами Росархива, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

3. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех сотрудников территориальных органов, организаций МЧС России.

4. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется соответствующей инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

5. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регламентируются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 "О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213), Инструкцией по организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 14 сентября 2020 г. N 684.

6. Особенности ведения делопроизводства при работе с обращениями граждан регламентируются Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламентом МЧС России, приказом МЧС России от 25 июля 2025 г. N 655 "Об организации работы по рассмотрению обращений граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий". Требования Инструкции распространяются на указанный вид деятельности в части общих принципов работы с документами.

7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, кадровой и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов ведения делопроизводства, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

8. Организация и ведение делопроизводства, документационное обеспечение управления, осуществление контроля исполнения поручений (документов) в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется подразделением делопроизводства, которое подчиняется непосредственно руководителю территориального органа, организации МЧС России, с использованием СЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9. Положение о подразделении делопроизводства в территориальном органе МЧС России разрабатывается в соответствии с типовым положением, утверждаемым приказом МЧС России.

10. Методическое руководство и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляется структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, ответственным за организацию и ведение делопроизводства.

11. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в территориальных органах, организациях МЧС России возлагаются на их руководителей.

12. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях и в их территориально удаленных подразделениях осуществляется делопроизводителями с использованием СЭД.

13. Ведение делопроизводства в территориальных подразделениях надзорной деятельности и профилактической работы территориального органа МЧС России, структурных подразделениях территориальных органов МРЧС России - пожарно-спасательных подразделениях ФПС ГПС по вопросам осуществления деятельности ФПС ГПС на соответствующей территории, осуществляются сотрудниками данных подразделений, на которых возлагаются функции делопроизводителя с правом регистрации документов.

14. Положения о функциях, задачах, правах и ответственности сотрудников подразделения делопроизводства, делопроизводителей включаются в их должностные регламенты (инструкции). Перечень функций, возлагаемых на делопроизводителей, указан в приложении N 1 к Инструкции.

15. Персональный список делопроизводителей и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (командирование, отпуск, болезнь), а также иные вопросы ведения делопроизводства в территориальном органе, организации МЧС России (присвоение структурным подразделениям индексов для ведения делопроизводства; график проведения проверок структурных подразделений подразделением делопроизводства; определение рабочего времени на прием и отправку документов; порядок приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, выходные и праздничные дни; назначение администраторов СЭД), утверждаются (регулируются) приказом территориального органа, организации МЧС России, который разрабатывается подразделением делопроизводства.

16. В подразделении делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в соответствии с требованиями документов, указанных в пункте 5 Инструкции. Подразделение делопроизводства должно размещаться в изолированном помещении, оборудованном, при необходимости, тамбуром с окном для выдачи документов или барьером, двери помещения оснащаются надежными замками.

17. При назначении делопроизводителя руководитель структурного подразделения в течение трех рабочих дней направляет в подразделение делопроизводства сведения о назначаемом делопроизводителе, создает в структурном подразделении комиссию по приему-передаче дел и документов с включением в ее состав представителя подразделения делопроизводства.

18. Вновь назначенный делопроизводитель в течение трех рабочих дней с момента выхода приказа территориального органа, организации МЧС России об утверждении персонального списка делопроизводителей и лиц, их замещающих, проходит инструктаж в подразделении делопроизводства по выполнению требований Инструкции.

19. Руководство, сотрудники территориальных органов, организаций МЧС России несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, обеспечение сохранности находящихся у них документов и содержащейся в них служебной информации.

20. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности территориальных органов, организаций МЧС России, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

21. Исполнитель осуществляет свои функции по работе с документами в соответствии с Перечнем функций, возлагаемых на исполнителей, указанным в приложении N 2 к Инструкции.

22. Сотрудниками подразделения делопроизводства согласно утвержденному графику один раз в три года проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях.

23. Итоги проверок оформляются в виде справок о состоянии делопроизводства, которые подразделение делопроизводства докладывает руководителю территориального органа, организации МЧС России и доводит до руководителя проверяемого структурного подразделения.

24. В справке о состоянии делопроизводства отражаются выявленные недостатки, в соответствии с которыми проверяемое структурное подразделение по согласованию с подразделением делопроизводства готовит план устранения недостатков с указанием сроков их устранения, по истечении которых руководитель структурного подразделения представляет в подразделение делопроизводства служебную записку об устранении недостатков.

25. Лица, принятые на работу в территориальный орган, организацию МЧС России, должны быть ознакомлены с Инструкцией и Регламентом работы в СЭД и изучить содержащиеся в них требования не позднее трех рабочих дней после назначения на должность.