3.8. Регистрация и прохождение внутренних документов

229. Обязательной регистрации в СЭД подлежат внутренние документы, создаваемые и используемые в территориальном органе, организации МЧС России.

230. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду внутреннего документа в соответствии с порядком формирования регистрационных номеров документов в СЭД, указанном в приложении N 17 к Инструкции.

231. Протоколы заседаний, совещаний у руководителя (заместителя руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в подразделении делопроизводства либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола.

232. Протоколы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений в соответствии с указателем рассылки, составляемым исполнителем в СЭД.

233. Рассылка копий протокола (выписок из протокола) сторонним организациям осуществляется исполнителем в установленном порядке с сопроводительным письмом.

234. Регистрация и рассылка протоколов заседаний постоянно действующих комиссий (советов, рабочих групп и др.) осуществляется в структурных подразделениях секретарями комиссий в соответствии с утвержденными приказами территориального органа, организации МЧС России составами комиссий (советов, рабочих групп и др.).

235. Протоколы совещаний, проводимых руководителями структурных подразделений, оформляются, регистрируются и хранятся в этих подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

236. Регистрация приказов, распоряжений производится в день их подписания. Порядковые номера присваиваются в пределах календарного года в соответствии с видом акта.

237. Регистрация и рассылка приказов по основной деятельности, о бронировании (прекращении бронирования) и распоряжений осуществляется подразделением делопроизводства в СЭД.

238. Регистрация и рассылка приказов по личному составу, по строевой части, о поощрении, о командировании осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

239. Приказы (распоряжения) доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу организаций в соответствии со списком рассылки, составляемым исполнителем в СЭД.

240. Акты проверок структурных подразделений, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в подразделении делопроизводства.

241. Рассмотренные руководством территориального органа, организации МЧС России докладные записки регистрируются и направляются по СЭД сотрудниками подразделения делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, составляемым исполнителем.

242. Регистрационный номер совместного документа, подготовленного двумя или более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке перечисления авторов в документе. При этом датой совместного документа является дата более поздней подписи.

243. Дата и регистрационный номер соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.