3.6. Регистрация исходящих документов (писем)

202. Регистрация исходящих документов (писем), подлежащих отправке по МЭДО или на бумажном носителе, осуществляется подразделением делопроизводства в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

203. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.

204. Письма, направляемые по СЭД, регистрируются и отправляются СЭД автоматически после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.

205. Регистрация исходящих документов (писем), подписанных должностными лицами территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России - пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.

206. Исходящие документы (письма), передаваемые (направляемые) исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями приложений N 11 и N 16 к Инструкции.

207. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями Инструкции, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.

208. Письма представляются исполнителем на регистрацию в подразделение делопроизводства или делопроизводителю одновременно с направлением по СЭД заполненной ЭРК в день подписания.

209. Для документов на бумажном носителе исполнитель представляет на регистрацию:

1) подлинник или копию поручения (при наличии);

2) подлинник исходящего документа (письма) на бланке, подписанный должностным лицом;

3) визовый экземпляр документа;

4) список рассылки для документов, направляемых более чем в четыре адреса;

5) необходимое количество копий с указанием на каждой наименования организации адресата - для документов, отправляемых на бумажном носителе в несколько адресов;

6) экземпляр исполнителя (при необходимости).

210. Сотрудник подразделения делопроизводства, делопроизводитель при приеме документов на регистрацию проверяет:

1) наличие адресата (при необходимости - почтового адреса);

2) наличие подписи;

3) наличие приложений, указанных в тексте письма;

4) наличие отметки об исполнителе;

5) наличие отметки об исходящем номере и дате документа-основания;

6) соответствие количества экземпляров копий документа указателю рассылки (для документов на бумажном носителе);

7) правильность заполнения ЭРК;

8) соответствие электронного образа проекта документа бумажному (при наличии);

9) наличие прикрепленных файлов;

10) наличие связанных документов.

211. В случае выявления нарушения требований по подготовке и оформлению документов, установленных Инструкцией, подразделение делопроизводства вправе приостановить регистрацию подготовленного документа, направить его на доработку и (или) проинформировать об этом руководство территориального органа, организации МЧС России для принятия соответствующих мер.

212. После проверки сотрудник подразделения делопроизводства, делопроизводитель:

1) для электронных документов - производит наложение реквизитов (регистрационный номер, дата, отметка о подписи) на электронный шаблон документа перед отправкой электронных документов;

2) для документов на бумажном носителе, подписанных собственноручной подписью, - проставляет на документе (его копиях) и в ЭРК исходящий номер и дату, сканирует и прикрепляет сканированный образ с подписью руководителя, номером и датой к ЭРК, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией.

213. Датой регистрации исходящего документа является дата его представления на регистрацию.

214. В зависимости от способа отправки и вида документа подлинник документа передается на отправку либо электронные документы, электронные копии документов направляются адресатам по СЭД или МЭДО.

215. Электронный лист согласования формируется и хранится в СЭД, визовый экземпляр документа, оформленный на бумажном носителе, подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел.

216. Выдача подписанных и зарегистрированных документов на руки исполнителю допускается в тех случаях, когда исполнитель передает документ по электронной почте или адресату лично (нарочным). При этом исполнитель расписывается за получение подлинника на визовом экземпляре с указанием должности, фамилии, имени, отчества, даты получения.

217. Способ отправки документа указывается в ЭРК.

218. Документы, не подлежащие сканированию и отправке по каналам электронной связи в соответствии с приложением N 20 к Инструкции, направляются территориальными органами, организациями МЧС России в центральный аппарат МЧС России на бумажном носителе вместе с распечатанным из СЭД сопроводительным письмом.