Термины и определения

--------------------------------

<1> Термины и определения приведены в соответствии с Правилами делопроизводства и ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 января 2025 г. N 30-ст.

Иные понятия, приведенные в Инструкции, используются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 июня 2025 г. N 622-ст.

Для целей Инструкции используются следующие термины и определения:

"автор документа" - физическое или юридическое лицо (группа лиц), создавшее документ, или от чьего имени он составлен;

"бланк документа" (электронный шаблон бланка документа) - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа, расположенными в определенном порядке;

"вид документа" - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения и обуславливающее его юридическую силу;

"дело" - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения;

"делопроизводство" - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации;

"докладная записка" - информационно-справочный документ, подготовленный структурными подразделениями и адресованный руководству территориального органа, организации МЧС России, содержащий информацию о событиях, фактах, по которым требуется принятие решения;

"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать;

"документационное обеспечение управления; ДОУ" - деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе по формированию документального фонда организации;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;

"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;

"исполнитель" - структурное подразделение, сотрудник структурного подразделения, ответственные за подготовку документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть;

"межведомственный электронный документооборот (МЭДО)" - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации <1>;

--------------------------------

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

"номенклатура дел" - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

"нормативный правовой акт" - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм <2>;

--------------------------------

<2> Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации".

"официальный документ" - документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты;

"оформление документа" - часть процесса документирования, включающая проставление на документе реквизитов;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа;

"приказ" - организационно-распорядительный документ, регулирующий вопросы, связанные с основными направлениями деятельности территориального органа, организации МЧС России, требующий обязательного выполнения определенных действий, соблюдения правил, устанавливающий соответствующий порядок, утверждающий соответствующее положение;

"простая электронная подпись" - электронная подпись, которая посредством использования паролей подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

"протокол" - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях, совещаниях;

"распоряжение" - организационно-распорядительный документ территориального органа, организации МЧС России, регулирующий оперативные вопросы, в том числе рассчитанные на кратковременное действие и небольшой состав исполнителей;

"регистрация документа" - запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты;

"реквизит документа" - структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации;

"служебная записка" - информационно-справочный документ, используемый для обмена информацией между заместителями территориального органа, организации МЧС России, структурными подразделениями;

"СЭД" - информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения;

"усиленная квалифицированная электронная подпись" - электронная подпись документа, подтверждающая его юридическую значимость;

"формирование дела" (электронного дела) - группирование документов в (электронное) дело и их систематизация;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации <1>;

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию <2>;

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

"электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах <3>;

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;

"юридическая сила документа" - свойство официального документа вызывать правовые последствия.