2.6.4. Служебная переписка (письма)

113. Письма готовятся как:

1) доклады о выполнении поручений;

2) сопроводительные письма;

3) ответы на запросы (обращения);

4) инициативные письма.

114. Письмо, как правило, готовится по одному вопросу. При обращении в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам составляются отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

115. Письма территориального органа, организации МЧС России подписываются руководителем территориального органа, организации МЧС России, должностным лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке, должностным лицом, которому делегированы соответствующие полномочия.

116. Письма в виде запросов, заявок, обращений по проблемным вопросам направляются в центральный аппарат МЧС России, территориальные органы, организации МЧС России исключительно за подписью руководителей территориальных органов, организаций МЧС России.

117. Заместителями руководителя территориального органа, организации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей по направлениям деятельности подписываются письма в адрес структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, за исключением писем, указанных в пункте 116 Инструкции.

118. Руководитель территориального органа, организации МЧС России полномочия по подписанию писем делегирует приказом территориального органа, организации МЧС России или передает соответствующей доверенностью.

119. При направлении письма в адрес МЧС России, руководства МЧС России, подписанного должностным лицом, исполняющим в установленном порядке обязанности руководителя территориального органа МЧС России, к письму в виде приложения прикладывается выписка из соответствующего приказа МЧС России (или копия приказа территориального органа МЧС России - для военнослужащих спасательных воинских формирований).

120. Проекты писем за подписью руководителя территориального органа, организации МЧС России согласовываются:

1) руководителем структурного подразделения - исполнителя;

2) руководителями структурных подразделений - соисполнителей, которым руководством территориального органа, организации МЧС России была поручена подготовка данного документа;

3) руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности;

4) заместителями руководителя территориального органа, организации МЧС России, осуществляющими координацию и контроль деятельности структурных подразделений - исполнителя и соисполнителей;

5) руководителем подразделения делопроизводства.

121. Порядок согласования писем, подготовленных территориальным органом, организацией МЧС России за подписью иных должностных лиц, определяется приказом территориального органа, организации МЧС России.

122. Подготовка писем осуществляется в СЭД исполнителем структурного подразделения путем создания проекта письма с использованием соответствующего шаблона в СЭД, заполнения атрибутов ЭРК, создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, направления на подпись руководству территориального органа, организации МЧС России, структурного подразделения.

123. Лист согласования письма, подготовленного в СЭД, формируется в СЭД.

124. Письма, подготовленные в виде электронного документа, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

125. Письма, подготовленные в СЭД, которые подписываются собственноручной подписью, представляются на подпись на бумажном носителе с распечатанным из СЭД на обороте визового экземпляра листом согласования (приложение N 12 к Инструкции).

126. Оформление письма осуществляется в соответствии с приложением N 16 к Инструкции.