3.7. Отправка исходящих документов (писем)

219. Отправка исходящих документов почтовой (в том числе заказных писем), специальной связью, посредством ГФС, а также по МЭДО осуществляется подразделением делопроизводства.

220. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <1>.

--------------------------------

<1> Утверждены приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. N 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2023 г., регистрационный N 73719).

221. На отправку принимаются документы, имеющие дату регистрации текущего либо предыдущего рабочего дня. Документы с более ранней датой регистрации к отправке не принимаются. Исключение составляют документы, возвращенные почтовой службой в связи с ошибкой в адресе (наименовании адресата).

222. Документы, подлежащие отправке, передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

223. Сотрудник подразделения делопроизводства проверяет соответствие представляемых на отправку документов рассылке, комплектность документов, оформление документов (копий документов), наличие необходимых указателей рассылки. Реестры на отправляемые документы хранятся в подразделении делопроизводства.

224. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

225. На отправляемую корреспонденцию составляются реестры по соответствующей форме (приложения N 22 и 23 к Инструкции), которые хранятся в подразделении делопроизводства в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.

226. Документы в адрес руководства МЧС России, структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, их территориально удаленных подразделений отправляются по каналам СЭД в электронном виде.

227. По МЭДО отправляются электронные документы органам государственной власти субъектов Российской Федерации, организациям - участникам МЭДО.

228. Досылка или замена разосланного ранее документа или его части осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя подразделения делопроизводства по согласованию с лицом, подписавшим документ.