3.2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

148. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, поступающей по СЭД, МЭДО, на бумажном носителе, в виде телеграмм, факсограмм производится в подразделении делопроизводства.

149. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой "лично".

150. При вскрытии конвертов с документами проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 18 к Инструкции). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в подразделении делопроизводства.

151. Конверты, пакеты или упаковка, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев: когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату (время) отправки и получения документа; если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия; при большом расхождении между датами подписания и получения документов; при поступлении писем из судебных органов и прокуратуры, поступлении обращений граждан и доплатных писем.

152. Обработка и передача на регистрацию корреспонденции осуществляется в день ее поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Срочная корреспонденция регистрируется в первую очередь.

153. Электронные документы, поступающие в территориальный орган, организацию МЧС России, проходят первичную обработку и регистрацию.

154. Прием поступающих в территориальный орган, организацию МЧС России по МЭДО документов осуществляет подразделение делопроизводства.

155. Документы в адрес структурных подразделений и их территориально удаленных подразделений по каналам СЭД поступают на регистрацию непосредственно в эти структурные подразделения.

156. Первичная обработка документов, поступивших в электронном виде, осуществляется подразделением делопроизводства и включает:

1) проверку комплектности, соответствия форматов файлов электронных документов установленным требованиям, подлинности и действительности электронных подписей;

2) распределение документов в электронном виде на регистрируемые и на подлежащие отказу в регистрации.

157. Основанием для отказа в регистрации поступившего по МЭДО, СЭД документа в электронном виде (с детализацией причин отказа) является его несоответствие требованиям Инструкции и требованиям приказа Минцифры России N 611, ФСО России N 96 от 12 июля 2024 г. "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 августа 2024 г., регистрационный N 79192), в том числе:

1) нарушение комплектности поступившего по СЭД документа в электронном виде (несоответствие (отсутствие) прикрепленных к ЭРК файлов документов в электронном виде реквизитам, указанным в ЭРК, или транспортного контейнера, поступившего по МЭДО (несоответствие количества, имен файлов транспортного контейнера именам файлов, указанным в файле описания транспортного контейнера);

2) недействительность электронных подписей;

3) несоответствие данных должностного лица - подписанта электронного документа (фамилии, имени, отчества (при наличии) данным в сертификате ключа проверки электронной подписи, которой подписан электронный документ;

4) несоответствие формата файлов электронных документов, приложений к ним, подписанных электронной подписью, установленному формату PDF/A-1.