1. Общие положения

1.1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 438 "Об утверждении Положения о Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации", приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449), приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 февраля 2022 г., регистрационный N 67095) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Настоящий Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности структурных подразделений центрального аппарата Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом.

1.3. Настоящий Перечень является основным нормативным актом, устанавливающим сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности. Перечень предназначен для использования в работе Центральной экспертной комиссии Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом, экспертных комиссий при определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение, в том числе в состав Архивного фонда Российской Федерации, выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также при разработке номенклатур дел.

1.4. Настоящий Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом.

1.5. Настоящий Перечень содержит 23 раздела.

Раздел 1 "Организация системы управления" включает документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, организационные основы управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы о внедрении информационных технологий.

Раздел 2 "Планирование деятельности" содержит документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования, отчетности о выполнении планов, ценообразования, документы, образующиеся в деятельности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом при осуществлении закупок товаров, работ, услуг.

Раздел 3 "Финансирование деятельности" содержит документы о формировании бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении деятельности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом, финансовой отчетности.

Раздел 4 "Учет и отчетность" включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества.

Раздел 5 "Международное сотрудничество" содержит документы по вопросам международного сотрудничества.

Раздел 6 "Информационная деятельность" содержит документы об информационной деятельности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом, об участии в выставках, ярмарках, презентациях.

Раздел 7 "Трудовые отношения" включает документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате и охране труда.

Раздел 8 "Кадровое обеспечение" содержит документы о приеме, переводе на другую работу (перемещении), увольнении работников, кадровом учете, противодействии коррупции, аттестации, повышении квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждении.

Раздел 9 "Научно-исследовательская деятельность. Организация и проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ" включает документы, отражающие организацию, проведение и координацию научно-исследовательских работ, прием, утверждение и внедрение результатов научных исследований, а также оказание научно-консультационных услуг в сфере промышленности и торговли.

Раздел 10 "Конструкторская документация. Художественное конструирование" содержит документы о конструировании опытных и промышленных образцов изделий и внедрении их в производство; художественно-конструкторской разработке, учету, регистрации изделий народных художественных промыслов.

Раздел 11 "Проектирование (разработка), изготовление, контроль (приемка), эксплуатация, ремонт изделий" включает документы по проектированию (разработке) изделий, проектно-конструкторской документации всех этапов (стадий) разработки, изготовлению, испытанию, эксплуатации и ремонту опытных образцов изделий.

Раздел 12 "Разработка технологических процессов" содержит документы о разработке и внедрении технологических процессов в отраслях промышленности.

Раздел 13 "Организация испытательской деятельности" включает документы, отражающие организацию, проведение и координацию опытно-конструкторских работ, прием, утверждение и внедрение результатов научных исследований.

Раздел 14 "Образовательная деятельность" включает документы по организации и осуществлению образовательной деятельности, разработке и реализации образовательных программ, научно-методическому обеспечению системы образования, порядку обучения и аттестации обучающихся.

Раздел 15 "Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности. Закрепление за Российской Федерацией прав на объекты интеллектуальной собственности и другие результаты научно-технической деятельности, созданной за счет средств федерального бюджета при реализации государственных" включает документы, отражающие научно-исследовательские, проектно-конструкторские работы; разработку технологических процессов, испытательскую, изобретательскую и рационализаторскую деятельность; защиту результатов интеллектуальной деятельности, патентование и лицензирование; учет результатов научной и научно-технической деятельности, документы по маркировке товаров.

Раздел 16 "Лицензирование, аккредитация, сертификация деятельности. Маркировка товаров" включает документы по лицензированию деятельности организаций, производства, государственному контролю за соблюдением лицензионных требований; государственной аккредитации продукции, работ и услуг; сертификации продукции, работ и услуг; по ведению мониторинга за оборотом товаров, подлежащих обязательной маркировке.

Раздел 17 "Проектирование, капитальное строительство, реконструкция и ремонт объектов" включает документы об организации работы по проектированию, строительству, реконструкции, реставрации и ремонту объектов.

Раздел 18 "Управление производственно-технологическими процессами" включает документы по управлению производственно-технологическими процессами на всех основных стадиях жизненного цикла продукции и услуг.

Раздел 19 "Управление качеством, стандартизация и метрология" включает документы о качестве продукции, контроле, сертификации, стандартизации и метрологическом обеспечении производства.

Раздел 20 "Материально-техническое обеспечение деятельности" включает документы, образующиеся в ходе обеспечения Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом, необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей.

Раздел 21 "Административно-хозяйственное обеспечение деятельности" содержит документы по административному и хозяйственному обслуживанию Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, подведомственных ему организаций и торговых представительств Российской Федерации за рубежом: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-коммуникационному обеспечению.

Раздел 22 "Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций" содержит документы по организации охраны, пропускного режима, организации антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

Раздел 23 "Социально-бытовые вопросы" включает документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальным услугам.

1.6. Настоящий Перечень имеет 6 граф.

В графе 1 указаны номера статей. Статьям в настоящем Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе 2 приведены виды документов. Документы в разделах и подразделах настоящего Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов. При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется наименование "документы", а в скобках указываются основные виды документов.

В графах 3, 4, 5, указаны сроки хранения документов на бумажном и иных носителях.

Сроки хранения документов, содержащихся в настоящем Перечне (графы 3, 4, 5,), дифференцированы по 3 звеньям:

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации;

во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов организаций, подведомственных Министерству промышленности и торговли Российской Федерации;

в третьем звене (графа 5) указаны сроки хранения документов в торговых представительствах Российской Федерации за рубежом.

В графе 8 даны примечания, комментирующие или уточняющие сроки хранения документов.

Отметка "ЭПК" ("ЭК"), проставленная у сроков хранения отдельных видов документов, означает, что данные документы или их часть могут иметь историческое, научное или долговременное практическое значение. Данные документы в обязательном порядке изучаются Центральной экспертной комиссией Министерства промышленности и торговли Российской Федерации и экспертными комиссиями организаций, подведомственных Министерству промышленности и торговли Российской Федерации, торговых представительств Российской Федерации за рубежом в целях решения вопроса об их отнесении к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению. Если организация передает свои документы на хранение в государственный архив, то этот вопрос в обязательном порядке согласовывается с экспертно-проверочными комиссиями федеральных архивов.

Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не менее 10 лет или до ликвидации организации.

Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что документы хранятся в организации, подведомственной Министерству промышленности и торговли Российской Федерации, до ее ликвидации, в архив Министерства промышленности и торговли Российской Федерации не передаются. Документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Документы, присланные для сведения или руководства в работе, имеют срок хранения "До минования надобности". Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения может быть определен организацией, но он не может быть менее 1 года.

Срок хранения "До замены новыми" означает, что документы должны храниться до их замены новыми.

Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., составляет 50 лет.

По истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных архивов, подлежат экспертизе ценности.

Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется с даты внесения последней записи при условии завершения всех записанных в них операций. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе. Некоторые виды документов, приведенные в настоящем Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе. Сокращение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Продление установленных настоящим Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации и подведомственных ему организаций в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания настоящего Перечня, вводятся в настоящий Перечень в виде дополнений и изменений только по решению Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.

1.8. Для удобства пользования настоящий Перечень снабжен указателем, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы, которые они содержат, со ссылками на соответствующие номера статей.

1.9. Настоящий Перечень может быть использован в деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области промышленности и торговли, а также иных органов и организаций в указанной области деятельности независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.