18.4. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в управлениях

18.4.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении, не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, делается надпись "В дело", расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РУК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

18.4.2. Исполненные документы формируются в дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи отдела ведения архива.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

18.4.3. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

18.4.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временных сроков хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в случае, если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

объем формируемых дел постоянного срока хранения и по личному составу не должен превышать 250 листов (3 - 4 см толщины корешка дела). При большем объеме документов в деле формируются несколько томов (частей). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.;

толщина дел временных (до 5 лет включительно) сроков хранения может составлять до 10 см.

Электронные документы на тома и части не разделяются. Все электронные документы, относящиеся к одному номенклатурному индексу, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

18.4.5. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временных сроков хранения.

18.4.6. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан организовать их розыск и в случае их обнаружения сформировать в дело вместе с документом, к которому они прилагаются. В случае если розыск документов дел постоянного или долговременных сроков хранения, в том числе по личному составу, не дал положительных результатов, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, который подписывается начальником управления и передается в отдел ведения архива.

18.4.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний ЦИК России располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ЦИК России помещаются после соответствующего протокола в порядке рассмотрения вопросов на заседании.

В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ЦИК России, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (выписок из протокола) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела, при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

18.4.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив документы в делах переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

18.4.9. При перемещении документов из одного дела в другое, при изменении индекса управления или передаче документов из одного управления в другое в течение календарного года в РУК документа должен быть изменен индекс дела.

18.4.10. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

18.4.11. Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

18.4.12. Формирование дел осуществляется с использованием модуля "Электронный архив".

В ПД осуществляется первичная систематизация документов в деле, разбивка дела на тома.

В модуле "Электронный архив" осуществляется окончательная систематизация документов для последующего размещения их в деле.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в ПД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

В случае если дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело") и не имеют электронного образа в соответствующей РУК, то они подлежат сканированию с последующим присоединением электронного образа в соответствующую РУК. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок и срок хранения. К индексу электронного дела прибавляется литера "Э".

18.4.13. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся по месту их формирования (в управлениях).

За сохранность документов и дел ответственность несут начальники управлений и гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства.

Дела должны находиться в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел управления, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел, при необходимости - номер тома и дата дела.

18.4.14. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене начальника управления, реорганизации или ликвидации управления, перед передачей в Архив.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

18.4.15. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Принимаются меры по замещению утраченного документа заверенной копией (по возможности).

18.4.16. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в управлении, временно требуются гражданским служащим управления, они могут быть выданы из дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.