18.3. Составление и утверждение номенклатуры дел

18.3.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела (электронные дела), систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел, документов постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел в делопроизводстве.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность управлений Аппарата ЦИК России и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, рабочих групп), в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

18.3.2. При составлении номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России (далее - управление) следует руководствоваться положением об управлении, штатным расписанием Аппарата ЦИК России в части управления, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 20 декабря 2019 года N 236 (далее - Перечень), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77, номенклатурами дел управления за предшествующие годы.

Номенклатура дел управления по установленной форме (приложение N 20) составляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, в последнем квартале текущего года на предстоящий год, по возможности сохраняя индексацию документов по номенклатуре текущего года, подписывается начальником управления и представляется в отдел ведения архива.

Во вновь созданном управлении номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и представляется в отдел ведения архива.

Составление и оформление номенклатуры дел управления осуществляется с использованием модуля "Электронный архив" ПД (далее - модуль "Электронный архив"). Для этого в модуле "Электронный архив" должны быть введены следующие реквизиты: индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, номер статьи Перечня или иного нормативного правового акта, устанавливающего срок хранения документа.

18.3.3. Номенклатура дел ЦИК России (приложение N 21) составляется гражданским служащим отдела ведения архива с использованием модуля "Электронный архив" на основании номенклатур дел управлений, затем подписывается им и начальником отдела ведения архива, начальником Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦЭК), утверждается секретарем ЦИК России и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел ЦИК России не реже одного раза в пять лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГА РФ).

Наименованиями разделов номенклатуры дел ЦИК России являются наименования управлений.

После утверждения номенклатуры дел ЦИК России Управлением по работе с обращениями и документационного обеспечения в управления направляются в электронном виде копии соответствующих разделов.

18.3.4. В случае возникновения в течение года новых дел они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего управления по указанию секретаря ЦИК России на основании служебной записки, согласованной с отделом ведения архива. Для этой цели в номенклатуре необходимо предусмотреть резервные номера.

18.3.5. По окончании календарного года гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении, составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, а также заполняет графу 3 номенклатуры дел. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в отдел ведения архива. На основании этих сведений в номенклатуре дел ЦИК России отделом ведения архива составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения.

18.3.6. Графы номенклатуры дел ЦИК России, номенклатуры дел управления заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 08-02, где 08 - код Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел в соответствии с фактическим составом и содержанием документов.

Графа 3 "Количество томов, частей" заполняется по окончании календарного года. В данной графе проставляется фактическое суммарное количество заведенных дел, включенных в номенклатуру. При этом учитывается, что в течение года под одним названием может быть сформировано не одно, а несколько дел (томов).

Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи установленной формы, которая помещается в конце номенклатуры дел. Подсчет должен вестись с учетом переходящих дел и дел с отметкой "ЭПК", сроки хранения которых определены не окончательно.

В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню или ссылка на другой нормативный правовой акт, устанавливающий срок хранения документа.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Управления вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных сроков хранения допускается в случаях, когда это обусловлено особенностями работы и практическими потребностями управления.

Отметка "ЭПК", поставленная в номенклатуре дел к конкретному делу, означает, что часть документов, включенных в это дело, может быть отнесена к документам постоянного хранения.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

В графе 5 "Примечания" приводятся дополнительные сведения о делах (о переходящих делах, передаче дел в другое подразделение, месте хранения дела, заведении дела в электронном виде, выделении дел к уничтожению и так далее).