18.8. Порядок использования документов Архива

18.8.1. К каждому делу, находящемуся на хранении в Архиве, составляется лист использования, который помещается в начале дела (приложение N 31).

18.8.2. Основными формами использования документов Архива являются:

исполнение запросов Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России и членов ЦИК России, руководства Аппарата ЦИК России, гражданских служащих Аппарата ЦИК России путем предоставления информации о документах, выдачи копий документов, выдачи дел во временное пользование;

исполнение запросов граждан и организаций путем выдачи копий архивных документов и архивных справок;

предоставление документов пользователям для изучения;

предоставление документов для экспонирования на выставках, подготовки публикаций, использования средствами массовой информации.

18.8.3. Работа с документами Архива осуществляется:

в форме изучения и использования документов и поискового аппарата к ним на бумажных носителях;

путем получения информации из базы данных модуля "Электронный архив", в том числе путем ознакомления с электронным образом документа, изготовленным методом сканирования подлинного документа, находящегося на хранении в Архиве, получения его копии и использования поискового аппарата модуля "Электронный архив".

18.8.4. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются членам ЦИК России, гражданским служащим Аппарата ЦИК России как для работы в помещении Архива, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива, на рабочее место, по требованию, подписанному начальником управления (приложение N 32).

При необходимости срок временного пользования может быть продлен с разрешения начальника Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения.

Члены ЦИК России, гражданские служащие Аппарата ЦИК России несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

18.8.5. Изъятие документов из архивных дел, передача членами ЦИК России, гражданскими служащими Аппарата ЦИК России архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.

18.8.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ЦИК России, выписок из протоколов, постановлений ЦИК России, протоколов об итогах выборов, референдума, распоряжений Председателя ЦИК России выдаются с разрешения Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.

18.8.7. Документы Архива предоставляются государственным органам, учреждениям, общественным организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.

Под письменным запросом о допуске к работе с документами Архива подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В обращении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.

Пользователь знакомится с распорядком работы отдела ведения архива и заполняет анкету (приложение N 33).

Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.

Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения Архива запрещается.

Отдел ведения архива, исходя из возможностей информационного обслуживания пользователей, организует их работу, определяя время, очередность и продолжительность посещения.

18.8.8. Для работы с документами Архива на бумажных носителях пользователям предоставляются:

дела и документы по теме исследования;

архивные описи.

В ходе работы с документами на бумажных носителях пользователь может делать выписки из документов.

Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

Пользователю предоставляется право заказать в Архиве копии документов. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения секретаря ЦИК России.

18.8.9. В ходе работы с электронными документами Архива пользователь имеет возможность:

доступа к информации;

печати карточки документа;

доступа к электронному образу документа;

распечатки электронного образа документа на бумажном носителе;

копирования электронного образа документа на иной носитель информации.

18.8.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случае:

наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

необходимости выполнения срочных служебных заданий гражданскими служащими отдела ведения архива;

выдачи дел и документов во временное пользование другим пользователям;

экспонирования заказанных материалов на выставке.

Во временное пользование, как правило, не выдаются дела и документы, не имеющие научного описания и технически не оформленные.

18.8.11. Документы, содержащие персональные данные, доступны лицам, чьи данные содержатся в документах, руководству ЦИК России и гражданским служащим подразделения Аппарата ЦИК России, на которое возложены функции подразделения по вопросам государственной службы и кадров, для использования исключительно в служебных целях.

18.8.12. Доступ к электронным образам документов для гражданских служащих осуществляется с разрешения начальника Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения на основании письменной заявки начальника соответствующего управления.

18.8.13. Гражданские служащие отдела ведения архива заверяют копии документов, находящихся в Архиве, в установленном порядке.

Заверенные копии документов направляются в адрес организации, обратившейся с запросом, или выдаются заявителю под подпись.

18.8.14. Пользователь имеет право публиковать документы Архива или содержащуюся в них информацию только с разрешения Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России.

В целях учета опубликованных документов Архива пользователь уведомляет отдел ведения архива о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в отдел ведения архива экземпляр издания, в котором опубликован материал.

При публикации архивных документов ЦИК России или содержащейся в них информации ссылка на Архив обязательна.

18.8.15. ЦИК России имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.